Avgifter

Låntagare kan ha en ekonomisk skuld till biblioteket i form av avgifter eller ersättningar.

Systemet skapar automatiskt avgifter och ersättningar. Det är också möjligt att manuellt skapa avgifter och ersättningar genom att klicka på ikonerna:

.

En avgift eller en ersättning kan redigeras genom att markera en rad i tabellen och sedan klicka på ”Redigera”. På fliken kan detaljer om avgiften och eventuella kopplade lån ses.

Om en låntagare är under den konfigurerade åldersgränsen för vuxna (beräknad utifrån födelsedatum), och har en ekonomiskt ansvarig, kommer skulden att överföras till den ekonomiskt ansvariga i ekonomisystemets istället för den minderåriga. Saldoöversikter skickas fortfarande till låntagaren, även om denne är minderårig – om meddelandena misslyckas, kommer de att hamna i meddelandekön, där de kan skrivas ut och skickas med post eller e-post.

Nedan beskrivs hur avgifter skapas och hanteras i Cicero.

Genom att markera en avgift kan du se detaljerad information och vidta åtgärder för den enskilda avgiften.

Påförande av avgift

Påförande av avgifter kan ske automatiskt eller genom manuellt skapande i ”Avgifts”-fliken. Vid automatisk påförande av avgifter är det möjligt att välja mellan två typer: "Händelseavgifter" och "Periodavgifter":

• Händelseavgifter
  • Avgifter skapas när en händelse relaterad till ett lån inträffar som har överskridit återlämningsdatumet. En händelse kan vara:
    • Inlämning av ett exemplar, där inlämningen sker efter lånets återlämningsdatum.
    • Förnyelse av ett exemplar, där förnyelsen görs efter lånets återlämningsdatum. Det är en förnyelse om ett exemplar lånas ut till en låntagare som redan har lånat exemplaret.
    • Återlämnande av ett lån, där återlämningen görs efter lånets återlämningsdatum.
    • Automatisk skapande av ersättning. Här påförs avgift i samband med det nattliga jobbet för skapande av ersättning. Detta sker när lånets återlämningsdatum har överskridits med ett konfigurerat antal dagar.
  • Avgiftstaxor definieras baserat på en kombination av ålder och antal dagar återlämningsdatum överskrids. Detta konfigureras i F7 i konfigurationen "Avgiftstaxor (Händelseavgifter)".
  • Det finns ingen övre gräns för hur många avgifter som kan skapas för en låntagare.

• Periodavgift
  • Avgifter skapas när ett lån har överskridit återlämningsdatum med ett konfigurerbart antal dagar.
  • Avgiftstaxor definieras baserat på ålder. Det kan sättas ett max över totala avgifter för en låntagare, vilket också definieras baserat på ålder.
  • När låntagaren betalar utestående avgifter är det möjligt att konfigurera huruvida samtliga lån som har överskridit återlämningsdatum ska förnyas automatiskt (om möjligt) eller sättas på paus ett konfigurerbart antal dagar.

Avgiftstaxor kan endast definieras för person-låntagare. Låntagarens ålder läses från låntagarens födelsedatum, men om låntagarens ålder är okänd, använder systemet 12 år som ålder. Om du vill skapa avgift för andra än person-låntagare, måste det göras manuellt på fliken ”Skuld”.

En tillagd avgift ökar inte automatiskt. Om avgiften ska ändras, måste användaren manuellt justera beloppet. Observera att beloppet inte kan höjas – om beloppet är för lågt, måste avgiften avbrytas och en ny skapas.

Skapande av ersättning

Skapande av ersättning sker i följande situationer:

• Vid manuellt skapande.
• Om ett exemplar inte lämnas tillbaka inom en konfigurerad period efter återlämningsdatum, skapas ersättning av det nattliga jobbet. Perioden konfigureras i ”Inställningar för ersättningar” i F7.

I en ersättning ingår två belopp: Exemplarpris och hanteringskostnader. Exemplarpriset hämtas från det lånade exemplaret. Om det inte finns något exemplarpris på exemplaret, kommer det att tilldelas ett exemplarpris via standardpriser baserat på inställningarna i F7>Standardpriser (se standardpriser).

Hanteringskostnaderna hämtas från konfigurationen ”Inställning av ersättningar” i F7. Hanteringskostnad konfigureras per biblioteksverksamhet. Exemplarpriset och hanteringskostnaderna hämtas vid skapandet av ersättningen, men kan ändras efteråt.

Alla typer av låntagare kommer att få skapad ersättning, om de inte ingår i en låntagargrupp som är befriad från ersättningar.

Undantag från avgift och/eller ersättning

En låntagare kan vara medlem av en låntagargrupp som är undantagen från avgift och/eller ersättning. Om låntagaren är medlem av flera låntagargrupper, där vissa är undantagna och andra inte, beror undantaget på vilken låntagargrupp som användes vid utlåningen, det vill säga vilken utlåningsprofil på exemplarets låntagargrupp som matchade låntagarens låntagargrupper. Se mer om inställning av låntagargrupper och utlåningsprofiler i 10.2 och 10.3.

