Låntagargrupp

Du kan konfigurera de låntagargrupper som din biblioteksverksamhet behöver. Låntagarna kan sedan kopplas till låntagargruppen, och låntagargruppen kan kopplas till exemplargruppens utlåningsprofiler. Dessutom kan du konfigurera filialrättigheter för dessa låntagargrupper, där du kan styra vilka rättigheter en given låntagargrupp ska ha på olika filialer i din biblioteksverksamhet.

Upprätta/radera låntagargrupper

Låntagargrupper är strukturerade i en hierarki. Låntagare som är kopplade till en låntagargrupp är automatiskt kopplade till alla grupper ovanför denna. Låntagargrupper kan till exempel vara Vuxen eller Barn. I skolan kan det också vara Lärare, Elever eller Klass. Du kan lägga till nya Låntagargrupper genom att:

1. Gå till fliken Admin  och fliken Låntagare.
2. Klicka fram strukturen till vänster för att hitta den låntagargrupp under vilken den nya låntagargruppen ska skapas. Klicka på . Den nya låntagargruppen kommer då att ligga under den valda låntagargruppen, i det här fallet ”Elever”. En befintlig grupp kan raderas genom att använda . Observera att eventuella undergrupper också kommer att raderas. Om det finns undergrupper, låntagare eller utlåningsprofiler kopplade till låntagargruppen kommer det att komma en varning. Den översta gruppen som representerar alla låntagare på biblioteket kan inte raderas.

    3. Skriv in den nya klassbeteckningen och markera de relevanta checkboxarna. Om du vill att elevernas      klasstillhörighet visas i Cicero så bokar du för ”Visa skolklass”.

    4. I ”Filialrättigheter” kan du ställa in på vilka skolor/filialer som låntagarna ska kunna låna, reservera           och boka.

    5. Klicka på Spara.

Konfigurering av låntagargrupper

Genom att klicka på en låntagargrupp öppnas låntagargruppens detaljsida där låntagargruppen kan konfigureras. 

Regler som påverkar undergrupper

I en låntagargrupp kan det konfigureras om låntagargruppen ska undantas från avgifter, undantas från ersättningar, undantas från att ta emot automatiskt skickade saldoutdrag och/eller undantas från e-postverifiering. Detta görs genom att redigera en låntagargrupp och markera de önskade undantagen. Om en låntagargrupp är undantagen från någon av dessa, är låntagargrupper under denna låntagargrupp också undantagna.

• "Undantagen från avgift" innebär att låntagare i gruppen inte automatiskt kommer att debiteras avgifter. Avgifter kan skapas manuellt för en låntagare som är undantagen från avgifter.
• "Undantagen från ersättning" innebär att låntagare i gruppen inte automatiskt kommer att få ersättning för ej returnerat material. Om låntagaren är undantagen från ersättning kommer det inte att debiteras avgifter till låntagaren, även om låntagaren inte är undantagen från avgifter. Ersättningar kan skapas manuellt för en undantagen låntagare. 
• "Undantagen från automatiskt saldoutdrag" innebär att låntagare i gruppen inte får automatiskt skickade saldoutdrag. Om en låntagare tillhör flera låntagargrupper är personen undantagen från saldoutdrag om åtminstone en av dessa låntagargrupper är markerad som undantagen. 
• "Undantagen från e-postverifiering" innebär att om en låntagare tillhör flera låntagargrupper (antingen direkt eller ärvt) låntagargrupper som är undantagen från e-postverifiering, kommer låntagarens e-postadresser (samt e-postadresser för eventuella ekonomiskt ansvariga) automatiskt att ställas in som verifierade. Detta gäller även om en av låntagarens låntagargrupper undantas efter att låntagaren har fått en verifierings-e-post. Låntagaren behöver inte verifiera befintliga e-postadresser om undantaget senare tas bort - endast nya e-postadresser.
• Undantag från verifiering av e-postadresser: Om en låntagare är medlem (antingen direkt eller ärvd) i en låntagargrupp som är undantagen från e-postverifiering, kommer låntagarens e-postadresser (samt e-postadresser till en eventuellt ekonomiskt ansvar) automatiskt ställas som verifierade. Detta gäller även om någon av låntagarens låntagargrupper sätts som undantagen efter att låntagaren fått ett verifieringsmejl. Låntagaren behöver inte verifiera befintliga e-postadresser om undantaget senare tas bort – bara nya e-postadresser.
• Max antal reservationer: Det er möjligt att sätta ”Max antal reservationer” som är tillåtet för låntagaren i den låntagargruppen. Om en låntagare är medlem i flera låntagargrupper så kommer den mest lämpliga regeln att gälla. Det är möjligt för en medarbetare att genomtvinga reservationer som överskrider reservationsgränsen.  
• Cicero Surf - Tillåt låntagare att ändra pinkod: Om en låntagare är med i en låntagargrupp där denna funktion är påslagen, så har låntagaren möjlighet att själv ändra sin pinkod i Cicero Surf. Om låntagaren är med i flera låntagargrupper, så kan låntagaren ändra sin pinkod i Cicero Surf, så länge minst en av låntagargrupperna tillåter ändringen.

