Periodika

Denne guide beskriver oprettelse af grundkort, abonnementer, navneskabeloner/nummersekvenser samt modtagelse af periodisk materiale. Grundkortet samler de centrale informationer for periodika og findes som en fane på den bibliografiske post. Grundkortet er udgangspunktet for oprettelsen af jeres abonnementer og sikrer sammen med abonnementsoplysningerne korrekt modtagelse og håndtering af periodisk materiale. Grundkortet skal oprettes inden abonnementet.

Oprettelse af grundkort

• Fremsøg den relevante bibliografiske post og gå til fanen Grundkort. Hvis posten ikke har en ”grundkortsfane”, har du fat i den forkerte post.
• Udfyld felterne som følger:

Titel	Her skrives titel på grundkortet. Denne titel skal anvendes til fremtidig fremsøgning bl.a. ved modtagelse af tidsskrifterne. Titlen kan ændres, også efter grundkortet er oprettet.
Navneskabelon	Vælges på baggrund af behov ift. præsentation af tidsskriftet (volumen og år, f.eks.) og nummerering (inkl. skift ved årsskiftet fra 52 til 1, december til januar etc.). Navneskabelonens navn er sammensat af ”nummersekvens”+”preview” af navneskabelonen.
Type	Vælg relevant type. Der er ingen forskel på deres funktioner.
Rykker efter (dage)	Er obligatorisk, men det anvendes pt. ikke.
Udgivelsesfrekvens	Anvendes til at beregne næste forventede leveringsdato. Vælg hvad der passer til tidsskriftets udgivelsesfrekvens og ellers vælg ”fast årligt antal”.
Antal lev. Pr. år	Hvis du vælger ”fast årligt antal” ved udgivelsesfrekvens, skal information om antal leverancer pr. år udfyldes. Feltet danner baggrund for næste forventede leveringsdato.
Opbevaring	Opbevaringsnoten udstilles i Netpunkt og bibliotek.dk.

Oprettelse af abonnement

• Gå til F3 -> Abonnement.
• Klik på ”Opret”.
• Hent dit netop oprettede grundkort og udfyld de obligatoriske samt andre relevante felter på fanen ”Abonnement”.
  Se næste tabel for hjælp til udfyldelse.

Ab. nr.	Hvis du ikke har et abonnementsnummer må du angive en selvvalgt værdi.
Status	Status skal være ”Aktiv”, hvis det er et nyt abonnement, du er ved at registrere.
Opret midlertidige materialer	Sæt flueben her, hvis du ønsker, at der skal oprettes undervejslinjer på næste nummer, når du modtager det aktuelle nummer (samt ved den indledende oprettelse af abonnementet).
Materialegruppe	Ved modtagelse af et nyt nummer får dette materialegruppen for ”Nyeste nummer”, og samtidig skifter det tidligere nummer til materialegruppen for ”Ældre numre”.
Betalingsinformation	Disse felter er ”passive”. Dvs. der konteres/nedskrives ikke på konti ifbm. modtagelse af tidsskrifter.
Nummerinformation	I dette felt skal altid skrives et tal, hvis systemet skal kunne finde ud af at skifte korrekt til næste nummer. Der skal derfor skrives et tal, også selvom nummersekvensen indeholder måneder eller årstider. Du kan f.eks. skrive 5 eller 05. Dette betyder at systemet indsætter den 5. værdi fra nummersekvensen, som f.eks. kan være 5, 05, 005 eller Maj.

• Klik på ”Gem”.
• Skift til fanen ”Placering” og udfyld placeringsoplysninger for hver af tidsskrifterne.

Modtagelse af periodika

• Gå til F3 -> Modtagelse -> Modtag periodika.
• Fremsøg tidsskriftet.
• Marker i checkboksen den eller de tidsskrifter du ønsker at modtage.
• Klik på knappen Modtag.
• Angiv i pop-up-boksen de værdier, der er relevante for modtagelsen af disse tidsskrifter.
• Klik på modtag (tidsskrifterne bliver modtaget et ad gangen).

---

Periodika - særlige arbejdsgange

A) Når et ”undervejsnummer” har et andet navn end forventet (f.eks. hvis juli er blevet til juli/august og august ikke udkommer).

Der findes forskellige måder at håndtere et forkert navn på et eksemplar af et periodika. Beskrivelserne tager udgangspunkt i at julinummeret er blevet til juli/august og august ikke udkommer, men kan også anvendes i andre tilfælde.

