Det är en bra idé att skriva ut lånelistor (i F5) till eleverna i god tid innan skolåret har kommit till sitt slut.
Trots detta, kommer det nästan alltid att finnas låntagare som inte har återlämnat alla exemplar. Det är möjligt att sätta upp ersättning manuellt för dessa. Därefter kan du skriva ut, eller skicka en saldostatus till låntagaren.
Upprätta ersättning
Gå till F2->Låntagare och sök efter den låntagare som inte har återlämnat alla exemplar. I flik 2, Utlån, finner du samtliga utlån. I fältet status kan du se om boken är återlämnad. Håll musen över exemplarnumret för ett exemplar som inte återlämnats, och klicka sedan på CTRL + C, för att kopiera.
Byt till den fjärde fliken, Mellanhavande, och klicka på 
längst ner på sidan. Välj därefter ”Ersättning”:
Klistra in det kopierade exemplarnumret genom att markera fältet ”Exemplarnr.” och klicka CTRL + V.
Om det redan finns ett pris för det specifika exemplaret, så sätts detta in automatiskt. Se fältet
”Ersättning inkl. moms” i F2->Sökning->Sök exemplar. Alternativt kan man själv sätta ett
standardpris, om man har ställt in uppsättning av standardpriser i F7 -> Standardpriser.
Du kan också skriva det önskade priset direkt i fältet.
Fyll ut eventuellt meddelande till låntagaren, och klicka sedan på ”Skapa”:
När räkningen är upprättad så visas den överst i fliken Mellanhavande. Det lånade exemplaret byter samtidigt status till ”Borttappat, inte betalt”.
Du kan skriva ut räkningen genom att klicka på ”Skriv ut saldouppgörelse”. Du kan välja att göra detta både i pappersform och som en PDF, så att du kan bifoga räkningen till låntagaren, via mail.
Om det är flera räkningar för en och samma låntagare så bör samtliga upprättas innan räkningen skrivs ut. På så sätt får man alla låntagarens missade återlämningar och skulder i samma dokument.
Exempel på hur en räkning/skuld kan se ut:
Återlämning av exemplaret
Om låntagaren lämnar tillbaka exemplaret kommer räkningen automatiskt att annulleras, och ersättningsbeloppet går till 0,00. Samtidigt ändras exemplarets status till Återlämnat.
Betalning av ersättning
Om låntagaren betalar ersättning för ett exemplar, så söker man fram låntagaren i F2 -> Låntagare. I detaljvisningen så går du till flik 4, Mellanhavande, och markerar den räkning som ska betalas. Markera det korrekta beloppet och klicka sedan på knappen ”Betala”. Du kan välja att betala för hela eller delar av beloppet.
SSE/17897/USM/0010