Undantag från avgift/ersättning ärvs genom låntagargrupperna, det vill säga om t.ex. låntagargruppen ”Elever” är undantagen från ersättning, och låntagaren är medlem av gruppen ”8A” som är en undergrupp till ”Elever”, kommer 8A också att vara undantagen.

Om en låntagare är undantagen från ersättning genom den låntagargrupp som användes vid utlåningen, kommer det varken att skapas avgift eller ersättning av det nattliga jobbet för denna låntagare. Om låntagaren är undantagen från avgift, kommer ersättningen att skapas, men inte avgiften.

Om en låntagare är undantagen från avgift, kommer avgifter inte att skapas automatiskt.

Även om en låntagare är undantagen från avgift och/eller ersättning, kan man fortfarande manuellt skapa en avgift/ersättning på låntagaren.

Verifikation av ersättning

Det är möjligt att konfigurera en verifieringsperiod för ersättningar. Under denna period är ersättningen inte synlig för låntagaren, och skickas inte med i saldoberäkningar eller till ekonomisystemet.

Ersättningen kan manuellt sättas som verifierad under ersättningens detaljvy, och sätts automatiskt som verifierad efter verifieringsperioden.

Det är dessutom möjligt att få skapad en automatiskt genererad uppgift, när en eller flera ersättningar saknar verifiering. Se mer om konfiguration av uppgifter i rättigheter.

OBS! Manuellt skapade ersättningar sätts alltid som verifierade vid skapande.

Manuellt skapande av avgifter

Manuellt skapande av avgift och ersättning:

1. Sök efter en låntagare.
2. Navigera till fliken ”Avgifter”.
3. Klicka på antingen eller .
4. Ange exemplarnumret. Det kan också sparas en anteckning till låntagaren och en anteckning för intern användning. Anteckningen till låntagaren används i saldoberäkning och som text på kontotransaktioner, när avgiften betalas. Den interna anteckningen skickas inte till låntagaren och kan endast ses på den aktuella avgiften.
5. Exemplarpriser för ersättningar hämtas automatiskt från de konfigurerade standardpriserna, och hanteringskostnader hämtas från ersättningskonfigurationen i F7.

Bekräftelse av ersättning

Vid skapande av ersättning kan man ange om ersättningen är bekräftad av låntagaren. Detta används i samband med med skulder, och man kan konfigurera systemet för att ange detta automatiskt, när ersättningen skapas av det automatiska jobbet. Det är också möjligt att ange bekräftelse när man skapar en ersättning manuellt. Som utgångspunkt skapas ersättningar utan bekräftelse.

Manuellt avbrytande av avgift och ersättning

Avgifter och ersättningar på låntagaren i fliken ”Avgifter” kan avbrytas genom att markera en avgift eller ersättning och trycka på ”Avbryt”. Statuskolumnen för den markerade kommer nu att uppdateras till ”Avbrutet”. När en avgift/ersättning avbryts, kommer den inte att räknas med i låntagarens totala utestående belopp.

Ersättningsprocess

Cicero sätter automatiskt igång ett ersättningsförlopp för förlorat exemplar, när ett lån har passerat återlämningsdatum med ett konfigurerbart antal dagar. Den beräknade ersättningen är en summa av exemplarpris och hanteringskostnader.

• Exemplarpriset hämtas från exemplaret, och hanteringskostnaderna hämtas från konfigurationen.

• När en ersättning skapas automatiskt, sätts lånets status till ”Utlånat med ersättning”. När ett exemplar är kopplat till en obetald ersättning, kommer det att visas på låntagarens utlånslista, och inte kunna lånas till andra låntagare.

Automatisk avbrytande av ersättning

Vid återlämning av ett exemplar, avbryts den ersättning som kan ha skapats automatiskt på det. Avbrytandet betyder att ersättningen fortfarande kan ses under låntagarstatus, men att ersättningssumman nollställs.

Applikationen gör det bortkomna exemplaret utlåningsbart igen, när det återlämnas.

Avskrivning av avgifter

När en avgift är föråldrad, kan den markeras som ”Avskrivet”. En avgift kan skrivas av från fliken ”Avgifter” på låntagarens detaljvy.

På en låntagares detaljsida kan du, under "Avgifter", välja en avgift, trycka "Mer" och sedan välja "Skriv av avgifter".

Avskrivningar kan konfigureras för att ske automatiskt under F7 > Serverinställningar > Serverinställningar. Skulder som skickas till ekonomisystemet eller i status ”Skickat till inkasso” kommer dock inte att avskrivas automatiskt.

