Håndtering af mellemværende

Status for et mellemværende

Et mellemværende kan håndteres forskelligt, alt efter status. Følgende tabel viser en oversigt over de forskellige statusser et mellemværende kan have.

Status	Beskrivelse
Oprettet	Mellemværendet er oprettet og ikke fuldt betalt (der kan være foretaget delvise betalinger).
Sendt til inddrivelse	Mellemværendet er sendt til inddrivelse. Bemærk: Tilstanden bruges kun for mellemværender, som manuelt oprettes i debitorsystemet uden om Cicero. Ved brug af integrationen fra Cicero til debitorsystemet anvendes denne status ikke.
Inddrivelse lukket	Mellemværendet er lukket efter at have været sendt til inddrivelse. Bemærk: Tilstanden bruges kun for mellemværender, som manuelt oprettes i debitorsystemet uden om Cicero. Ved brug af integrationen fra Cicero til debitorsystemet anvendes denne status ikke.
Betalt	Mellemværendet er fuldt betalt.
Tilbagebetalt	En betalt erstatning er blevet tilbagebetalt til låneren, typisk fordi låneren har afleveret materialet efter at have betalt.
Annulleret	Mellemværendet er annulleret.
Afskrevet	Mellemværendet er afskrevet, typisk fordi det ikke længere giver mening at inddrive beløbet fra låneren. Afskrivning kan gøres manuelt eller automatisk efter en given periode.
Fuldt nedreguleret	Mellemværendets pris er reguleret ned til 0. Dette sker bl.a. i forbindelse med sletning af lånere med åbne mellemværender.

Håndtering af mellemværende

Det er muligt at udføre en række forskellige handlinger på de enkelte mellemværender:

• Betaling af mellemværende
• Annullering af mellemværende
• Afskrivning af mellemværende
• Annuller seneste betaling
• Tilbagebetal erstatning
• Marker som "Sendt til inddrivelse"
• Luk inddrivelse
• Se bevægelser på mellemværende
• Mellemværender til mindreårige
• Sletning af forældede mellemværender

Disse handlinger kan enten udføres manuelt eller Cicero kan være sat op til at de udføres automatisk. Handlingerne kan udføres manuelt følgende steder:

• Låners detaljeside > Mellemværende > Klik på "Se handlinger"-ikonet på et mellemværende 
• Låners detaljeside > Mellemværende (klik på et mellemværende i tabellen) > Detaljeside for gebyr/erstatning > Klik på "Se handlinger"-knappen nederst på siden

Betaling af mellemværende

Mellemværende kan enten betales via debitorsystem eller ved betaling ved skranken.

Læs mere under Betaling af mellemværende.

Annullering af mellemværende

Et mellemværende kan annulleres, hvis det alligevel ikke er aktuelt. Fx vil erstatninger for materialer automatisk blive annulleret, hvis materialet afleveres.

Cicero gør det bortkomne materiale lånbart igen, når det afleveres.

Manuel annullering af gebyr og erstatning

Både gebyrer og erstatninger kan annulleres manuelt. Ved annullering er det muligt at angive et årsag for annulleringen. Status-kolonnen for mellemværendet bliver herefter opdateret til ”Annulleret”.

Når et gebyr/erstatning er annulleret, vil det ikke blive regnet med i lånerens samlede skyldige beløb.

Afskrivning af mellemværende

Når et mellemværende er forældet, kan det afskrives enten manuelt eller automatisk. 

Afskrivninger kan konfigureres til at ske automatisk under Admin > Generelle indstillinger > Mellemværende > Afskriv automatisk forældede mellemværender.

OBS! Mellemværender sendt til debitorsystemet eller i status ”Sendt til inddrivelse” vil ikke blive afskrevet automatisk.

Annullering eller afskrivning af flere gebyrer samtidigt

Det er muligt at håndtere annullering eller afskrivning af flere gebyrer samtidig. (Se Søg mellemværende) for yderligere information.

Annuller seneste betaling

Ved en fejlregistreret betaling kan den ansatte annullere seneste betaling. Dette kan fx være tilfældet, hvis den ansatte har registreret en betaling af et mellemværende, men låneren alligevel ikke kan betale.

Når betalingen registreres, opretter systemet en transaktion på en konto. Annulleres betalingen, opretter systemet endnu en transaktion for at modregne beløbet på samme konto.

OBS! Funktionen "Annuller seneste betaling" skal ikke forveksles med funktionen ”Tilbagebetal erstatning”, som anvendes ved tilbagebetaling til låner, hvis fx vedkommende afleverer en bog efter at have betalt en erstatning for den.

Tilbagebetal erstatning

Når et materiale med tilknyttet erstatning bliver afleveret, og der allerede er blevet registreret en betaling på erstatningen, kan låneren få tilbagebetalt det betalte beløb. Da erstatningen blev betalt, oprettede systemet en transaktion på det betalte beløb. Ved tilbagebetaling af erstatning opretter systemet endnu en transaktion på samme konto for at modregne.

OBS! Hvis biblioteket har integration til debitorsystemet, foregår selve udbetalingen gennem debitorsystemet, men man skal stadig klikke på ”Tilbagebetal erstatning” i Cicero.

Marker som "Sendt til inddrivelse"

Når et mellemværende oprettes manuelt i debitorsystemet, kan det manuelt markeres som "Sendt til inddrivelse" i Cicero.

OBS! Ved brug af integration fra Cicero til debitorsystemet anvendes denne tilstand ikke, og handlingen er ikke relevant.

Luk inddrivelse

Når et mellemværende er oprettet manuelt i debitorsystemet, og inddrivelsen er afsluttet, kan mellemværendet manuelt markeres som lukket i Cicero.

OBS! Ved brug af integration fra Cicero til debitorsystemet er denne handling ikke relevant.

Se bevægelser på mellemværende

Det er muligt at se de foretagne bevægelser på et mellemværende (oprettelse, betalinger, annullering osv.), inkl. bevægelser foretaget i debitorsystemet, hvis der er integration til dette.

Bevægelserne for et mellemværende kan ses ved at vælge ”Vis bevægelsesdetaljer”.

Dialog-boksen med bevægelsesdetaljer viser alle bevægelser, der indeholder beløbsændring, dvs. betalinger, nedreguleringer, annullering osv., inkl. bevægelser foretaget i debitorsystemet. Andre ændringer, f.eks. at skifte status til ”Sendt til inddrivelse” er ikke indeholdt, da de ikke ændrer beløbet.

Sletning af forældede mellemværender

Cicero sletter automatisk lukkede mellemværender (dvs. alle som ikke har status ”Oprettet” eller ”Sendt til inddrivelse”) som er over en vis alder.

I Admin>Generelle indstillinger>Mellemværende>"Automatisk sletning af afsluttede mellemværender efter x måneder” kan man angive, hvor gammelt et mellemværende skal være for at blive slettet. Alderen kan sættes til mellem 6 måneder og 10 år. Standardværdien er 10 år. Bemærk, at det ikke er muligt at deaktivere sletningen af forældede mellemværender.

Hvis et mellemværende er sendt til debitorsystemet via integration fra Cicero, er sletning af mellemværendet afhængig af værdien ”Slet mellemværende via Beskedfordeleren” i debitorkonfigurationen. Se mere i vejledningen Integration til ØiR 3.

Mellemværender, som ikke er sendt til debitorsystemet, slettes efter den angivne tidsfrist uafhængigt af Beskedfordeleren.