Denne hurtigguiden beskriver hvordan du oppretter grunnkort, abonnementer, navnemaler/nummersekvenser og mottar periodiske materialer.
Grunnkortet samler de grunnleggende informasjonene for periodika og vises i en fane på den bibliografiske posten. Grunnkortet er utgangspunktet for å opprette abonnementene deres og sikrer med abonnementsopplysningene at dere mottar og håndterer periodiske materialer korrekt.
Opprett grunnkort
- Finn den bibliografiske posten og gå til fanen «Grunnkort». Hvis posten ikke har en grunnkortfane, er det feil post.
- Fyll ut følgende felter:
| Tittel | Skriv grunnkortets tittel. Denne tittelen brukes til fremtidige søk blant annet når dere mottar tidsskrifter. Tittelen kan endres også etter dere har opprettet grunnkortet. |
| Navnemal | Velges på bakgrunn av hvordan dere ønsker å presentere tidsskriftet (for eksempel volum og år) og nummerering (inkl. endring ved årsskifte fra 52 til 1, desember til januar og så videre). Navnemalens navn er satt sammen av «nummersekvens» + «forhåndsvisning» av navnemalen. |
| Type | Velg den rette typen. Funksjonene for de enkelte typene er de samme. |
| Purring etter (dager) | Angi hvor mange dager det skal gå etter forventet leveringsdato før leverandøren rykkes for sendingen. |
| Utgivelsesfrekvens | Brukes til å beregne neste forventede leveringsdato. Velg den frekvensen som passer til tidsskriftet eller velg «fast årlig antall». |
| Antall lev. pr. år | Velger du «fast årlig antall» som utgivelsesfrekvens skal du også fylle ut informasjon om antall leveranser pr. år. Feltet danner bakgrunnen for neste forventede leveringsdato. |
| Oppbevaring | Her kan dere skrive inn hvor lang tid dere ønsker å oppbevare tidsskriftet. |
Opprett abonnement
- Gå til F3 -> Abonnement
- Klikk på «Opprett»
- Finn det grunnkortet som du nettopp har opprettet og fyll ut obligatoriske og andre relevante felter under fanen «Abonnement». Trenger du hjelp til å fylle ut? Se neste tabell.
| Ab. nr. | Har du ikke et abonnementsnummer skal du angi en selvvalgt verdi |
| Status | Status må være «Aktiv» hvis du registrerer et nytt abonnement |
| Opprett midlertidige eksemplarer | Her krysser du av hvis det skal opprettes underveislinjer på det neste nummeret når du mottar det aktuelle nummeret (og når du oppretter et abonnement). |
| Materialgruppe | Når du mottar et nytt nummer legges dette til materialgruppen «Nyeste nummer» samtidig med det tidligere nummeret endrer materialgruppe til «Eldre numre» |
| Betalingsinformasjon | For å kunne opprette abonnementet må det være opprettet en materialkonto i F7 --> Kontoer. Denne kan legges under grunnkontoen. Denne kontoen kan brukes til budsjetstyring. Derfor skal dere også oppgi prisen på abonnementet (Pris) og hvor ofte dere betaler for det (Betalingsperiode). |
| Leveringsinformasjon | I denne seksjonen skal du velge hvor periodika skal leveres til. Du må også velge en leverandør. Denne leverandøren skal bare være en 'fiktiv' leverandør som opprettes i F7 --> Leverandører. Legg inn noen tilfeldige opplysninger og sørg for at boksen 'Send ordrer til leverandøren fra Cicero' ikke er avkrysset. |
| Nummerinformasjon | I dette feltet skal det alltid skrives inn et tall, slik at systemet kan endre til det neste nummeret. Det skal skrives inn et tall også hvis nummersekvensen inneholder måneder eller årstider. Du kan for eksempel skrive 5 eller 05. Dette betyr at systemet setter inn den 5. verdien fra nummersekvensen. Denne kan for eksempel være 5, 05, 005 eller Mai. |
- Klikk på «Lagre»
- Gå til fanen «Plassering» og fyll ut plasseringsopplysninger for hvert enkelt tidsskrift.
Motta periodika
- Gå til F3 -> Mottak -> Mottak av periodika
- Finn tidsskriftet
- Merk av i avmerkingsboksen det eller de tidsskriftene du ønsker å motta
- Klikk på knappen «Motta»
- Angi i dialogboksen de relevante verdiene for mottak av disse tidsskriftene
- Klikk på «Motta» (tidsskriftene mottas et om gangen)
Periodika – særlige arbeidsflyter
A) Når et «underveisnummer» har et annet navn enn forventet (for eksempel hvis juli har blitt til juli/august og august ikke kommer ut).
