Cicero kan konfigureres til automatisk at sende kontobevægelser (gebyrer og erstatninger) til kommunens økonomisystem via Serviceplatformens finansintegration (SF1590_A). Denne manual beskriver, hvordan integrationen sættes op, hvordan bevægelser synkroniseres, og hvordan du håndterer bevægelser, hvor synkroniseringen er fejlet.
Integrationen omfatter kun kontobevægelser relateret til gebyrer og erstatninger. Kontobevægelser relateret til materialeindkøb synkroniseres ikke.
Oversigt over indhold:
- 1. Opsætning af integration til økonomisystemet
- 2. Konto og art på økonomikonti
- 3. Sådan sendes bevægelser til økonomisystemet
- 4. Synkroniseringsstatus på en bevægelse
- 5. Genprøv en fejlet synkronisering
- 6. Opgaver ved fejlet synkronisering
- 7. Ofte stillede spørgsmål
1. Opsætning af integration til økonomisystemet
Opsætningen foretages under Admin > Generelle indstillinger > Mellemværende > Økonomisystemopsætning (FINANS).
"Aktiver integration" skal slås til, hvorefter nedenstående felter skal udfyldes.
Når "Aktiver integration" er slået fra, vil der stadig blive oprettet kontobevægelser i Cicero, men de sendes ikke til økonomisystemet.
| Felt | Beskrivelse |
|---|---|
| Kontering | Vælg type af kontering (Forkontering/Efterkontering) |
| Organisationens CVR-nr. | Kommunens CVR-nummer, som anvendes i afsendte bilag |
| Finansbilagvirksomhed | Virksomhedskoden, som indgår i bilagene til økonomisystemet (maks. 40 tegn) |
Vælg konteringstype
Under "Kontering" vælges, om integrationen skal køre med forkontering eller efterkontering. Værdien afgør, hvornår en bevægelse synkroniseres med økonomisystemet.
- Forkontering – Bevægelsen sendes allerede når gælden opstår/ændres, dvs. ved oprettelse, nedregulering, annullering og tilbagebetaling.
- Efterkontering – Bevægelsen sendes først, når gebyret/ erstatningen rent faktisk betales.
Ved forkontering gælder følgende:
- Ved oprettelse, sendes beløbet for gebyr/erstatning
- Ved nedregulering, sendes nedreguleringsbeløb af gebyr/erstatning
- Ved annullering, sendes nedreguleringsbeløb af gebyr/erstatning
- Ved tilbagebetaling, sendes nedreguleringsbeløb af gebyr/erstatning
- Der sendes ikke noget ved:
- Betaling
- Nedregulering af det betalte beløb
- Afskrivning
- Nedregulering af afskrivning.
Ved efterkontering gælder følgende:
- Ved betaling, sendes det indbetalte beløb for gebyr/erstatning
- Ved nedregulering af betaling, sendes nedreguleringsbeløbet af gebyr/erstatning
- Ved tilbagebetaling, sendes nedreguleringsbeløb (det betalte beløb) for gebyr/erstatning
- Der sendes ikke noget ved:
- Oprettelse
- Nedregulering
- Annullering
- Afskrivning
- Nedregulering af afskrivning
Bemærk: Det er ikke muligt at aktivere integrationen, hvis der ikke er konfigureret en gebyr-/erstatningskonto for kommunen. Sørg derfor for, at mindst én økonomikonto er sat op med Konto/Art, før integrationen slås til (se afsnit 2).
2. Konto og art på økonomikonti
For at Cicero kan danne korrekte bilag, skal hver gebyr- og erstatningskonto have en Konto- og Art-klassifikation. Dette gøres på den enkelte konto på kontoen detaljeside under Admin > Konti.
OBS! Felterne vises kun, når økonomiintegrationen er aktiveret.
| Felt | Muligheder |
|---|---|
| Konto |
3.32.50.1.008 – Folkebibliotek, Andre udlånsmaterialer 3.32.50.1.003 – Folkebibliotek, Bøger mv. 3.32.50.1.999 – Folkebibliotek, Gebyrer<br>3.22.01.1.999 – Folkeskole, Gebyrer Mellemregning_Debitor_Fordringer |
| Art |
2.9 – Med moms 4.0 – Uden moms 7.9 – Øvrige indtægter (tom – kun gyldig sammen med Mellemregning_Debitor_Fordringer) |
Vælges "Mellemregning_Debitor_Fordringer" som Konto, skal Art stå tom. Ellers er Art påkrævet, når integrationen er aktiveret.
Cicero danner automatisk en modpostering til kontoens mellemregningskonto, så hver bevægelse afsendes som et dobbeltbogført bilag (debet/kredit), som økonomisystemet forventer.
3. Sådan sendes bevægelser til økonomisystemet
Når en kontobevægelse, der udløser en økonomibevægelse, oprettes, sker følgende automatisk – uden at brugeren skal foretage sig noget:
- Cicero sætter en synkroniseringsstatus for bevægelsen til "Behandles i Cicero...".
- På et fast tidsinterval samler Cicero alle afventende bevægelser for kommunen i én fil og sender den til Serviceplatformen via SFTP. Synkroniseringsstatus for nu "Behandles i økonomisystemet...".
- Cicero henter løbende kvitteringer retur fra Serviceplatformen og opdaterer bevægelsens status, når kvitteringen er behandlet.
Der er ingen manuel handling forbundet med selve afsendelsen – integrationen kører i baggrunden, så snart den er sat op og aktiveret.
