Det är möjligt att återlämna exemplar under menyalternativet Utlån och återlämning > Återlämna. Återlämning kan användas både för att återlämna utlånade exemplar och för interna arbetsprocesser, t.ex. uppfyllande av reservationer.
Exemplar återlämnas på följande sätt:
- Skanna exemplaren eller ange manuellt deras exemplarnummer.
Skanning kan göras med streckkodläsare, RFID-skanner eller kameraskanning.
Exemplar från olika låntagare kan återlämnas under samma process.
När "Uppfyll reservation" är markerat kommer exemplaret att uppfylla en eventuell reservation när det återlämnas. Observera att man kan se om ett exemplar är reserverat även om "Uppfyll reservation" inte är ikryssad.
- Exemplaret återlämnas så snart det är registrerat.
Om ett ofullständigt exemplar återlämnas kommer exemplaret inte att registreras som återlämnat utan visas istället i tabellen "Ej återlämnade exemplar", som visas på bilden nedan. Om de återstående delarna av exemplaret sedan skannas kommer exemplaret att återlämnas.
När exemplaret är registrerat kan det öppnas genom att klicka på raden i tabellen.
- Om exemplaret inte återlämnas på den filial där det hör hemma:
Om exemplaret är flytande och återlämningsfilialen omfattas av exemplarets flytgrupp kommer exemplaret automatiskt att byta placering till den filial där det återlämnas.
Under meddelande visas det sorteringsmeddelande som är definierat enligt den sorteringsregel som exemplaret matchats mot.
- Återlämning av nyligen utlånade exemplar:
Om exemplaret har lånats ut inom ett konfigurerat antal minuter kan exemplaret inte återlämnas. Exemplaret kan först återlämnas när tidsintervallet har löpt ut.
Cicero visar en varning om återlämning försöks inom tidsintervallet.
Tidsintervallet konfigureras under Admin > Allmänna inställningar > Utlån. Det finns två separata konfigurationer: "Minimumperiod mellan utlån och återlämning, fjärrlån" och "Minimumperiod mellan utlån och återlämning, övriga lån".
Återlämningskvitto
Skriv ut kvitto
För att få ett återlämningskvitto utskrivet ska "Skriv ut kvitto" kryssas i. Återlämningskvittot skrivs ut när "Avsluta återlämning" trycks i nedre högra hörnet.
Skicka kvitto
Det är möjligt att skicka återlämningskvittot som ett meddelande till låntagaren. När återlämningen avslutas skickar Cicero ett samlat meddelande per låntagare med en översikt över de exemplar låntagaren har återlämnat under den aktuella sessionen.
Meddelandet konfigureras under Admin > Meddelanden.
Avhämtningsmeddelande
Om du även kryssat i "Uppfyll reservation" kommer dessutom ett avhämtningsmeddelande att skrivas ut för exemplar som uppfyller reservationer. Avhämtningsmeddelanden skrivs ut så snart exemplaret registreras.
Det är möjligt att avaktivera utskrift av avhämtningsmeddelande under profilinställningar, som nås genom att klicka på ditt användarnamn i övre högra hörnet.
Överföringsnota
När ett mottaget exemplar ska transporteras från en filial till en annan skrivs en överföringsnota ut.
Överföringsnota skrivs ut i följande fall:
- Om ett icke-flytande exemplar återlämnas på en annan filial än dess hemfilial.
- Om ett flytande exemplar återlämnas på en filial som inte omfattas av exemplarets flytgrupp.
- Om ett exemplar är reserverat och ska hämtas på en annan filial.
- Om ett exemplar har köpts och mottagits på en filial men ska skickas till en annan filial.
Påminnelse och krav om återlämning
Cicero kan skicka meddelanden till låntagare om att återlämningsdatumet för exemplar närmar sig. Påminnelser skickas alltid före återlämningsdatumet och aldrig mer än en gång. I meddelandet "Exemplar ska snart lämnas in" under Admin > Meddelanden kan du ange hur många dagar före återlämningsdatumet detta meddelande ska skickas.
Om låntagare av någon anledning inte återlämnar exemplar i tid skickar Cicero också ett meddelande till låntagaren om att exemplaret har överskridit sitt återlämningsdatum. Påminnelser om återlämning skickas alltid efter återlämningsdatumet och kan skickas upp till 3 gånger. I meddelandena "1. påminnelse om återlämning", "2. påminnelse om återlämning" och "3. påminnelse om återlämning" under Admin > Meddelanden kan du ange hur många dagar efter återlämningsdatumet respektive påminnelse ska skickas ut.
Det är dessutom möjligt att skapa en avgift i samband med utskick av påminnelser om återlämning. Läs mer under Automatisk skapande av avgift (påminnelse om återlämning).