Übersicht über automatisch generierte Vorgänge
Die nachfolgenden Vorgänge können einem Arbeitsbereich zugeordnet werden. Durch Auswahl eines oder mehrerer der nachfolgenden Vorgänge in einem Arbeitsbereich werden die entsprechenden Vorgänge automatisch generiert und erscheinen in der Vorgangsübersicht für die Benutzer*innen, die dem Arbeitsbereich zugeordnet sind. Beachten Sie, dass derselbe Vorgang mehreren Arbeitsbereichen zugeordnet werden kann.
Siehe auch die folgenden Artikel zur Nutzung von Vorgängen und Arbeitsbereichen:
- Mobile: Arbeitsbereiche für Vorgänge
Automatische Medienauswahllisten werden generiert
Es ist möglich, Cicero so zu konfigurieren, dass Medienauswahllisten automatisch generiert werden. Die Listen werden automatisch jeden Samstag (durch einen nächtlichen Job) erstellt. Wenn eine neue automatisch generierte Medienauswahlliste erstellt wurde, wird ein Vorgang angelegt, um daran zu erinnern, dass die neue Liste überprüft werden muss.
Automatische Rechnungsantwort konnte nicht gesendet werden
Cicero hat automatisch versucht, eine Rechnungsantwort erneut an das Rechnungssystem zu senden, nachdem dies fehlgeschlagen ist, aber der Versand ist erneut fehlgeschlagen. Der Vorgang enthält die Rechnungsnummer der betreffenden Rechnung.
Bücherbus-Route muss vorbereitet werden
In Cicero können Fahrrouten für „Bücherbus"-Kund*innen erstellt werden. Es ist möglich, über einen Vorgang eine bestimmte Anzahl von Tagen vor der Fahrt benachrichtigt zu werden. Die Anzahl der Tage wird in der Konfiguration „Tage vor automatischer Erstellung eines Arbeitsbereich-Vorgangs" festgelegt.
Verschollenes Medium zurückgegeben
Es wird ein Vorgang erstellt, wenn ein verschollenes Medium zurückgegeben wird. Anschließend kann ggf. eine Überprüfung des physischen Zustands des Mediums erfolgen.
Warnung/Information zu Debitorenintegration erhalten + Fehlermeldung bei Debitorenintegration erhalten
Es wird empfohlen, diese beiden Vorgänge zu aktivieren, bevor die Integration mit dem Debitorensystem aktiviert wird.
Die Vorgänge werden bei Fehlern in der Debitorenintegration erstellt (wenn die Datenübertragung fehlschlägt) sowie bei Warnungen/Informationen (wenn die Datenübertragung erfolgreich ist, aber das Debitorensystem eine Nachricht zurücksendet, die möglicherweise eine Nachverfolgung erfordert). Wenn einer dieser Vorgänge erstellt wird, müssen die eingehenden Nachrichten aus der Integration bearbeitet werden, indem Sie sich an die Debitorenabteilung oder den Cicero-Support wenden und eventuelle Fehler in der Einrichtung oder den Daten beheben.
Das letzte Medium, das einen Teil einer Parallelvormerkung befüllen konnte, ist verschollen/kassiert
Es kann ein Vorgang erstellt werden, wenn eine der Vormerkungen in der Parallelvormerkung nicht mehr erfüllt werden kann, weil das letzte Medium verschollen/kassiert ist.
Dies gibt der für den Vorgang verantwortlichen Person die Möglichkeit zu beurteilen, wie die Parallelvormerkung behandelt werden soll. Oft ist keine Bearbeitung erforderlich, wenn andere Vormerkungen in der Parallelvormerkung potenziell erfüllt werden können, was in der Vorgangsbeschreibung angegeben wird.
Das letzte Medium, das einen Teil einer Serienvormerkung befüllen konnte, ist verschollen/kassiert
Es kann ein Vorgang erstellt werden, wenn eine der Vormerkungen in der Serienvormerkung nicht mehr erfüllt werden kann, weil das letzte Medium verschollen/kassiert ist.
Dies gibt der für den Vorgang verantwortlichen Person die Möglichkeit zu beurteilen, wie die Serienvormerkung behandelt werden soll.
