Mellemværende

Låner kan have et økonomisk mellemværende med biblioteket i form af gebyrer eller erstatninger.

Systemet opretter automatisk gebyrer og erstatninger. Det er også muligt manuelt at oprette gebyrer og erstatninger ved at klikke på ikonerne:

.

Et gebyr eller en erstatning kan redigeres ved at markere en række i tabellen og derefter klikke ”Rediger”. På mellemværendet kan der ses detaljer om mellemværendet og eventuelle tilknyttede lån.

Hvis en låner er under den konfigurerede aldersgrænse for voksne (beregnet ud fra fødselsdato), og har en økonomisk ansvarlig, vil mellemværendet blive overført til økonomisystemets debitordel for den økonomisk ansvarlige i stedet for den mindreårige. Saldoopgørelser sendes stadig til låneren, selvom denne er mindreårig – hvis beskederne fejler, f.eks. ved afsendelse til Digital Post, vil de havne i beskedkøen, hvorfra de kan udskrives og sendes med post eller email.

I det følgende er det beskrevet, hvordan mellemværende oprettes og håndteres i Cicero.

Ved at markere et mellemværende kan du se detaljerede informationer og foretage handlinger på det enkelte mellemværende.

Tilskrivning af gebyr

Tilskrivning af gebyrer kan ske automatisk eller ved manuel oprettelse i ”Mellemværende”-fanen. Ved automatisk tilskrivning af gebyrer, er det muligt at vælge mellem to typer: "Hændelsesgebyrer" og "Periodegebyrer":

• Hændelsesgebyrer
  • Gebyrer oprettes, når der sker en hændelse relateret til et udlån, der har overskredet afleveringsdatoen. En hændelse kan være:
    • Aflevering af et materiale, hvor afleveringen sker efter lånets afleveringsfrist.
    • Fornyelse af et materiale, hvor fornyelsen foretages efter lånets afleveringsfrist. Det er en fornyelse, hvis et materiale udlånes til en låner, der allerede har lånt materialet.
    • Bero-sætning af et lån, hvor bero-sætningen foretages efter lånets afleveringsfrist.
    • Automatisk oprettelse af erstatning. Her tilskrives gebyr i forbindelse med det natlige job for oprettelse af erstatning. Dette sker når lånets afleveringsfrist er overskredet med et konfigureret antal dage.
  • Gebyrtakster defineres på baggrund af en kombination af alder og antal dage afleveringsfristen overskrides. Dette konfigureres i F7 i konfigurationen "Gebyrtakster (Hændelsesgebyrer)".
  • Der er ingen øvre grænse for, hvor mange gebyrer, der kan oprettes for en låner.

• Periodegebyr
  • Gebyrer oprettes, når et udlån har overskredet afleveringsfristen med et konfigurerbart antal dage.
  • Gebyrtakster defineres på baggrund af alder. Der kan sættes et max over samlede gebyrer for en låner, hvilket ligeledes defineres på baggrund af alder.
  • Når låneren betaler udestående gebyrer, er det muligt at konfigurere, hvorvidt samtlige udlån, der har overskredet afleveringsfristen, skal fornyes automatisk (hvis muligt) eller sættes i bero et konfigurerbart antal dage.

Gebyrtakster kan kun defineres for personlånere. Lånerens alder læses fra lånerens fødselsdato, men er lånerens alder ukendt, bruger systemet 12 år som alder. Ønsker du at oprette gebyr til andre end personlånere, skal det gøres manuelt på ”Mellemværende”-fanen.

Et tilskrevet gebyr stiger ikke automatisk. Skal der ændres i gebyret, skal brugeren manuelt rette beløbet. Bemærk, at beløbet ikke kan forhøjes – hvis beløbet er for lavt, skal gebyret annulleres, og et nyt oprettes.

Oprettelse af erstatning

Oprettelse af erstatning sker i følgende situationer:

• Ved manuel oprettelse.
• Hvis et materiale ikke afleveres inden for en konfigureret periode efter afleveringsfristen, oprettes erstatning af det natlige job. Perioden konfigureres i ”Opsætning af erstatninger” i F7.

I en erstatning indgår to beløb: Materialepris og håndteringsomkostninger. Materialeprisen hentes fra det lånte materiale. Hvis der ikke forefindes nogen materialepris på materialet, vil der ud fra opsætningen i F6>Standardpriser (se standardpriser) blive tildelt en materialepris via standardpriser. 

Håndteringsomkostningerne hentes fra konfigurationen ”Opsætning af erstatninger” i F7. Håndteringsomkostning konfigureres pr. biblioteksvæsen. Materialeprisen og håndteringsomkostninger hentes ved oprettelse af erstatningen, men kan ændres efterfølgende.

Alle typer af lånere vil få oprettet erstatning, medmindre de er med i en lånergruppe, som er fritaget for erstatninger.

