Denne guide beskriver hvordan automodtagelse af periodika fungerer, og hvordan man sætter det op.
Bemærk: Betaling af periodika er ikke en del af den automatiske arbejdsgang, men foregår som hidtil.
Inden ibrugtagning af automodtagelse
Kontakt leverandøren og undersøg om de understøtter muligheden for automodtagelse af periodika-materialer. Leverandøren skal sende ordreforslag via mail. Konfigurationerne for mailservicen sættes op under F7 – se nærmere i Opsætningsvejledningen. Det er de samme konfigurationer, som anvendes til at modtage ordreforslag for materialevalgslister.
Sådan bruges automodtagelse af periodika
Herunder gennemgås arbejdsgangen for automodtagelse af periodika, fra opsætning af abonnement til modtagelse af de sendte materialer. Numrene refererer til tegningen på sidste side.
- Biblioteket aftaler med leverandøren hvilke abonnementer, der skal benytte automodtagelse og noterer abonnementsnummeret.
- Hver enkelt abonnement oprettes eller redigeres i Cicero til at bruge automodtagelse.
Beskrivelse af felter i billedet
- Indsæt det aftalte abonnementsnummer, leveringsdato på abonnementet og markér til automodtagelse.
Bemærk: Abonnementer med automodtagelse skal have et unikt abonnementsnummer.
Når et abonnement sættes til automodtagelse, er checkboksen ”Opret midlertidige materialer” altid markeret. Det betyder, at der oprettes midlertidige materialer, når abonnementet gemmes, svarende til abonnementets oplysninger. Hvis der allerede findes materialer svarende til ”Næste nr.” på abonnementet, oprettes disse ikke.
- Der skal indsættes en leverandøraftale, når et abonnement er markeret til automodtagelse. Dette er ikke nødvendigt ved abonnementer, der ikke har automodtagelse.
- (Leverandøren opretter evt. abonnement)
- Leverandøren modtager materialer fra udgiveren og disse registreres ved leverandøren.
- Leverandøren sender et ordreforslag, der indeholder år, volumen og nummer for:
- Materialer, der er klar til levering.
- Materialer, der blev leveret sidste gang.
- Materialer, der forventes at blive leveret næste gang.
- Ordreforslaget bliver læst af Cicero, og der sker følgende:
- Cicero opretter automatisk materialer med år, volumen og nummer for næste forventede materiale med status ”Bestilt” og materialegruppen for ”Nyeste nummer”.
- Cicero sender automatisk en ordre til leverandøren med information om de materialer, der er klar til levering nu, så leverandøren kan klargøre og sende disse. Ordren og tilhørende ordrelinjer kan ses under F3 -> Ordrer -> Ordreoversigt.
Den afsendte information i ordren er:
- Placeringer
- Materialegruppen for ”Ældre numre”
- Flydegruppe
- År, volumen, nummer for de materialer, der skal leveres
- Midlertidige materialenumre for de materialer, der skal leveres
- Ordre modtages hos leverandøren.
- Leverandøren klargører de materialer, der skal leveres, med labels og RFID-tags.
- Materialerne pakkes og sendes til biblioteket.
- Leverandøren sender en shipnotice med de opdaterede materialenumre til Cicero.
- Shipnoticen modtages af Cicero. Materialerne skifter tilstand til ”Undervejs”, og materialenumre opdateres med numrene fra shipnoticen.
- Materialerne ankommer til biblioteket. Materialerne afleveres/scannes i Cicero eller SIP2.
- Cicero registrerer materialerne som modtaget og opdaterer materialegrupperne for:
- Nye abonnementer, oprettet med automodtagelse:
Materialegrupperne opdateres automatisk:
De nyeste modtagne materialer og materialer med status ”Bestilt” har materialegruppen for ”Nyeste nummer”, mens forrige numre har materialegruppen for ”Ældre numre”. - Eksisterende abonnementer, ændret til at have automodtagelse:
Første gang man modtager materialer med automodtagelse, er man nødt til selv at ændre materialegruppen for de materialer, der skal have materialegruppen for ”Ældre numre”. Herefter sker det automatisk.
- Nye abonnementer, oprettet med automodtagelse:
Copyright (c) 2020 by Systematic Group. It shall not be copied, reproduced, disclosed or otherwise made available to third party without previous consent from Systematic Group