Låntagarimport från webtjänst

Cicero innehåller möjlighet att importera information om låntagare kopplade till en institution från
utvalda webbtjänster.

Uppgifter om elever och anställda uppdateras periodiskt med ny information, så att elever t.ex. automatiskt flyttas upp en klass i takt med att institutionen har uppdaterat uppgifterna i sin webbtjänst.

Följande beskriver hur importen hanteras:

1. För varje filial skapas en låntagargrupp med filialens namn. Låntagargruppen skapas som
   låntagargrupp under 'Alla' om den inte redan existerar.
2. Under Filial skapas tre låntagargrupper som heter "Elever", "Anställda" och "Utgått". I dessa skapas låntagargrupper baserat på klassuppgifter från informationstjänsten.
   • Importen ändrar inte i andra låntagargrupper än de nämnda.
   • Importen placerar anställda direkt i gruppen Anställda.
   • För elever skapas en låntagargrupp per klass. En elev kan vara med i många grupper, men som standard importeras endast huvudgruppen.

Cicero matchar elever och anställda på externalIdentifier, sekundärt på personnummer, och till sist matchas på namn och alla adressfält. Låntagare (elever) placeras i de grupper som skapas baserat på uppgifterna från informationstjänsten. Finns personer i importen där Cicero inte hittar någon låntagare att matcha och uppdatera kommer Cicero att skapa en ny låntagare.

Elever kommer således efter importen att kunna hittas i låntagargrupper som ser ut ungefär så här:

• Alla >Brädstrup Skola > Elever >6b

Första gången en import utförs kan det potentiellt skapas dubbletter av låntagargrupper, eftersom strukturen från konvertering från det befintliga systemet inte nödvändigtvis överensstämmer med strukturen som läses från låntagarimportens webbtjänst. Importen behåller då både den ursprungliga strukturen och den importerade så länge de inte överlappar. Låntagarna kommer att tillhöra båda låntagargrupperna. Om skolan är nöjd med den importerade strukturen kan de gamla låntagargrupperna raderas. Säkerställ först att alla elever tillhör någon av de importerade grupperna.

Om flera filialer har samma institutionsnummer kommer klasserna att skapas på båda filialerna, och därmed kommer låntagarna att vara kopplade till klassen på båda filialerna. Detta ses vanligtvis i samband med administrativa sammanslagningar av skolor.

Konfiguration av import av låntagardata från webbtjänst

Det är möjligt att konfigurera vilka data man vill importera, via antingen UNI*C, UC låntagarimport
tjänst, TIETO/IST eller CSV-fil. Detta görs via admin -->Allmänna inställningar -->Låntagare --> Importera låntagarregler.

Konfigurationen är gjord som XML-syntax och ser som standard ut enligt följande:

<ImportLoanerConfiguration>
         <Service>


        </Service>


        <DataToImport>
                  <BirthDate>true</BirthDate>
                  <CPR>true</CPR>
                  <Address>true</Address>
                  <Email>true</Email>
                  <Phone>true</Phone>
                  <AllGroups>false</AllGroups>
                  <Guardian>true</Guardian>

                  </DataToImport>


                 <OverwritePhoneNumbers>false</OverwritePhoneNumbers>
                 <OverwriteEmails>false</OverwriteEmails>
                 <OverwritePickupBranch>true</OverwritePickupBranch>


    <EnableNotificationOnDataUpdate>
                 <SMS>false</SMS>
                 <Email>false</Email>
                 <DigitalPost>false</DigitalPost>
  </EnableNotificationOnDataUpdate>


                <UseCPRasUserId>false</UseCPRasUserId>
                <NotifyNewPatron>false</NotifyNewPatron>


</ImportLoanerConfiguration>

Det är viktigt att den text som står mellan ’< >’ inte ändras och att det endast kan anges ”true” eller
”false”, beroende på om man vill aktivera eller inaktivera import av det aktuella fältet.