Kundenduplikate
Es wird ein Vorgang erstellt, wenn importierte Kund*innen mit mehr als einer bestehenden Kund*in übereinstimmen. Der Vorgang enthält folgenden Text: „Mögliche Kundenduplikate: Kundennummer 1, Kundennummer 2". Dies gilt sowohl für den Kundenimport von STIL, UC Web Service als auch für CSV-Dateien.
Wenn es sich um Duplikate handelt, sollte eine Bereinigung des Kundenregisters erfolgen.
Keine E-Mail in Verbindung mit Kundenanlage via CMS API versendet
Es wird ein Vorgang erstellt, wenn eine E-Mail nicht an die angegebene gesetzliche Vertretung gesendet werden konnte, wenn eine Kund*in über CMS API erstellt wurde (z. B. über DitmerFlex). Der Vorgang gibt an, ob die Kund*in erstellt wurde oder nicht, und enthält den Namen (und ggf. die Kundennummer) der Kund*in und der gesetzlichen Vertretung sowie die E-Mail-Adresse, die verwendet werden sollte.
Wenn die E-Mail-Konfiguration korrekt ist, liegt der Fehler wahrscheinlich an einer falsch eingegebenen E-Mail-Adresse, und Sie können versuchen, die gesetzliche Vertretung auf andere Weise zu kontaktieren. Es ist nicht möglich, die Nachricht erneut zu senden, da sie nicht unter „Fehlgeschlagene Nachrichten" wie andere Nachrichten angezeigt wird.
Keine E-Mail in Verbindung mit dem Hinzufügen/Aktualisieren von gesetzlicher Vertretung via CMS API versendet
Es wird ein Vorgang erstellt, wenn eine E-Mail nicht in Verbindung mit der Aktualisierung der gesetzlichen Vertretung einer Kund*in über CMS API gesendet werden konnte (z. B. über DitmerFlex). Der Vorgang gibt an, ob die Informationen aktualisiert wurden oder nicht, und enthält den Namen (und ggf. die Kundennummer) der Kund*in und der gesetzlichen Vertretung sowie die E-Mail-Adresse der gesetzlichen Vertretung, die verwendet werden sollte.
Wenn die E-Mail-Konfiguration korrekt ist, liegt der Fehler wahrscheinlich an einer falsch eingegebenen E-Mail-Adresse, und Sie können versuchen, die gesetzliche Vertretung auf andere Weise zu kontaktieren. Es ist nicht möglich, die Nachricht erneut zu senden, da sie nicht unter „Fehlgeschlagene Nachrichten" wie andere Nachrichten angezeigt wird.
Medienersatz beglichen
Es wird ein Vorgang erstellt, wenn ein Medienersatz bezahlt wird. Anschließend kann das Medium kassiert werden. Wenn es sich um ein Fernleihmedium handelt, soll das Medium nicht kassiert werden, sondern der Status der Fernleihe muss von „4.7 Verschollen" auf „5.3 Abgeschlossen" geändert werden.
Medienersatz angelegt
Als Teil des nächtlichen Jobs für die Erstellung von Medienersatz wird ein Vorgang mit einer Übersicht über automatisch erstellte Medienersatzforderungen erstellt, die noch nicht verifiziert wurden. Dies ermöglicht die Überprüfung, ob der Ersatzpreis korrekt ist, bevor der Medienersatz für die Kund*in sichtbar wird.
Eine Voraussetzung dafür ist, dass in der Konfiguration „Tage vor automatischer Verifizierung von Medienersatz" ein Verifizierungszeitraum konfiguriert wurde.
Rechnung erhalten
Bei Verwendung der E-Rechnung kann eine Arbeitsaufgabe angelegt werden, wenn man eine Rechnung erhält.
Rechnung außerhalb des Toleranzbereichs
Bei Verwendung von E-Rechnungen kann ein Vorgang erstellt werden, wenn eine automatische Genehmigung der Rechnung aufgrund einer Überschreitung des Toleranzrahmens für den Betrag nicht möglich ist. Die Rechnung muss stattdessen manuell genehmigt oder abgelehnt werden.
