Radering av låntagargrupper som är dubbletter
Om Cicero LMS redan innehåller låntagare och låntagargrupper när det första gången importeras låntagare från en CSV-fil eller från IST, så finns det risk för att ytterligare en låntagargruppstruktur skapas och att låntagarna därmed tillhör mer än en låntagargrupp.
Den här vägledningen innehåller en beskrivning av hur du kan ”städa upp” den gamla låntagargruppstrukturen och därmed få bättre överblick och en enhetlig struktur i Cicero.
Innan du tar bort de gamla låntagargrupperna bör du se till att låntagare som inte uppdateras via CSV-filer eller IST hanteras så att de får rätt låntagargrupp. Det kommer vanligen att vara:
- Klasslåntagare/utlåning till ett klassrum
- Före detta anställda/elever
- Nuvarande anställda/elever som inte har en unik identifikation som kan matchas vid den automatiska inläsningen.
Gör så här:
- Gå till F2 🡪 Låntagare
- Klicka på knappen (med pil som pekar nedåt) till höger om Låntagargrupper.
- Välj den eller de gamla låntagargrupperna som du vill ta bort. Observera att alla underliggande låntagargrupper automatiskt inkluderas i sökningen.
- Klicka OK och i nästa bild på Sök.
- När du har sökt fram låntagarna så visas de första låntagarna i det totala sökresultatet överst. Läs in alla låntagare genom att skrolla eller genom att välja en låntagare och klicka på End-tangenten tills alla låntagare är inlästa (se antal låntagare ovanför listan).
- Sortera listan i kolumnen "Låntagargrupper". Du behöver sedan gå igenom de låntagare som endast visas i en låntagargrupp. Dessa låntagare måste antingen raderas eller tilldelas till en annan låntagargrupp, så att du inte tar bort låntagarens enda låntagargrupp.
- Skapa en ny låntagargrupp, som du till exempel kallar "Diverse". Här du kan samla de låntagare som fortsatt ska finnas kvar i systemet, även om de inte ingår i den nya importen. Låntagargruppen ska skapas på samma nivå som grupperna Elever, Anställda och Utgått, så att den kan förbli orörd efter en import. Se [Installationshandbok för Cicero].
- Om låntagaren inte ska finnas kvar i systemet så kan du bara radera låntagaren.
- När alla låntagare har tilldelats en blivande varaktig låntagargrupp kan du radera de oönskade låntagargrupperna. När du tar bort en låntagargrupp tas alla tillhörande låntagare bort från gruppen. Låntagarna kommer fortsatt att vara kvar i systemet. Det är endast låntagargruppen som raderas.
- Gå till F6 🡪 Låntagare och markera ”Redigera låntagargrupper”.
- Klicka på krysset bredvid den låntagargrupp som ska raderas och bekräfta borttagningen genom att klicka "Ja" i popup-fönstret.
- Du kan därefter försäkra dig om att det inte finns några låntagare utan en låntagargrupp genom att söka på ”Ingen låntagargrupp” i F2 🡪 Låntagare. Låntagare som saknar låntagargrupp kan inte låna.
Dokumentinfo: USM0020 Hantering av låntagargrupper som är dubbletter