Mulighed 1 (anbefalet):

• Modtag julinummeret.
• Rediger materialet efterfølgende (ellers opretholdes korrekt materialegruppeskift ikke), så det f.eks. kommer til at hedde juli/august.
• Kassér det oprindelige augustnummer (undervejsnummeret) fra F2 -> Søg materiale.
• Gå til abonnementet og rediger nummeroplysningsfeltet, således at det indeholder oplysningerne der tilhører septembernummeret, og rediger feltet for forventet modtagelse, så dette stemmer overens med hvad der står på juli/augustnummeret, eller hvad du kan regne dig frem til.
• Rettelser på abonnementet vil oprette nye undervejsnumre således, at septembernummeret er klar til at blive modtaget

Mulighed 2:

• Modtag julinummeret.
• Modtag augustnummeret med det samme, således at septembernummerets undervejsnummer dannes.
• Kassér det oprindelige augustnummer (undervejsnummeret) fra F2 -> Søg materiale.

B) Når et ”undervejsnummer” ikke leveres, og det efterfølgende nummer når at blive leveret først:

• Gå til F3 -> Modtagelse og vælg radioknappen ”Modtag periodika”.
• Vælg ”Tilføj materialer”.
• Fremsøg abonnementet og tilføj relevante periodikaoplysninger, f.eks. år, nummer eller volumen samt antal.
• Marker checkboksen ”Opdater nr. information”.
• Klik på ”Gem”.

Der dannes nye undervejsnumre til det nummer, du er ved at modtage, og alle ”gamle” numre, der endnu ikke er modtaget, skifter materialegruppe til den relevante materialegruppe for ”gamle” numre.

 

C) Hvis der kommer særnumre/tillæg:

Det kan enten gøres fra F3 -> Modtagelse, hvis du alligevel er ved at modtage her. Alternativt kan du registrere særnummeret direkte på den bibliografiske post.

Mulighed 1: Modtagelse af særnummer fra F3

• Gå til F3 -> Modtagelse og vælg radioknappen ”Modtag periodika”.
• Vælg ”Tilføj materialer”.
• Fremsøg abonnementet og tilføj relevante periodikaoplysninger, f.eks. særnummerets titel samt år, nummer eller volumen for det ordinære nummer, som særnummeret tilhører samt antal.
• Klik på ”Gem”.

Når man ikke vælger ”opdater nr. information”, dannes ingen nye undervejsmaterialer (til særnummeret). Det nyoprettede særnummer får umiddelbart materialegruppen tilhørende ”nye tidsskrifter”, som skifter til ”gamle tidsskrifter” samtidig med det ordinære nummer, hvis særnummeret modtages samtidig med dette. Dette skifte sker på baggrund af en sammenligning mellem oprettelsestidspunktet for hhv. særnummeret og det ordinære nummer. Hvis særnummeret skal tilhøre en anden materialegruppe med det samme, eller hvis det modtages uafhængigt af det ordinære nummer, skal tildelingen af materialegruppe ske manuelt.

Mulighed 2: Registrering af særnummer på den bibliografiske post

Denne metode kan også anvendes af alle biblioteker, der ikke anvender funktionerne grundkort og abonnement.

• Fremsøg tidsskriftets eller årbogens bibliografiske post i F2 eller F3.
• Gå til fanen eksemplarer.
• Vælg knappen ”Opret særnummer” og udfyld alle relevante felter.
• Klik på ”Opret”

Modtagelse/registrering på denne måde har ingen indflydelse på materialegruppeskift, undervejsnumre etc.

---

Oprettelse af navneskabelon og nummersekvens

Navneskabeloner og nummersekvenser er ”globale” og deles af alle. Har du brug for en navneskabelon eller nummersekvens, der adskiller sig fra de eksisterende, skal du derfor oprette en ny i stedet for at redigere i en eksisterende, da det også vil ændre skabelonen for alle der anvender denne.
Oprettelsen finder sted under F7 -> Periodika, og du begynder med at oprette en nummersekvens, som du efterfølgende anvender i forbindelse med oprettelsen af en navneskabelonen. Det er en god idé at navngive nummersekvensen prægnant i forhold til, hvad den indeholder.

• Nummersekvenser bestemmer nummereringen (inkl. skift ved årsskiftet fra 52 til 1, december til januar osv.).
• Navneskabeloner bestemmer præsentationen (fx volumen og år).

Tegn	Anvendelse
;	Adskillelse af de enkelte numre i nummereringen
#	Angiver en fortløbende nummerering og kan eksempelvis bruges til tidsskrifter, hvis nummerering ikke begynder forfra hvert år. Når man gør brug af dette, skal man dog selv huske at skifte år, når tidsskriftet skifter år. Når man ønsker at skifte årstal, skal dette først rettes på materialet og dernæst på abonnementet, herefter kan materialet modtages. Hvis du først redigerer på abonnementet, vil du få oprettet et ekstra materiale, og du vil bagefter skulle kassere materialet med det gamle årstal.
${year} ${number} ${volume}	Angiver at værdien hentes fra tidsskriftets periodikaoplysninger.

Copyright (c) 2019 by Systematic Group. It shall not be copied, reproduced, disclosed or otherwise made available to third party without previous consent from Systematic Group