Fritagelse for gebyr og/eller erstatning

En låner kan være medlem af en lånergruppe, der er fritaget for gebyr og/eller erstatning. Hvis låneren er medlem af flere lånergrupper, hvoraf nogle er fritaget og andre ikke er, afhænger fritagelsen af, hvilken lånergruppe der blev anvendt ved udlånet, dvs. hvilken udlånsprofil på materialets lånergruppe, der matchede lånerens lånergrupper. Se mere om opsætning af lånergrupper og udlånsprofiler i 10.2 og 10.3.

Fritagelse for gebyr/erstatning nedarves gennem lånergrupperne, dvs. hvis f.eks. lånergruppen ”Elever” er fritaget for erstatning, og låneren er medlem af gruppen ”8A” som er en undergruppe til ”Elever”, vil 8A også være fritaget.

Hvis en låner er fritaget for erstatning gennem den lånergruppe, der blev anvendt ved udlånet, vil der hverken blive oprettet gebyr eller erstatning af det natlige job for denne låner. Er låneren fritaget for gebyr, vil erstatningen blive oprettet, men ikke gebyret.

Hvis en låner er fritaget for gebyr, vil der ikke blive oprettet gebyrer automatisk.

Selvom en låner er fritaget for gebyr og/eller erstatning, kan man stadig manuelt oprette et gebyr/erstatning på låneren.

Verificering af erstatning

Det er muligt at konfigurere en verifikationsperiode for erstatninger. I denne periode er erstatningen ikke synlig for låneren, og sendes ikke med i saldoopgørelser eller til debitorsystemet.

Erstatningen kan manuelt sættes som verificeret under erstatningens detaljevisning, og sættes automatisk som verificeret efter verifikationsperioden.

Det er desuden muligt at få oprettet en automatisk genereret opgave, når en eller flere erstatninger mangler verifikation. Se mere om konfiguration af opgaver i rettigheder.

NB! Manuelt oprettede erstatninger sættes altid som verificeret ved oprettelse. 

Manuel oprettelse af mellemværende

Manuel oprettelse af gebyr og erstatning:

1. Fremsøg en låner.
2. Naviger til ”Mellemværende”-fanen.
3. Klik på enten eller .
4. Indtast materialenummeret. Der kan også gemmes en note til låneren og en note til intern brug. Note til låner anvendes i saldoopgørelse og som tekst på kontobevægelser, når mellemværende betales. Den interne note sendes ikke til låner og kan kun ses på det pågældende mellemværende.
5. Materialepris til erstatninger hentes automatisk fra de konfigurerede standardpriser, og håndteringsomkostninger hentes fra erstatningskonfiguration i F7.

Anerkendelse af erstatning

Ved oprettelse af erstatning kan man angive, om erstatningen er anerkendt af låneren. Dette bruges i forbindelse med inddrivelse af mellemværender, og man kan konfigurere systemet til at angive dette automatisk, når erstatningen oprettes af det automatiske job. Det er også muligt at angive anerkendelse, når man opretter en erstatning manuelt. Som udgangspunkt oprettes erstatninger uden anerkendelse.

Manuel annullering af gebyr og erstatning

Gebyrer og erstatninger på låneren i ”Mellemværende”-fanen kan annulleres ved at markere et gebyr eller erstatning og trykke på ”Annullér”. Status-kolonnen for det markerede vil nu blive opdateret til ”Annulleret”. Når et gebyr/erstatning annulleres, vil det ikke blive regnet med i lånerens samlede skyldige beløb.

Igangsætning af erstatningsforløb

Cicero igangsætter automatisk et erstatningsforløb for tabt materiale, når et udlån har passeret afleveringsfristen med et konfigurerbart antal dage. Den beregnede erstatning er en sum af materialepris og håndteringsomkostninger.

• Materialeprisen hentes fra materialet, og håndteringsomkostningerne hentes fra konfigurationen.

• Når en erstatning oprettes automatisk, sættes lånets status til ”Udlånt med erstatning”. Når et materiale er knyttet til en ubetalt erstatning, vil det optræde på lånerens udlånsliste, og ikke kunne lånes til andre lånere.

Automatisk annullering af erstatning

Ved aflevering af et materiale, annulleres den erstatning der måtte være oprettet automatisk på det. Annullering betyder, at erstatningen stadig kan ses under lånerstatus, men at erstatningssummen nulstilles.

Applikationen gør det bortkomne materiale lånbart igen, når det afleveres.

Afskrivning af mellemværender

Når et mellemværende er forældet, kan det markeres som ”Afskrevet”. Et mellemværende kan afskrives fra fanen ”Mellemværende” på lånerens detaljevisning.

På en låners detaljeside kan du, under "Mellemværende", vælge et mellemværende, trykke "Mere" og derefter vælge "Afskriv mellemværende".

Afskrivninger kan konfigureres til at ske automatisk under F7 > Serveropsætning > Serveropsætning. Mellemværender sendt til debitorsystemet eller i status ”Sendt til inddrivelse” vil dog ikke blive afskrevet automatisk.

