Kommer alla skulder med på den nya saldoöversikten, även de i "Skickat till indrivning"?
Ja, alla obetalda skulder (med status "Skapad" och "Skickat till indrivning") inkluderas i saldoöversikten. I våra vägledningar finns en anpassad mall som sorterar skulder i "Skickat till indrivning" separat, så att man har möjlighet att lägga till en förklarande text, exempelvis om hur dessa skulder kan betalas.
Utlöser en ny skuld en ny saldoöversikt direkt? Vad händer om man verifierar en ersättning?
Nya skulder (eller verifiering av ersättningar) utlöser inte en ny saldoöversikt direkt. Saldoöversikter skickas till den enskilda låntagaren med det antal dagars intervall som är konfigurerat. Det innebär att en eventuell ny skuld eller en verifierad ersättning först skickas ut när det antal dagar har passerat. Om det önskas kan en ny saldoöversikt också skickas manuellt.
Om man skickar en saldoöversikt manuellt, går det då det konfigurerade antalet dagar innan en automatisk saldoöversikt skickas?
Ja. Vid klick på "Skicka saldoöversikt" startar ett nytt intervall, så det går det konfigurerade antalet dagar innan låntagaren får en automatisk saldoöversikt. Man kan alltid skicka en saldoöversikt manuellt. Vid klick på "Skriv ut saldoöversikt" startar INTE ett nytt intervall.
Kan man söka på låntagargrupper under den nya sökningen på låntagare under F5 Mellanhavande, så att man kan hantera låntagargrupperna olika i förhållande till saldoöversikter?
Nej, det är inte möjligt att söka på låntagargrupper, men låntagargrupperna visas i sökresultatet, så att man kan sortera på dem.
Dessutom finns det möjlighet att konfigurera saldoöversikten olika beroende på låntagarens låntagargrupp. Exempelvis kan man filtrera på om låntagaren är medlem i en särskild grupp ("Barn" eller "Utgått") och anpassa texten. När saldoöversikten skickas behöver man således inte anpassa saldoöversikterna manuellt, utan kan låta den automatiska utskickningen ske.
Det dyker upp några skulder som vi inte har sett tidigare, bland annat några gamla skulder. Varför dyker de upp?
Sökningarna i F5 har ändrats, och ni behöver därför anpassa era sökkriterier, exempelvis restbelopp, status, osv. Dessutom rekommenderar vi att man konfigurerar inställningen för att avskriva skulder, så att man får rensat upp i gamla skulder (dessa kommer att sättas i tillståndet "Avskriven" när jobbet är aktiverat).
Skickas blockeringsvarning till samma låntagare igen?
Nej, blockeringsvarning skickas endast till låntagare som inte tidigare har fått en varning i saldoöversikten.
Vad händer med exemplaret och lånet när en ersättning avskrivs?
När en ersättning avskrivs förblir exemplaret i "Försvunnen". Lånet sätts till "Försvunnen, betald" - detta kan kanske vara missvisande, men det är det tillstånd Cicero använder när exemplaret är försvunnet och låntagaren inte längre har en skuld till biblioteket för det aktuella lånet. Avskrivning av avgifter påverkar inte tillståndet för exemplaren eller lånet.
Hur följer vi upp på försvunna exemplar som har blivit avskrivna?
Det går att följa upp avskrivna exemplar genom att regelbundet, till exempel en gång i veckan, göra en sökning i F5->Sök mellanhavande. Sök på Typ=Ersättning, Status=Avskriven och det önskade datumintervallet, till exempel den gångna veckan, i Senaste statusändring. På så sätt hittas alla ersättningar som har avskrivits under det angivna datumintervallet. Kopiera de enskilda exemplarnumren från listan ett i taget till F2->Sök exemplar och gallra dem tillsammans.
Vad är skillnaden mellan att avskriva och att annullera en skuld?
”Avskrivning” används för en skuld som är föråldrad och därför inte längre ska drivas in från låntagaren. Vid avskrivning av ersättningar betraktas exemplaret fortfarande som förlorat, men lånet är inte längre aktivt hos låntagaren.
Annullering används som tidigare när en skuld ändå inte ska registreras på låntagaren. Det kan ha skapats av misstag eller så väljer man att annullera av andra skäl. Vid annullering av ersättningar betraktas exemplaret som utlånat till låntagaren, det vill säga att exemplarstatusen sätts tillbaka till ”Utlånad”.
Vilka låntagare blir blockerade när man aktiverar automatisk blockering? Och har det någon koppling till de automatiska saldoavstämningarna?
När automatisk blockering aktiveras skickas en blockeringsnotifikation till alla låntagare som har över det konfigurerade blockeringsbeloppet i obetalda avgifter och som inte redan är blockerade. Detta gäller oavsett hur gamla avgifterna är och om statusen är Skapad eller Skickad till indrivning. Det rekommenderas att man rensar upp gamla skulder med hjälp av avskrivningsfunktionen innan man aktiverar automatisk blockering, om man inte vill blockera baserat på gamla avgifter.
Låntagare blockerades tidigare genom saldoavstämningen, men detta sker inte längre. Det finns alltså inte längre någon koppling mellan blockeringsnotifikation och saldoavstämningen.
Hur hanteras ersättningar på 0,-? Kommer de med på saldoavstämningen?
Ersättningar på 0,- (som skapas om ett exemplar inte har något ersättningspris och inte täcks av standardpriserna) kommer inte med på saldoavstämningarna, inte heller efter att en eventuell verifieringsperiod har löpt ut.
Man kan i F5 --> skuld --> Sök skuld söka fram ersättningar med belopp på 0,- och sätta ett pris på dem, och de kommer då att inkluderas nästa gång automatiska saldoavstämningar skickas till låntagaren.