Det er mulig å levere tilbake eksemplarer i "Utlån og innlevering" > "Innlevering". Innlevering kan brukes tilr å levere tilbake lånte eksemplarer og for interne arbeidsflyter for eksempel oppfyllelse av reserveringer.
Eksemplarer kan leveres tilbake på følgende måte:
1. Skann eksemplarene eller skriv inn materialnumrene manuelt.
- Skanning kan utføres med strekkodeleser, RFID-skanner eller kamera-skanning.
- Eksemplarer fra ulike lånere kan leveres tilbake i samme prosess.
- Når "Oppfyll reservering" er merket, vil eksemplaret oppfylle eventuelle reserveringer når det leveres. Merk at du kan se om et eksemplar er reservert selv om "Oppfyll reservering" ikke er haket av.
2. Eksemplaret leveres så snart det er registrert.
- Hvis det leveres ufullstendig eksemplar, vil eksemplaret ikke bli levert, men i stedet vises i tabellen "Ikke levert eksemplar". Hvis de gjenværende delene av eksemplaret deretter skannes, vil eksemplaret bli levert.
- Når eksemplaret er registrert, kan det åpnes ved å klikke på raden i tabellen.
3. Hvis eksemplaret ikke leveres til den filialen det tilhører:
- Dersom eksemplaret er flytende og leveringsfilialen er inkludert i eksemplarets flyttegruppe, vil eksemplaret automatisk endre plassering til der det skal leveres.
- Under melding vises sortermeldingen som er definert i sorteringssregelen eksemplaret er matchet med.
4. Innlevering av nylig utlånte eksemplarer:
- Såfremt eksemplaret er blitt lånt ut innen for et konfigurert antall minutter, kan eksemplaret ikke leveres inn. Eksemplaret kan først leveres inn når tidsintervallet er utløpt.
- Cicero viser en advarsel hvis det forsøkes innlevering innen for tidsintervallet.
- Tidsintervallet konfigureres under Admin > Generelle innstillinger > Utlån. Det er to separate konfigurasjoner: "Minimumsperiode mellom utlån og innlevering, fjernlån" og "Minimumsperiode mellom utlån og innlevering, øvrige lån"
Leveringskvittering
Skriv ut kvittering
For å få skrevet ut en leveringskvittering må det settes hake i ”Skriv ut kvittering”. Leveringskvitteringen skrives ut når det trykkes ”Avslutt innlevering” nederst i høyre hjørne.
Send kvittering
Det er mulig å sende leveringskvitteringen som en notifikasjon til låneren. Når innleveringen avsluttes, sender Cicero én samlet notifikasjon per låner med en oversikt over materialene låneren har levert inn i den aktuelle økten.
Notifikasjonen konfigureres under Admin > Meldinger.
Hentingsnotat
Hvis du også har satt en hake i "Oppfyll reservering", vil det også skrives ut et hentingsnotat for eksemplarer som oppfyller reserveringerne. Hentingsnotater skrives ut så snart eksemplaret er registrert.
Det er mulig å velge bort utskrift av hentingsnotat under profilinnstillinger, som kan nås ved å trykke på brukernavnet ditt øverst i høyre hjørne.
Transitnotat
Når et mottatt eksemplar skal transporteres fra en filial til en annen, skrives det ut et transitnotat.
Transitnotatet skrives for eksempel ut i følgende tilfeller:
- Hvis et ikke-flytende eksemplar blir levert i en annen filial enn sin hjemmefilial.
- Hvis et flytende eksemplar blir levert i en filial som ikke er omfattet av eksemplarets flytegruppe.
- Hvis et eksemplar er reservert og skal hentes i en annen filial.
- Hvis et eksemplar er kjøpt og mottatt i en filial, men skal sendes til en annen filial.
Påminnelser og purringer
Cicero kan sende meldinger til lånere om at fristen for innlevering av eksemplarer nærmer seg. Påminnelser sendes alltid før innleveringsfristen og aldri mer enn én gang. Under meldingen "Eksemplar skal snart innleveres" under Admin -> Meldinger kan du bestemme hvor mange dager før innleveringsfristen denne meldingen skal sendes.
Hvis lånere, av en eller annen grunn, ikke innleverer eksemplarer til tiden, sender Cicero også en melding til låneren om at eksemplaret har overskredet sin innleveringsfrist. Purringer sendes alltid etter innleveringsfristen og kan sendes opp til 3 ganger. Under meldingene "1. purring", "2. purring" og "3. purring" under Admin -> Meldinger kan du bestemme hvor mange dager etter innleveringsfristen den enkelte purringen skal sendes.
Det er dessuten mulig å opprette et purregebyr ved utsendelse av purringer. Les mer under Automatisk opprettelse av gebyr (purring).