Rechnungsmahnung erhalten
Es wird ein Vorgang erstellt, wenn Cicero eine Rechnungsmahnung von einem Medienlieferanten erhält. Der Vorgang enthält Informationen zur Mahnungsnummer, Mahngebühr, Rechnungsnummer(n), Lieferanten-CVR sowie, falls relevant, Informationen darüber, ob eine Kontobewegung auf dem Faktura-Mahnkonto erstellt wurde. Wenn die Kontobewegung nicht erstellt werden konnte, geht der Grund aus dem Vorgang hervor.
Fehler beim Importieren einer Kaufbestellung von „Bibliotekscentralen"
Es wird ein Vorgang erstellt, wenn der Import einer Kaufbestellung von Bibliotekscentralen fehlschlägt. Der Vorgang enthält Details dazu, warum der Import der Kaufbestellung fehlgeschlagen ist.
Fehler beim Synchronisieren der Aktion im Notfallsystem
Es wird ein Vorgang erstellt, wenn bei der Synchronisierung von Aktionen im Notfallsystem (Offline-Modus) Fehler auftreten. Der Vorgang enthält Details darüber, welche Ausleihen und Rückgaben bei der Synchronisierung fehlgeschlagen sind, und gibt an, warum die einzelne Aktion fehlgeschlagen ist.
FTP-Authentifizierungsdaten oder Verzeichniszuordnungen waren nicht korrekt
Es wird ein Vorgang erstellt, wenn der FTP-Import aufgrund eines Konfigurationsfehlers bei der Einrichtung des FTP-Imports von Rechnungen oder bibliografischen Datensätzen fehlschlägt.
FTP-Import von bibliografischen Datensätzen fehlgeschlagen
Es wird ein Vorgang erstellt, wenn der FTP-Import von bibliografischen Datensätzen fehlgeschlagen ist. Der Vorgang enthält Details dazu, warum der Import fehlgeschlagen ist.
Inaktive Kund*innen konnten aufgrund einer offenen Forderung nicht gelöscht werden
Wenn die automatische Löschung von inaktiven Kund*innen in der Konfiguration „Kund*innen automatisch nach x Tagen ohne Aktivität löschen" aktiviert ist, kann ein Vorgang mit Informationen darüber erstellt werden, welche Kund*innen nicht gelöscht werden konnten und warum, sodass Sie die Möglichkeit haben, diese manuell zu bearbeiten.
Der Job zur Löschung inaktiver Kund*innen läuft jeden Samstag.
Gutschrift erhalten
Es wird ein Vorgang erstellt, wenn Cicero eine Gutschrift von einem Medienlieferanten erhält. Der Vorgang enthält Informationen zur Gutschriftsnummer, Rechnungsnummer, Ausstellungsdatum, Lieferanten-CVR und Betrag. Die Gutschrift muss anschließend manuell unter Erwerbung > Kaufbestellungen > Gutschriften genehmigt oder abgelehnt werden.
Vermerk als ÖVE-Medium fehlgeschlagen
Wenn ein Medium beim Versenden einer Kaufbestellung als „ÖVE-Medium" markiert wird, kann ein Vorgang erstellt werden, falls die automatische Markierung auf dem bibliografischen Datensatz nicht korrekt gespeichert wurde. Um das Problem zu lösen, können Sie den Datensatz suchen und ihn manuell als ÖVE-Medium markieren, indem Sie das Feld 032*x hinzufügen und ihm den Wert „OVE" geben.
Dieser Vorgang ist nur für Zentralbibliotheken relevant.
Medium mit bezahltem Medienersatz zurückgegeben
Es wird ein Vorgang erstellt, wenn ein Medium mit bezahltem Medienersatz zurückgegeben wird. Anschließend kann ggf. geprüft werden, ob der Medienersatz an die Kund*in zurückerstattet werden soll.
Forderung bei Minderjährigen ohne gesetzliche Vertretung an das Debitorensystem übermittelt
Der Vorgang muss eingerichtet werden, bevor die Integration aktiviert wird, da der Vorgang nur beim ersten Mal erstellt wird, wenn die betreffende Kund*in an das Debitorensystem gesendet wird.