Betaling af mellemværende

Når en låner betaler mellemværender til en ansat, kan den ansatte vælge mellem hel eller delvis betaling af mellemværendet eller fuld betaling af alle lånerens mellemværender. Hvis der betales delvist, vil Cicero vælge at betale de ældste mellemværender først.

Bemærk: Hvis mellemværendet er overført til debitorsystemet, er det ikke muligt at foretage betaling i Cicero, heller ikke gennem snitfladerne til CMS og SIP2.
Betaling foregår på lånerens ”Mellemværende” fane:

1. Markér et mellemværende og tryk på ”Betal”-knappen.

2. Vælg mellem ”betal markerede” eller ”betal alle” mellemværender.

3. Vil man printe en kvittering, kan man vælge det til med checkboksen (Se nedenfor: Under betalingen kan kvittering vælges fra og til.). Herefter vil en kvittering blive udskrevet, når betalingen gennemføres ved at trykke på ”OK”-knappen. I tilfælde af at en printer ikke er tilknyttet, vil kvitteringen kunne gemmes som en HTML-fil.

Ved betaling opretter applikationen en transaktion på den konfigurerede gebyr- eller erstatningskonto.

Under betalingen kan kvittering vælges fra og til.

 

Fortryd seneste betaling

Ved fejlregistreret betaling (hel- eller delvis), f.eks. hvis den ansatte har registreret en betaling af et mellemværende, men låneren alligevel ikke kan betale, kan den ansatte fortryde seneste betaling.

Denne funktion skal ikke forveksles med funktionen ”Tilbagebetal erstatning”, som anvendes ved tilbagebetaling til låner, hvis f.eks. vedkommende afleverer en bog efter at have betalt en erstatning for den.

Når betalingen registreres, opretter systemet en transaktion på en konto. Fortrydes betalingen, opretter systemet endnu en transaktion for at modregne beløbet på samme konto. Se materialekonti.

Tilbagebetal erstatning

Når et materiale med tilknyttet erstatning bliver afleveret, og der allerede er blevet registreret en betaling på erstatningen, kan låneren få tilbagebetalt det betalte beløb. Dette gøres ved at markere erstatningen, og trykke på knappen ”Mere” og derefter trykke ”Tilbagebetal erstatning”.

Da erstatningen blev betalt, oprettede systemet en transaktion på det betalte beløb. Ved tilbagebetaling af erstatning opretter systemet endnu en transaktion på samme konto for at modregne.

Bemærk: Hvis biblioteket har integration til debitorsystemet, skal man stadig klikke på ”Tilbagebetal erstatning”, men selve udbetalingen foregår gennem debitorsystemet.

Blokering af låner pga. mellemværende

I konfigurationen kan der sættes en maksimalt tilladt gældsgrænse for lånere og en grænse for, hvornår lånere igen får fjernet deres blokering. Blokering kan aktiveres og deaktiveres med konfigurationen ”Automatisk blokering af låner”.

Der er to gældsgrænser:

• ”Gebyrbeløb for blokering af låner (i kr.)”
• ”Gebyrbeløb for fjernelse af blokering af låner (i kr.)”.

Hvis lånerens samlede gebyrer overstiger ”Gebyrbeløb for blokering af låner (i kr.)”, vil der automatisk blive sendt et blokeringsvarsel til låneren. Låneren har derefter et antal dage, konfigureret i ”Blokeringsvarsel i dage”, før låneren blokeres. Sættes antal dage til ”0”, blokeres låneren med det samme uden at modtage et blokeringsvarsel.

Betaler låneren sit mellemværende inden fristen, så det skyldige beløb kommer under gældsgrænsen ”Gebyrbeløb for fjernelse af blokering af låner (i kr.)”, ophæves blokeringen. Hvis dette ikke sker inden den varslede dag, bliver låneren forhindret i at foretage yderligere lån og reservationer. Annullering af gebyr og redigering af gebyrbeløb vil ligeledes kunne fjerne blokeringen.

Bemærk, at det kun er summen af lånerens gebyrer, der har indflydelse på blokering og fjernelse af blokering. Erstatninger har ikke betydning i denne sammenhæng.

Bevægelser på mellemværender

Det er muligt på et mellemværende at se de bevægelser, der er foretaget (oprettelse, betalinger, annullering etc), inkl. bevægelser foretaget i debitorsystemet, hvis der er integration til dette.

Bevægelserne kan ses ved at vælge et mellemværende i lånerens oversigt, klikke på ”Mere” og vælge ”Se bevægelsesdetaljer”.

Menu, hvor "Se bevægelsesdetaljer" kan vælges.

Dialog-boksen med bevægelsesdetaljer viser alle bevægelser, der indeholder beløbsændring, dvs. betalinger, nedreguleringer, annullering etc., inkl. bevægelser foretaget i debitorsystemet. Andre ændringer, f.eks. at skifte status til ”Sendt til inddrivelse” er ikke indeholdt, da de ikke ændrer beløbet.

Dialog-boks med bevægelsesdetaljer for et mellemværende.