Cicero LMS kan udsende e-mails til lånere og leverandører i forskellige situationer. Det kræver at Cicero får adgang til en SMTP mailserver.
Cicero kan også modtage EDItX shipnotices og EDItX ordreforslag fra medieleverandør via e-mail. Det kræver at Cicero får adgang til en IMAP-mailserver.
Cicero understøtter EDItX som beskrevet i Guidelines for use of EDItX documents in Danish libraries version 2.0
Forbindelsen etableres via standardprotokollerne for dette:
- SMTP til afsendelse af e-mail. Der bør anvendes SSL eller TLS-kryptering, der som standard foregår gennem port 465. Øvrige porte der kan benyttes til SMTP er 25, 2525 og 587.
- IMAP til modtagelse af e-mails. Der bør anvendes SSL eller TLS-kryptering, der som standard foregår gennem hhv. port 143 og 993.
Vær opmærksom på, at hvis f.eks. kommunens mailsystem bruges, kan det være nødvendigt at tillade adgang fra Cicero-miljøet i kommunens firewall. Se relevante IP adresser.
Opsætning af SMTP server til afsendelse af Notifikation og EDItX Ordre
E-mail afsendelse af notifikationer til låner og afsendelse af EDItX-ordrer til leverandører anvender samme SMTP-server. SMTP-serveren konfigureres i Cicero LMS i F7>Serveropsætning>Notifikation og i Cicero Mobile i Admin>Notifikationer>Notifikationsprotokoller.
Der kan anvendes to separate e-mailadresser til afsendelse af hhv. notifikationer og ordrer. SMTP-brugerkontoen skal i så fald have tilladelse til at sende e-mail fra begge adresser.
E-mailadressen, der anvendes til afsendelse af notifikationer, konfigureres i Cicero LMS i F7>Serveropsætning>Notifikation>Afsender emailadresse, og i Cicero Mobile under Admin>Notifikationer>Notifikationsprotokoller>Afsender emailadresse.
E-mail-adressen som anvendes til afsendelse af ordrer konfigureres i F7>Serveropsætning>Ordre>Ordre email adresse og i Cicero Mobile under Admin>Avancerede indstillinger>Indkøb>Ordre email adresse.
Se også under de enkelte konfigurationsparametre i F7>Serveropsætning>Ordre i Cicero LMS og under Admin>Avancerede indstillinger>Indkøb i Cicero Mobile.
Opsætning af IMAP til modtagelse af EDIX-shipnotices og -ordreforslag
Biblioteket kan modtage shipnotices og ordreforslag fra materialeleverandører enten via en webservice i Cicero eller som vedhæftet fil til en mail. Den enkelte leverandør kan oplyse, hvilken metode de anvender. Hvis shipnotices sendes som e-mail, skal Cicero LMS sættes op til at indlæse disse e-mails via IMAP.
Konfigurationsparametre knyttet til bibliotekets adgang til IMAP-server til modtagelse af EDItX-shipnotices og -ordreforslag findes i F7>Serveropsætning>Ordre i Cicero LMS og under Admin>Avancerede indstillinger>Indkøb i Cicero Mobile.
Det anbefales at have en separat e-mailadresse, som kun anvendes til hhv. shipnotices og ordreforslag.
Derudover anbefaler vi, at der laves IP-adresse og portfiltrering i firewall, og der anvendes TLS.
Sendes ship notice/ordreforslag via web servicen, skal leverandøren oplyses om hvilket Cicero LMS miljø biblioteket anvender (cicero-fbs.com eller cicero-lms.com).
SMTP og IMAP problemløsning
Der kan være flere udfordringer forbundet med at konfigurere SMTP (e-mailafsendelse) og IMAP (e-mailmodtagelse).
I Cicero LMS er det muligt at teste om forbindelsen er korrekt konfigureret. Dette gøres under
F7>Serveropsætning>Administrative værktøjer.
Hvis der ikke kan oprettes forbindelse, fremkommer en teknisk fejlbeskrivelse, som giver et hint om, hvad der er galt. Hvis fejlårsagen stadig ikke kan bestemmes, anbefaler vi at man i samarbejde med den lokale it-afdeling forsøger at oprette forbindelsen fra en anden klient (f.eks. Microsoft Outlook).
Typiske fejlårsager er:
Firewalls - Cicero LMS kan ikke kommunikere med SMTP-serveren pga. manglende eller forkert konfiguration af firewall. Dette kan oftest løses i samarbejde med den lokale it-afdeling eller udbyderen af mailserveren. Læs mere om firewall og IP-adresser.
Rettigheder - Der kan ikke afsendes e-mail, hvis kontoen, der anvendes ved login, ikke har rettigheder til at afsende notifikationer og ordrer på vegne af afsenderadresserne (”Send As” permission).
SSL/TLS – Tvivl om, hvilken protokol e-mailserveren understøtter. Disse spørgsmål kan besvares af den lokale it-afdeling.
Intranet/ekstranet/Internet – Ofte fungerer autentificering af brugere ikke fra Cicero, selvom den lokale it-afdeling har testet mailserveren. Dette kan skyldes, at testen afvikles fra samme administrative net, hvorpå mailserveren befinder sig. Testen bør derfor altid udføres således, at den er uafhængig af netværksdomænet eller domænebrugere.