Det finnes forskjellige måter å håndtere at et eksemplar av et periodika, har fått feil navn. Disse beskrivelsene tar utgangspunkt i at julinummeret har blitt til juli/august og august ikke kommer ut, men kan også brukes i andre tilfeller.
Mulighet 1 (anbefalt):
- Motta julinummeret
- Rediger materialet etterpå (ellers opprettholdes den rette materialgruppeendringen ikke), slik at det for eksempel får navnet juli/august
- Kasser det opprinnelige augustnummeret (underveisnummeret) i F2 -> Eksemplarsøk
- Gå til abonnementet og rediger nummeropplysningsfeltet, slik at det inneholder opplysninger som hører til septembernummeret. Rediger feltet for forventet levering, slik at dette stemmer med det som står på juli/augustnummert eller det du forventer.
- Rettelser på abonnementet vil opprette nye underveisnumre, slik at septembernummeret er klar til å bli mottatt.
Mulighet 2:
- Motta julinummeret
- Motta augustnummeret rett etterpå, slik at septembernummerets underveisnummer dannes.
- Kasser det opprinnelige augustnummeret (underveisnummer) i F2 -> Eksemplarsøk
B) Når et «underveisnummer» ikke har blitt levert og det neste nummeret leveres først:
- Gå til F3 -> Mottak og velg Mottak av periodika
- Velg «Legg til eksemplarer»
- Finn abonnementet og fyll ut de relevante periodikaopplysningene for eksempel år, nummer eller volum og antall
- Merk av i avmerkingsboksen «Oppdater informasjon om nummer».
- Klikk på «Lagre».
Det lages nye underveisnumre til det nummeret du holder på å motta. De «gamle» numrene som enda ikke har blitt mottatt, endrer materialgruppe til den rette materialgruppen for «gamle» numre.
C) Hvis det kommer spesialnumre/tillegg
Disse kan enten mottas i F3 -> Mottak eller registreres direkte på den bibliografiske posten.
Mulighet 1: Motta spesialnummer i F3
- Gå til F3 -> Motta og velg «Mottak av periodika»
- Velg «Legg til eksemplarer»
- Finn abonnementet og fyll ut de relevante periodikaopplysningene for eksempel spesialnummerets tittel og år, nummer eller volum for det ordinære nummeret som spesialnummeret hører til samt antall
- Klikk på «Lagre»
Velger du ikke «Oppdater informasjon om nummer» lages det ikke nye underveismaterialer (til spesialnummeret). Det nyopprettede spesialnummeret får materialgruppen for «nye tidsskrifter» som endres til «gamle tidsskrifter» samtidig med det ordinære nummeret hvis spesialnummeret mottas samtidig med dette. Denne endringen skjer på bakgrunn av en sammenligning mellom opprettelsestidspunktet for henholdsvis spesialnummeret og det ordinære nummeret. Hvis spesialnummeret skal ha en annen materialgruppe med én gang eller mottas uavhengig av det ordinære nummeret må tildelingen av materialgruppen gjøres manuelt.
Mulighet 2: Registrer spesialnummer på den bibliografiske posten
Denne metoden kan også brukes av de bibliotekene som ikke bruker funksjonene grunnkort og abonnement.
- Finn tidsskriftets eller årbokens bibliografiske post i F2 eller F3.
- Gå til fanen Eksemplarer.
- Velg knappen «Opprett spesialnummer» og fyll ut de relevante feltene.
- Klikk på «Opprett»
Mottak/registrering på denne måten har ingen innflytelse på materialgruppeendring, underveisnumre og så videre.
Opprett navnemal og nummersekvens
Du oppretter i F7 -> Periodika. Opprett først en nummersekvens som du bruker etterpå når du oppretter en navnemal. Det er lurt å navngi nummersekvensen pregnant i forhold til dens innhold.
- Nummersekvenser bestemmer nummereringen (inklusiv endring ved årsskifte fra 51 til 1, desember til januar og så videre).
- Navnemaler bestemmer presentasjonen (for eksempel volum og år).
| Tegn | Bruk |
| ; | Skiller de enkelte numre i nummereringen fra hverandre |
| # | Angir en fortløpende nummerering og kan for eksempel brukes til tidsskrifter hvis nummereringen ikke begynner forfra hvert år. Gjør du bruk av dette skal du huske å endre året når tidsskriftet endrer år. Når du ønsker å endre årstall skal dette først rettes på materialet og deretter abonnementet. Nå kan materialet mottas. Hvis du først redigerer på abonnementet, vil du opprette et ekstra materiale og være nødt til å kassere dette materialet med det gamle årstallet etterpå. |
| ${year} ${number} ${volume} |
Angir at verdien hentes fra tidsskriftets periodikaopplysninger |