Materialevalg

Oprettelse af lister

Automatiske materialevalgslister (ugelister) dannes på baggrund af skabeloner. En skabelon indeholder en CQL-søgestreng, som filtrerer indholdet på listen. Før du kan generere automatiske materialevalgslister, skal du derfor oprette de ønskede skabeloner. Skabelonerne skal kun oprettes én gang, hvorefter du kan danne nye lister hver uge. Biblioteker og pædagogiske læringscentre kan have forskellige arbejdsgange i forhold til at håndtere bestilling af nye materialer (materialevalg).
Foruden dannelsen af automatiske materialevalgslister, er det muligt at indkøbe materialer ved at oprette manuelle lister, når der er behov for det (f.eks. i forbindelse med suppleringer).

Arbejdsgang 1

Et agency har en eller flere fælles skabeloner. Hver uge genererer I materialevalgslisterne, som hver filial kan tilføje bestillinger til. Bestillingen afsendes samlet.

1a. For at oprette skabeloner skal du gøre følgende:

• Gå til F6 -> Materialevalgslister.
• Klik på ”Opret skabelon”.
• Giv listen et navn, f.eks. ”Skønlitteratur”.
• Indtast katalog, f.eks. ”dbf” eller ”bkm”.
• Indtast en selvvalgt CQL-søgekode, f.eks. ”hm=xx”.
  • For hjælp til flere søgekoder og valg af katalog se:
    http://www.danbib.dk/fbs-sogninger-materialevalg
    http://www.danbib.dk/skoler-paedagogiske-laeringscentre.
• Klik evt. på ”Check skabelon” for at tjekke, om søgestrengen er valid.
• Sæt flueben ved ”Aktiv”. Dette er forudsætningen for, at der kan genereres nye lister ud fra skabelonen.
• Klik på ”Gem”.
  
  Tilføj alle de ønskede skabeloner ved at gentage trin 1-8.
  

1b. For at oprette automatiske materialevalgslister skal du gøre følgende:

• Gå til F3 -> Materialevalg.
• Klik på ”Generer materialevalgslister ud fra skabeloner” - den runde knap til højre for ”Vælg materialevalgsliste”. Nu ser du et pop-up vindue.
• Ved ”Generér for uge(r)” vælg den uge, du vil oprette lister for.
  Hvis du vælger flere uger, oprettes der for hver skabelon én liste indeholdende materialer for de valgte uger.
• Klik på ”Generér”. Når listerne er genereret, lukker pop-up vinduet. Det kan tage lidt tid.
• Klik på opdater-ikonet til højre for datofelterne.
  De nye lister for alle dine aktive skabeloner for de valgte uger vil nu fremgå i dropdown-menuen.

Du kan se de nyoprettede lister i menuen ”Vælg materialevalgsliste”. Herefter kan hver filial tilgå listerne og tilføje bestillinger. Dette beskrives på næste side. Det er muligt at sætte en deadline på materialevalgslisten, så de enkelte filialer ved, hvornår de senest skal tilføje deres bestillinger. Denne deadline er blot en indikation og har således ingen betydning for listens tilstand i Cicero. Bestillingen skal afsendes manuelt, hvilket kan gøres på et selvvalgt tidspunkt.

---

Arbejdsgang 2 

Agency’et har én fælles liste, der efterfølgende kopieres til alle filialer, som så kan tilføje ordrelinjer og bestille for sig selv.

Det er muligt at redigere i materialevalgslisten (f.eks. fjerne poster, der ikke er relevante eller tilføje andre poster), før den kopieres til andre filialer.

Skabeloner og materialevalgslister oprettes ved at følge vejledning 1a og 1b. Derefter kan listerne kopieres på følgende måde:

• Marker den materialevalgsliste du vil kopiere, fx ”DVD2017.12”.
• Klik på ”Rediger liste”.
• Klik på ”Kopier”.
• Marker de filialer, du vil kopiere listen til ved at markere dem og trykke på pilen, der peger til højre.
  De valgte filialer vil fremgå i feltet ”Kopier til valgte”.
• Klik på ”Kopier”.
• Klik på pilen i øverste højre hjørne for at lukke listen.
• Klik på opdater-ikonet til højre for datofelterne.
• De nyoprettede kopier af materialevalgslisten vil nu fremgå af dropdown-menuen til venstre for opdater-knappen.
  Nu kan hver filial tilføje bestillinger deres egen liste.
  
