Du kan registrere nye eksemplarer på bibliografiske poster i bibliotekets beholdning.
Poster fra eksterne kataloger (Libris, Biblioteksentralen og Library of Congress) kan importeres via Cicero LMS.
Registrer beholdning på følgende måte:
1. Sørg for at du er i Katalog-fanen under Bibliografiske Poster.
2. Søk opp den bibliografiske posten du ønsker å registrere beholdning på, for eksempel ved å søke
på tittel, ISBN eller forfatter.
3. Åpne den bibliografiske posten ved å klikke på den.
4. Gå til fanen Eksemplarer og klikk på 'Opprett eksemplar’.
5. Sett RFID/strekkode på eksemplaret og scan/skriv inn nummeret i feltet 'Materialnummer'.
6. Velg den relevante materialgruppen.
7. Velg hvilket bibliotek eksemplaret skal være plassert på. Fyll eventuelt også inn avdeling, område, samling og delsamling.
8. Trykk på 'Opprett eksemplar’
Hvordan legger jeg till mer enn ett nytt eksemplar?
Hvis du har to eller flere eksemplarer som skal registreres på samme bibliografiske post, kan du opprette
flere eksemplarer i Cicero samtidig.
Hvis du bare skal opprette noen få eksemplarer, kan du aktivere 'Opprett nytt eksemplar' øverst på bildet. I så fall vil du få opp en ny opprettingsformular for samme bibliografiske post når du lagrer den første.
Hvis du skal opprette mange eksemplarer på samme bibliotek, kan du bruke 'Opprett flere eksemplarer’.
Her kan du skrive inn antall nye eksemplarer og velge en nummersekvens for materialnumrene. Når
informasjonen for det første eksemplar er utfylt, vil de resterende eksemplarer bli opprettet med samme
informasjon, men med unike materialnumre.
Angående nummersekvenser:
Nummersekvensen "Systematic L&L" brukes ved opprettelse av materialer som benytter Systematics L&L-materialenumre (strekkoder kjøpt gjennom Systematic).
Nummersekvensen "Nummersekvens" brukes når man har en spesifikk nummerserie (f.eks. fra en separat leverandør). Man kan ikke bruke nummersekvens når man bruker strekkodeetiketter. Funksjonaliteten er ment for at man trekker et nummer og programmerer det inn i en RFID-brikke. Nummersekvensen settes opp i "Eksemplarnummersekvens" i administrasjonsmodulen.
Nummersekvensen "Vilkårlige materialnumre" brukes for materialer som ikke har strekkoder eller RFID-brikker.
Hvis du skal opprette mange eksemplarer på samme bibliotek, kan du bruke 'Opprett flere eksemplarer'.
Her kan du skrive antallet av nye eksemplarer og velge en nummersekvens for strekkodene. Når informasjonen for det første eksemplaret er fylt ut, vil de resterende eksemplarene bli opprettet med samme informasjon, men med unike strekkoder.
Det finnes tre forskjellige måter strekkoder kan opprettes på i Cicero. Nedenfor finner du veiledning til å bruke henholdsvis Systematic L&L-strekkoder, strekkodesekvens (f.eks. kjøpt fra DBC) eller vilkårlig genererte strekkoder.
Opprettelse av eksemplarer med Systematic L&L-strekkoder
Hvis dere bruker strekkoder fra Systematic L&L (se Eksemplarnumre (Systematic L&L)), skal du bruke følgende fremgangsmåte når du vil opprette ett eller flere eksemplarer.
- Sørg for at du er i Katalog-fanen under Bibliografiske Poster.
- Søk etter den bibliografiske posten du ønsker å registrere beholdning på, for eksempel ved å søke på tittel, ISBN-nummer eller forfatter.
- Åpne den bibliografiske posten ved å klikke på den.
- Gå til fanen Eksemplarer og klikk på 'Opprett eksemplar’.
- Velg ”Opprett flere eksemplarer” til.
- I feltet ”Antall” angis antall eksemplarer du ønsker å opprette.
- I feltet ”Nummersekvens” skal ”Systematic L&L” være valgt.
- Skann/skriv inn første strekkode i feltet ”Strekkode”.
- Sørg for at skolen din er valgt i feltet ”Strekkode.” Klikk i feltet for å se hvilket bibliotek som er valgt. Hvis ingen bibliotek er valgt, klikk på hus-ikonet (se bildet nedenfor) for å velge ett (det er kun mulig å velge mellom bibliotek der det er angitt lisensnummer).
- Fyll ut detaljene for eksemplaret.
- Hvis du ønsker å skrive ut etiketter til alle nylig opprettede eksemplarer når du klikker på ”Opprett Eksemplar”, skal du velge ”Print etikett” øverst på detaljsiden. Den sist valgte innstillingen huskes til neste gang.
- Klikk på ”Opprett Eksemplar”.
Merk at det er "Systematic L&L"-strekkoden ”LL-XXXXXXXXXXX” som blir skrevet ut på etiketten.
Opprettelse av eksemplarer ut fra nummersekvens
Hvis du har kjøpt en nummersekvens, f.eks. hos DBC, skal du følge denne veiledningen:
Merk at nummerserie for instans skal settes opp i Admin --> Generelle innstillinger --> Bibliografiske Poster & Eksemplarer (Parameternavn: Strekkodesekvens)
- Sørg for at du er i Katalog-fanen under Bibliografiske Poster.
- Søk etter den bibliografiske posten du ønsker å registrere beholdning på, for eksempel ved å søke på tittel, ISBN-nummer eller forfatter.
- Åpne den bibliografiske posten ved å klikke på den.
- Gå til fanen Eksemplarer og klikk på 'Opprett eksemplar’.
- Velg ”Opprett flere eksemplarer” til.
- I feltet ”Antall” angis antall eksemplarer du ønsker å opprette.
- I feltet ”Nummersekvens” skal ”Nummersekvens” være valgt.
- Ikke fyll ut strekkodefeltet. Klikk på ”Hent strekkode” i Strekkode-feltet.
- Fyll ut detaljene for eksemplaret.
- Hvis du ønsker å skrive ut etiketter til alle nylig opprettede eksemplarer når du klikker på ”Opprett Eksemplar”, skal du velge ”Print etikett” øverst på detaljsiden.
- Klikk på ”Opprett Eksemplar”.
Opprettelse av ”Vilkårlige strekkoder”
Denne fremgangsmåten brukes for eksemplarer som ikke har strekkoder eller RFID-tagger.
- Sørg for at du er i Katalog-fanen under Bibliografiske Poster.
- Søk etter den bibliografiske posten du ønsker å registrere beholdning på, for eksempel ved å søke på tittel, ISBN-nummer eller forfatter.
- Åpne den bibliografiske posten ved å klikke på den.
- Gå til fanen Eksemplarer og klikk på 'Opprett eksemplar’.
- Velg ”Opprett flere eksemplarer” til.
- I feltet ”Antall” angis antall eksemplarer du ønsker å opprette.
- I feltet ”Nummersekvens” skal ”Vilkårlige strekkoder” være valgt.
- I strekkodefeltet kan det nå ikke skrives inn et nummer.
- Fyll ut detaljene for eksemplaret.
- Hvis du ønsker å skrive ut etiketter til alle nylig opprettede eksemplarer når du klikker på ”Opprett Eksemplar”, skal du krysse av for ”Print etikett”.
- Klikk på ”Opprett Eksemplar”.