Betalning av avgifter

När en låntagare betalar avgifter till personal, kan personalen välja mellan hel eller delvis betalning av avgiften eller full betalning av alla låntagarens skulder. Om det betalas delvis, kommer Cicero att välja att betala de äldsta skulderna först.

Observera: Om skulden har överförts till ekonomisystemet, är det inte möjligt att göra betalning i Cicero, inte heller genom gränssnitten till CMS och SIP2.
Betalning sker på låntagarens ”Avgifter” flik:

1. Markera en avgift och tryck på ”Betala”-knappen.

2. Välj mellan ”Betala markerade” eller ”Betala alla” skulder.

3. Om man vill skriva ut ett kvitto kan man välja det med kryssrutan (Se nedan: Under betalningen kan kvitto väljas från och till.). Därefter kommer ett kvitto att skrivas ut när betalningen genomförs genom att trycka på ”OK”-knappen. Om en skrivare inte är ansluten kan kvittot sparas som en HTML-fil.

Vid betalning skapar applikationen en transaktion på det konfigurerade avgifts- eller ersättningskontot.

Under betalningen kan kvitto väljas från och till.

 

Ångra senaste betalning

Vid felregistrerad betalning (hel- eller delvis), t.ex. om personalen har registrerat en betalning av en avgift, men låntagaren ändå inte kan betala, kan personalen ångra senaste betalning.

Denna funktion får inte förväxlas med funktionen ”Återbetalning av ersättning”, som används vid återbetalning till låntagare, om t.ex. denne lämnar tillbaka en bok efter att ha betalat en ersättning för den.

När betalningen registreras skapar systemet en transaktion på ett konto. Om betalningen ångras skapar systemet ännu en transaktion för att kvitta beloppet på samma konto. Se exemplar konton.

Återbetalning av ersättning

När ett exemplar med kopplad ersättning lämnas tillbaka, och det redan har registrerats en betalning på ersättningen, kan låntagaren få tillbaka det betalda beloppet. Detta görs genom att markera ersättningen, trycka på knappen ”Mer” och sedan trycka på ”Återbetalning av ersättning”.

Eftersom ersättningen betalades skapade systemet en transaktion på det betalda beloppet. Vid återbetalning av ersättning skapar systemet ännu en transaktion på samma konto för att kvitta.

Observera: Om biblioteket har integration till ekonomisystemet, måste man fortfarande klicka på ”Återbetalning av ersättning”, men själva utbetalningen sker genom ekonomisystemet.

Blockering av låntagare pga. skuld

I konfigurationen kan det sättas en maximalt tillåten skuldgräns för låntagare och en gräns för när låntagare åter får ta bort sin blockering. Blockering kan aktiveras och avaktiveras med konfigurationen ”Automatisk blockering av låntagare” och det kan ställas in vilka typer av avgifter som ska användas för att beräkna beloppet för blockering och för att ta bort blockering. 

Det finns två beloppsgränser:

• ”Belopp för blockering av låntagare (i kr.)”
• ”Belopp för borttagning av blockering av låntagare (i kr.)”.

Om låntagarens totala avgifter överstiger ”Belopp för blockering av låntagare (i kr.)”, kommer en blockeringsvarning automatiskt att skickas till låntagaren. Låntagaren har därefter ett antal dagar, konfigurerat i ”Blockeringsvarning i dagar”, innan låntagaren blockeras. Om antalet dagar sätts till ”0”, blockeras låntagaren omedelbart utan att få ett blockeringsvarning.

Betalar låntagaren sin skuld innan tidsfristen, så att det utestående beloppet kommer under gränsen för avgiften ”Belopp för borttagning av blockering av låntagare (i kr.)”, upphävs blockeringen. Om detta inte sker innan den angivna dagen, kommer låntagaren att förhindras från att göra ytterligare lån och reservationer. Att avbryta avgifter och redigering av belopp kan också ta bort blockeringen.

Observera att det endast är summan av låntagarens avgifter som påverkar blockering och borttagning av blockering. Ersättningar har ingen betydelse i detta sammanhang.

Transaktioner på avgifter

Det är möjligt att se de transaktioner som har gjorts på en avgifter (skapande, betalningar, avbrytande etc.), inklusive transaktioner som gjorts i ekonomisystemet, om det finns en integration till detta.

Transaktioner kan ses genom att välja en avgift i låntagarens översikt, klicka på ”Mer” och välja ”Se transaktionsdetaljer”.

Menyn där "Se transaktionsdetaljer" kan väljas.

Dialogrutan med transaktionsdetaljer visar alla transaktioner som innehåller beloppsändringar, dvs. betalningar, nedjusteringar, avbrytande etc., inklusive transaktioner som gjorts i ekonomisystemet. Andra ändringar, t.ex. att ändra status till ”Skickat till inkasso” ingår inte, eftersom de inte ändrar beloppet.

Dialogruta med transaktionsdetaljer för en skuld.