  Bemærk at det er muligt at se alle lister inden for samme agency.

---

Arbejdsgang 3

Opret x-antal skabeloner til materialevalgslister, så der automatisk genereres et eksemplar til hver filial, når man trykker på ”Generer materialevalgslister ud fra skabeloner”.

• Gå til F6 -> Materialevalgslister.
• Klik på ”Opret skabelon”.
• Giv listen et sigende navn + filialens navn, f.eks. ”Brædstrup Skønlitteratur”.
• Indtast katalog, f.eks. ”dbf” eller ”bkm”.
• Indtast en selvvalgt CQL-søgekode, f.eks. ”hm=xx”.
  • For hjælp til flere søgekoder og valg af katalog se:
    http://www.danbib.dk/fbs-sogninger-materialevalg 
    http://www.danbib.dk/skoler-paedagogiske-laeringscentre.
• Klik evt. på ”Check skabelon” for at tjekke, om søgestrengen er valid.
• Sæt flueben ved ”Aktiv”. Dette er forudsætningen for, at der kan genereres nye lister ud fra skabelonen.
• Klik på ”Gem”.
• Gentag trin 1-8 for hver filial, så du ender med at have en eller flere skabeloner for hver filial.
• Opret materialevalgslisterne ved at følge vejledning 1b (se side 2).
  Dette resulterer i en række materialevalgslister, som hver tilhører en filial, jf. din navngivning af skabelonerne.

---

Arbejdsgang 4 

Opret en materialevalgsliste manuelt

Hvis du ønsker at supplere med materialer, der ikke fremgår af de automatisk genererede materialevalgslister, kan du bruge følgende fremgangsmåde. Du har mulighed for at kopiere listen efterfølgende, hvis andre filialer eller læringscentre ønsker at gøre brug af den.

• Gå til F3 -> Søgning.
• Klik på ”Opret liste”.
• Giv listen et navn.
  Det er valgfrit at tilføje filial og deadline. Disse oplysninger har ingen teknisk betydning for listen, men bruges blot som information til andre brugere af listen. F.eks. kan feltet ”Deadline” bruges til at kommunikere, hvornår bestillingslisten forventes afsendt.
• Tryk på ”Gem”.

Tilføj materialer til din nyoprettede (eller eksisterende) liste

• Gå til F3 -> Søgning.
• Fremsøg det ønskede materiale og marker det med et flueben i tabellen.
• Vælg den materialevalgsliste, du ønsker at tilføje til.
• Klik på tilføj til materialevalgsliste.

Det/de valgte materiale(r) tilføjes til listen. Du kan se listen og dens indhold i F3 -> Materialevalg.

Når du har oprettet de ønskede materialevalgslister, kan du tilføje bestillinger og afsende ordren. Se vejledningen på de efterfølgende sider.

---

Materialevalg – bestilling af materialer

Uanset om listen er oprettet manuelt eller det er en automatisk oprettet materialevalgsliste, skal du bruge følgende fremgangsmåde for at tilføje bestillingslinjer til materialevalgslisten.

• Gå til F3 -> Materialevalg.
• Vælg den liste du vil bestille fra.
• For at få vist priser skal du angive leverandør og aftale.
• Dobbeltklik på den post i listen, du ønsker at oprette bestillingslinje på.
• Gå til fanen ”Bestillingsoplysninger”.
• Klik på ”Opret bestillingslinje”.
• Udfyld de påkrævede oplysninger.
• Klik på ”Opret”.
• Gentag trin 4-8 for hvert materiale, du ønsker at oprette bestilling på. På hver bestillingslinje defineres bl.a. materialernes placering. Dvs. hvis du ønsker at bestille flere materialer med forskellig placering, skal du oprette en bestillingslinje pr. placering.
• Vælg den næste post på listen, som du ønsker at oprette bestillingslinje på.
• Når du har tilføjet de ønskede bestillingslinjer, klik på ”Send ordre”.
• Din bestilling er nu afsendt. Hvis du ønsker at se status på den, skal du gå til F3 -> Ordrer. Bemærk at hver bestilling kan resultere i flere ordrer, hvis der er flere leverandører.
• Dobbeltklik på den valgte ordre for at åbne detaljesiden og se status på de enkelte ordrelinjer.
  

Copyright (c) 2019 by Systematic Group. It shall not be copied, reproduced, disclosed or otherwise made available to third party without previous consent from Systematic Group