Funksjon: Administrering av utestående
Hovedområde: Lister
Fane: Utestående
På fanen «Utestående» kan du søke etter spesifikke erstatninger og gebyrer, eller etter lånere med utestående.
Status for utestående
Et utestående kan være av typen «Gebyr» eller «Erstatning». Disse kan ha ulike statuser, og du kan få en oversikt over disse i tabellen nedenfor:
| Status | Beskrivelse |
| Opprettet | Uteståendet er opprettet. |
| Sendt til inndrivelse |
Uteståendet er sendt til inndrivelse hos låneren. Merk: Statusen brukes kun for uteståender som manuelt opprettes i debitorsystemet utenfor Cicero. Denne statusen brukes ikke ved bruk av integreringen fra Cicero til debitorsystemet. |
| Inndrivelse lukket |
Inndrivelsen av uteståendet er lukket, vanligvis fordi uteståendet er lukket i debitorsystemet. Merk: Statusen brukes kun for uteståender som manuelt opprettes i debitorsystemet utenfor Cicero. Denne statusen brukes ikke ved bruk av integreringen fra Cicero til debitorsystemet. |
| Betalt | Låneren har betalt uteståendet. |
| Tilbakebetalt | Et betalt utestående er tilbakebetalt til låneren, vanligvis i forbindelse med betalte erstatninger der låneren har levert materialet i ettertid. |
| Annullert | Uteståendet er annullert. |
| Avskrevet | Foreldede uteståender blir avskrevet. Dette kan gjøres manuelt eller automatisk etter en gitt periode. |
| Fullstendig nedregulert | Uteståendets pris er regulert ned til 0. Dette skjer blant annet i forbindelse med sletting av lånere med åpne uteståender. |
Søk etter utestående
Under F5->Utestående->Søk etter utestående kan du søke opp bestemte uteståender. Hvis det er konfigurert en verifiseringsperiode for erstatninger, kan du merke flere erstatninger i listen og verifisere dem samlet ved å trykke på «Verifiser valgte erstatninger». Se mer om verifisering av erstatninger i Utestående.
I tillegg til de vanlige eksportalternativene kan den fremsøkte listen over uteståender også eksporteres i en utvidet CSV-versjon, som inkluderer følgende:
|
|
Det er mulig å eksportere uteståender som CSV-filer med flere kolonner enn det som vises i LMS.
Ved å dobbeltklikke på et utestående får du opp en detaljside med informasjon om uteståendet, materialet og tilknyttet låner.
Ved å trykke på et utestående kan du se flere detaljer om det.
Søk etter lånere med utestående
Under F5->Utestående->Søk etter låner kan du søke opp lånere med uteståender. Ved å dobbeltklikke på en låner vil du se detaljvisningen for vedkommende, blant annet informasjon om lånerens utestående. Dette kan du lese mer om i Lånerstatus.
Send saldooppgjør
Saldooppgjør kan sendes automatisk eller manuelt.
Under F7->Serverkonfigurasjon->Serverkonfigurasjon er det mulig å konfigurere Cicero LMS til automatisk å sende saldooppgjør til låneren. Det er også mulig å konfigurere hvor høyt utestående låneren må ha før saldooppgjøret sendes, samt hvor ofte saldooppgjøret skal sendes.
Saldooppgjør kan også sendes manuelt. Dette kan enten gjøres fra detaljvisningen for en låner på fanen «Utestående» eller fra F5->Utestående->Søk etter låner ved å merke de ønskede lånerne og trykke på «Send saldooppgjør».
Du kan sende saldooppgjør til flere lånere samtidig ved å krysse av for lånerne på venstre side og trykke på «Send saldooppgjør».
Sletting av foreldede uteståender
Cicero sletter automatisk lukkede uteståender (det vil si alle som ikke har statusen «Opprettet» eller «Sendt til inndrivelse») som er over en viss alder.
I F7->Uteståender->«Automatisk sletting av avsluttede uteståender etter x måneder» kan du angi hvor gammelt et utestående må være for å bli slettet. Alderen kan settes til mellom 6 måneder og 10 år. Standardverdien er 10 år. Vær oppmerksom på at det ikke er mulig å deaktivere slettingen av foreldede uteståender.
Hvis et utestående er sendt til debitorsystemet fra Cicero, avhenger slettingen av uteståendet av verdien «Slett utestående via meldingsfordeleren» i debitorkonfigurasjonen. Se mer i veiledningen for integrering til debitorsystemet.
Uteståender som ikke er sendt til debitorsystemet, slettes etter den angitte tidsfristen, uavhengig av meldingsfordeleren.