4. Synkroniseringsstatus på en bevægelse
Under "Indkøb > Kontobevægelser" kan du i oversigten over kontobevægelser på en kontoperiodes konto se kolonnen "Synk. status".
Kolonnen viser et ikon med tilhørende status:
| Ikon | Ikon/status | Betydning |
|---|---|---|
| Synkroniseret | Bevægelsen er bekræftet modtaget og godkendt af økonomisystemet | |
| Synkronisering fejlede | Bevægelsen kunne ikke synkroniseres – se afsnit 5 og 6 | |
| Behandles i Cicero… | Bevægelsen afventer afsendelse. | |
| Behandles i økonomisystemet… | Bevægelsen er sendt, men der er endnu ikke modtaget svar |
5. Genprøv en fejlet synkronisering
Hvis en bevægelse er markeret med "Synkronisering fejlede", vises der et ekstra ikon-knap ud for statusikonet.
- Tryk på knappen "Genprøv synkronisering". Dette åbner et modalvindue.
- Vælge en ny bogføringsdato. Dags dato er valgt som standard, og det er ikke muligt at vælge en dato frem i tiden.
- Hvis den nyvalgte dato resulterer i, at bevægelsen flyttes til en anden kontoperiode, vises en advarsel-tekst under dato-feltet.
- Hvis der ikke findes en åben kontoperiode for den valgte dato, vises en fejlbesked under dato-feltet, og knappen "Genprøv" er deaktiveret, indtil der vælges en dato med en åben periode.
- Trykke på "Genprøv" for at sende bevægelsen igen med den nye bogføringsdato.
Når du trykker "Genprøv", sættes bevægelsens status tilbage til "Synkroniseres…", indtil den efterfølgende afsendelse og kvittering fra økonomisystemet afklarer, om bevægelsen er godkendt eller fejlet igen.
Automatisk gentagelse ved lukket periode
Afviser økonomisystemet en bevægelse, fordi deres bogføringsperiode er lukket, forsøger Cicero automatisk at rette bogføringsdatoen til dags dato og sende bevægelsen igen – uden at du behøver gøre noget. Det er kun muligt, hvis der findes en åben kontoperiode i Cicero, der dækker dags dato. Findes en sådan periode ikke, oprettes der i stedet en opgave (se afsnit 6), og du skal selv rette datoen manuelt som beskrevet ovenfor.
6. Opgaver ved fejlet synkronisering
Når en bevægelse ikke kan synkroniseres, opretter Cicero en opgave:
- Opgavetitel: "Synkronisering af bevægelse med økonomisystemet (FINANS) fejlede"
Opgaven kan findes i opgavesystemet under det konfigurerede arbejdsområde, og indeholder oplysninger om selve bevægelsen samt en fejlbeskrivelse. Afhængigt af hvad der gik galt, vil opgaven indeholde en af følgende varianter af fejlbeskrivelser:
- Konto mangler Konto/Art – Gebyret/erstatningen kunne ikke sendes, fordi den tilknyttede konto ikke er konfigureret med Konto og Art til integrationen (se afsnit 2).
- Ingen åben periode i Cicero – Økonomisystemet afviste bevægelsen, fordi deres bogføringsperiode var lukket. Cicero forsøgte at flytte bevægelsen til dags dato, men der findes heller ikke en åben kontoperiode i Cicero, der dækker dags dato.
- Selve filoverførslen fejlede – Filen kom aldrig frem til økonomisystemet (fx pga. forkert format eller certifikatproblem). Alle bevægelser i filen får hver sin opgave.
- Hele leverancen blev afvist – Filen kom frem, men blev afvist i sin helhed af økonomisystemet. Alle bevægelser i leverancen får hver sin opgave.
- En enkelt bevægelse blev afvist – Leverancen blev accepteret, men netop denne bevægelse blev afvist (fx en ugyldig postering). Kun den pågældende bevægelse får en opgave; resten af leverancen synkroniseres normalt.
Opgaven viser bevægelsestekst, bogføringsdato, konto, kontoperiode, UUID samt en fejlbeskrivelse/-årsag og evt. fejlkode og fejltekst fra økonomisystemet.
Fra bevægelsen kan du (som beskrevet i afsnit 5) rette bogføringsdatoen og genstarte synkroniseringen.
TIP! Hvis du har problemer med at finde den korrekte bevægelse, kan du slå UUID-kolonnen til i tabellen over kontobevægelser, og derefter trykke "CTRL+F", og lave en søgning på UUID'et som fremgik af opgaven.
7. Ofte stillede spørgsmål
Hvorfor synkroniseres min bevægelse ikke, selvom integrationen er slået til?
Kontrollér, at kontoen, som gebyret/erstatningen er bogført på, har en Konto- og Art-klassifikation (se afsnit 2). Mangler den, oprettes der ikke en økonomibevægelse, og der oprettes en opgave, der oplyser om dette.
Hvad sker der, hvis jeg slår integrationen fra?
Kontobevægelser (gebyrer/erstatninger) oprettes fortsat som hidtil i Cicero, men de sendes ikke til økonomisystemet.
Kan jeg slette eller redigere en fejlet bevægelse?
Nej. Du kan kun rette bogføringsdatoen og forsøge synkroniseringen igen (se afsnit 5). Bevægelsen kan ikke slettes eller på anden vis ændres.
Hvor mange gange forsøger Cicero automatisk at sende en bevægelse igen?
Cicero forsøger op til 12 gange, før bevægelsen markeres som fejlet, og der oprettes en opgave.