Det er muligt at aflevere materialer under menupunktet Udlån og aflevering > Aflevering. Aflevering kan både benyttes til at aflevere udlånet materialer, eller til interne arbejdsprocesser, fx opfyldelse af reservationer.
Materialer afleveres på følgende måde:
1. Scan materialerne eller indtast manuelt deres materialenumre.
- Scanning kan gøres med stregkodelæser, RFID-scanner eller kamera-scanning.
- Materialer fra forskellige lånere kan afleveres under den samme proces.
- Når ”Opfyld reservation” er markeret vil materialet opfylde en eventuel reservation når det afleveres.
- Bemærk, at man kan se om et materiale er reserveret selvom der ikke er flueben i "Opfyld reservation".
2. Materialet afleveres, så snart det er registreret.
- Hvis der afleveres et ukomplet materiale, vil materialet ikke blive afleveret og i stedet vist i tabellen ”Ikke afleverede materialer”, som vist på nedenstående billede. Hvis de resterende dele af materialet herefter scannes, vil materialet blive afleveret.
- Når materialet er registreret kan det åbnes ved at klikke på rækken i tabellen.
3. Hvis materialet ikke afleveres på den filial, hvor det hører til:
- Såfremt at materialet er flydende og afleveringsfilialen er omfattet af materialets flydegruppe, vil materialet automatisk skifte placering til der, hvor det afleveres.
- Under besked vises den sorteringsbesked der er defineret på den sorteringsregel materialet er blevet matchet med.
Afleveringskvittering
For at få udskrevet en afleveringskvittering skal der sættes flueben i ”Print kvittering”. Afleveringskvitteringen printes når der trykkes ”Afslut aflevering” i nederste højre hjørne.
Afhentningsnote
Hvis du også har sat flueben i ”Opfyld reservation”, vil der desuden blive udskrevet afhentningsnote for materialer, som opfylder reservationer. Afhentningsnoter printes så snart materialet er registreret.
Det er muligt at fravælge udskrift af afhentningsnote under profilindstillinger, hvilket kan tilgåes ved at trykke på dit brugernavn i øverste højre hjørne.
Transitnote
Når et modtaget materiale skal transporteres fra en filial til en anden, printes en transitnote.
Transitnoten bliver printet i følgende tilfælde:
- Hvis et ikke-flydende materiale bliver afleveret i en anden filial end dets hjemmefilial.
- Hvis et flydende materiale bliver afleveret i en filial, som ikke er omfattet af materialets flydegruppe.
- Hvis et materiale er reserveret og skal afhentes på en anden filial.
- Hvis et materiale er blevet købt og modtaget på en filial, men skal sendes til en anden filial.
Påmindelse og hjemkaldelse
Cicero kan sende beskeder til lånere, om at afleveringsfristen på materialer nærmer sig. Påmindelser udsendes altid inden afleveringsfristen og aldrig mere end én gang. I notifikationen "Materiale skal snart afleveres" under Admin > Notifikationer kan du bestemme, hvor mange dage før afleveringsfristen, at denne besked skal sendes.
Hvis lånere, af den ene eller grund, ikke afleverer materialer til tiden, sender Cicero også en besked til låneren, om at materialet har overskredet dets afleveringsfrist. Hjemkaldelser udsendes altid efter afleveringsfristen og kan sendes op stil 2 gange. I notifikationerne "1. hjemkadelse" og "2. hjemkaldelse" under Admin > Notifikationer kan du bestemme, hvor mange dage efter afleveringsfristen den enkelte hjemkaldelse skal udsendes