Wenn dieser Vorgang erstellt wird, sollten Sie versuchen, die fehlenden Informationen über die gesetzliche Vertretung der Kund*in zu finden, z. B. über das seinerzeit ausgefüllte Anmeldedokument für die Kund*in oder durch Kontaktaufnahme mit der Kund*in. In der Zwischenzeit können Sie die Kund*in ggf. sperren, damit keine weiteren Ausleihen erstellt werden, sowie die CPR-Nummer entfernen (speichern Sie eine Kopie im Notizfeld), damit eventuelle neue Forderungen nicht an den Debitor gesendet werden. Wenn einer Kund*in in Cicero eine gesetzliche Vertretung hinzugefügt wird, werden zukünftige Forderungen mit der hinzugefügten gesetzlichen Vertretung übertragen. Bereits übertragene Forderungen erhalten nicht automatisch die gesetzliche Vertretung.
Ziffernfolge für Kundenkarten enthält bald keine neuen Nummern mehr
Es wird ein Vorgang erstellt, wenn die Ziffernfolge in „Automatische Zuweisung von Kundenkarten" bald keine Nummern mehr enthält. Die Ziffernfolge wird verwendet, wenn eine Kund*in über CMS API erstellt wird und die automatische Zuweisung von Kundenkarten aktiviert ist.
Aktualisierung von Autoritätsdatensätzen aus GND fehlgeschlagen
Es wird ein Vorgang erstellt, wenn die automatische Aktualisierung von Autoritätsdatensätzen aus GND fehlschlägt. Der Vorgang enthält Details zum Dateinamen und zur Fehlerursache.
Kaufbestellung verworfen
Es kann ein Vorgang erstellt werden, wenn eine Person eine Kaufbestellung in Cicero manuell verwirft. Dies kann z. B. verwendet werden, wenn die Person, die die Kaufbestellung verwirft, eine andere Person ist als die, die die Kaufbestellung bestellt/erstellt, damit der „Besteller" auf die Verwerfung aufmerksam gemacht wird.
Erhaltene Titelwünsche
Wenn Sie Titelwünsche für die Medienauswahl abonniert haben, kann ein Vorgang erstellt werden, wenn eine neue Medienauswahlliste für Sie erstellt wurde.
Übersicht über Import von bibliografischen Datensätzen
Es wird ein Vorgang mit einer Zusammenfassung des FTP-Imports von bibliografischen Datensätzen erstellt. Der Vorgang enthält Details zur Anzahl neuer Datensätze, Anzahl aktualisierter Datensätze und eine Liste der Datensätze, die als neu erstellt wurden, obwohl ein Datensatz mit derselben ISBN/ISMN/EAN bereits vorhanden war.
Probleme mit dem FTP-Import von Rechnungen
Es wird ein Vorgang erstellt, wenn der FTP-Import von XRechnung-Rechnungen fehlschlägt. Der Vorgang enthält Details darüber, welche Rechnungsdateien fehlgeschlagen sind, und gibt an, warum die einzelne Datei fehlgeschlagen ist.
Abholbereite Vormerkung wurde gelöscht
Es wird ein Vorgang erstellt, wenn eine Vormerkung gelöscht wird, während das Medium auf dem Vormerkungsregal steht. Auf diese Weise können die Medien schneller wieder in Umlauf gebracht werden.
Synchronisierung mit CPR-Register fehlgeschlagen
Es wird ein Vorgang erstellt, wenn eine Kund*in oder gesetzliche Vertretung nicht für das Abonnement im CPR angemeldet werden konnte. Dies liegt oft daran, dass die CPR-Nummer falsch eingegeben wurde und korrigiert werden muss. Es wird jede Nacht ein neuer Vorgang erstellt, bis der Fehler behoben ist.
Ausleihen mit zugeordnetem Medienersatz, die zum Inkasso übermittelt wurden, wurden zurückgegeben/verlängert
Es wird ein Vorgang erstellt, wenn eine Ausleihe mit zugeordnetem Medienersatz, die zum Inkasso übermittelt wurde, zurückgegeben oder verlängert wird und der Medienersatz somit in Cicero storniert wird. Anschließend kann geprüft werden, ob der Medienersatz eine manuelle Aktualisierung im Debitorensystem erfordert.
Gesetzliche Vertretung verstorben
Es wird ein Vorgang bei der nächtlichen Aktualisierung von Daten aus dem CPR erstellt, wenn die gesetzliche Vertretung einer Kund*in als verstorben gemeldet wird.