Om låntagaren är tillhör flera låntagargrupper, där vissa är undantagna från avgifter/ersättning och andra inte är det, beror undantaget på vilken låntagargrupp som användes vid utlåningen, det vill säga vilken utlåningsprofil på materialets låntagargrupp som matchade låntagarens låntagargrupper.

Du kan ange ett utgångsdatum för en låntagargrupp i fältet "Gruppen upphör". Om ett utgångsdatum anges kommer låntagargruppen att raderas efter utgångsdatumet och låntagarna kommer att förlora sin anslutning till denna låntagargrupp.

Regler som inte påverkar undergrupper

Följande regler påverkar bara låntagare som är direkt knutna till respektive låntagargrupp:

• "Skolklass "(visas i tabeller, etc.)" innebär att låntagare i denna grupp får sin låntagargrupp visas i utvalda tabeller och menyer där normalt endast låntagarens namn visas. Observera att denna funktion kräver att "Visa skolklass vid låntagare" är inställd på TRUE under Admin >Allmänna inställningar
• "Särskild hantering": En låntagargrupp kan konfigureras med "Särskild hantering". Det innebär att alla reservationer för låntagare i denna grupp kommer att markeras med "särskild hantering" i databasen. Denna markering kan användas i sorteringsregler (se sorteringsprofiler), och markeringen skickas till IMS för den aktuella reservationen. Om en låntagare är med i flera låntagargrupper kommer låntagarens reservationer att markeras med "särskild hantering" om bara en av dessa låntagargrupper är markerad med "Särskild hantering".
• Auto-utlån: Det är möjligt att automatiskt låna ut reserverade exemplar till låntagare i bestämda låntagargrupper. Funktionen används oftast i situationer där ett exemplar är reserverat för internt bruk, exempelvis materialvård, bokcirke, fjärrlån etc. Det kan vara exemplar som ska skickas mellan bibliotek eller avdelningar, reservationer till bokcirklar eller Boken-Kommer-låntagare. Ett autolån sker när exemplaret vid scanning/återlämning matchar en reservation, som resulterar i att exemplaret autoutlånas. 
• Under "Rättigheter i externa resurser" kan låntagargruppen tilldelas rättigheter i externa resurser

Konfigurering av filialrättigheter till låntagargrupper 

Under ”Filialrättigheter” för en låntagargrupp kan du konfigurerar regler för vilka filialer en låntagare får låna och reservera böcker på. Dessa regler gäller endast för lån, reservationer och bokningar.

• Kan låna på: Denna gäller för lån utan föregående reservation. 
• Kan hämta reservationer på:  Denna refererar till om låntagaren i låntagargruppen kan hämta reservationen på denna filial. 
• Kan boka på: Denna refererar till om låntagaren kan boka på denna filial. 

Finns det inga filialrättigheter konfigurerade för låntagargruppen så är det som default inställt att låntagaren har tillåtelse att låna, reservera och boka på alla anslutna filialer. 

Vid skapande av låntagargrupp kommer filialrättigheter att ärvas från låntagargruppen en nivå ovanför. Om du önskar samma filialrättigheter på samtliga undergrupper till en låntagargrupp så kan du klicka på "Kopiera filialrättigheter till undergrupper" för att kopiera filialrättigheterna till alla låntagargruppens undergrupper.