• <BirthDate> om denna är false, läggs/förändras födelsedatum inte.
• <CPR> om denna är false, kommer personnummer-fältet att vara tomt vid skapandet av en ny låntagare, och fältet uppdateras inte för befintliga låntagare. Personnummer i de importerade data kommer att användas för att matcha befintliga låntagare oavsett denna inställning.
• <Address> om denna är false, uppdateras fältet inte.
• <Email> om denna är false, läggs/förändras e-postadressen inte.
• <Phone> om denna är false, läggs/förändras telefonnumret inte.
• <AllGroups>
  o Den är som standard inaktiverad (false)
  o Vid import från UNI*C och TIETO/IST gäller att om parametern är inställd på false kommer endast
  huvudgruppen att importeras. Det är vanligtvis elevens klass. Om den är inställd på true, kommer alla grupper kopplade till en låntagare från UNI*C eller TIETO/IST att importeras. Detta inkluderar
  ofta många ämnesgrupper.
• <Guardian> detta är endast relevant vid import från UNI*C, TIETO och IST. Om denna är inställd på
  true, eller inte är inställd, kommer ekonomiskt ansvariga att importeras för låntagare. Om den är false, importeras de inte. Den är som standard aktiverad.
• <OverwritePhoneNumbers> om denna är true kommer befintliga telefonnummer att
  skrivas över/raderas.
• <OverwriteEmails> om denna är true kommer befintliga e-postadresser att skrivas över/raderas.
• <OverwritePickupBranch> om denna är true kommer låntagarnas tillhörande filial att skrivas över.
• <EnableNotificationOnDataUpdate><SMS> om denna är true kommer SMS-meddelanden
  att aktiveras för det importerade mobilnumret, om låntagaren inte redan har ett mobilnummer
  för meddelanden. För att SMS-meddelanden ska skickas måste Cicero också vara konfigurerat för att skicka SMS-meddelanden
• <EnableNotificationOnDataUpdate><Email> om denna är true kommer e-postmeddelanden
  att aktiveras för den importerade e-postadressen, om låntagaren inte redan har en e-postadress för meddelanden. För att e-postmeddelanden ska skickas måste Cicero också vara konfigurerat för att skicka e-post.
• <EnableNotificationOnDataUpdate><DigitalPost>
  OBS! Denna funktion fungerar ej för Sverige och ska därför förbli false!
  Om denna är true kommer digitala postmeddelande att aktiveras för en låntagare om det är första gången låntagaren importeras.
• <UseCPRasUserId> om denna är true kommer ett låntagar-ID  att skapas med låntagarens personnummer. Dock under förutsättning att personnummer importeras och finns tillgängligt.
• <NotifyNewPatron> om denna är true kommer 'Välkommen till nya låntagare e-postmeddelanden att skickas till låntagare som skapas genom importen.

Förutom att de olika reglerna för låntagarimport måste konfigureras, måste det också konfigureras vilken låntagarimport-webbtjänst som ska användas. Cicero stöder följande integrationer:

• UNI-Login’s Infotjänst (ws17)
• UC låntagareimporttjänst
• Tieto, IST, Schoolsoft, Feide
• CSV-filer

UNI-Login’s Infotjänst (ws17)

Om denna tjänst ska integreras måste <UNICImport/> läggas till i <Service>-elementet så att
det ser ut på följande sätt:

<ImportLoanerConfiguration>
<Service>
<UNICImport/>
</Service>
…
</ImportLoanerConfiguration>

UC låntagare importtjänst

Om det ska integreras till denna tjänst ska följande läggas till i <Service>-elementet:

<ImportLoanerConfiguration>
           <Service>
                    <UCImport>
                              <ServiceURL>URL</ServiceURL>
                              <UcKortNavn>name</UcKortNavn>
                              <ApiKey>key</ApiKey>
                  </UCImport>
         </Service>
…


</ImportLoanerConfiguration>

• <ServiceURL>: URL:en till UC låntagarimpor webbtjänsten.
• <UcKortNavn>: Kortnamnet på institutionen.
• <ApiKey>: En delad hemlighet.

Tieto, IST, Schoolsoft, Feide

Om det ska integreras till denna tjänst ska <Import/> läggas till i <Service>-elementet så att
det ser ut på följande sätt:

<ImportLoanerConfiguration>
           <Service>
                    <Import>
                   <UseImportHierarchy>true/false</UseImportHierarchy>
                   </Import>
          </Service>
…
</ImportLoanerConfiguration>

<UseImportHierarchy>:

Boolean som bestämmer om Ciceros låntagaregrupp-hierarki ska spegla grupphierarkin från den externa datakällan. Denna är som standard satt till ”False”.

Det kan vara relevant att sätta denna till ”True” när flera skolor använder samma bibliotek (filial). Om
det finns flera skolor under samma filial medan booleanen är satt till ”False”, kommer det inte vara möjligt att se vilken skola den enskilda klassen tillhör. Om skolorna har klasser med samma namn, kommer de att
skapas som en enda klass i Cicero. Vi rekommenderar därför att sätta booleanen till ”True” i dessa fall, eftersom detta kommer att lägga till en nivå i låntagaregrupp-hierarkin som gör det möjligt att skilja skolorna åt. Detta innebär dock att alla skolor får ytterligare en nivå – inte bara de skolor där det finns flera skolor per bibliotek (filial).

Exempel:

False: En låntagaregrupp-hierarki skapas i Cicero på följande sätt:
- All
        Filial A
                  ▪ Elever
                              • Klass A
                              • Klass B
      Filial B
                ▪ Elever
                             • Klass A
                             • Klass B

Sant: Det skapas en lånegruppshierarki i Cicero på följande sätt:
- All
       Filial A
                ▪ Elever
                           • Skola A
                                        o Klass A
                                        o Klass B
                          • Skola B
                                       o Klass A
                                       o Klass B
     Filial B (Skola C)
                ▪ Elever
                           • Skola C
                                     o Klass A
                                     o Klass B

CSV-filer

Vid import från CSV-filer är <Service>-elementet utan betydelse och kan därför vara tomt:

<ImportLoanerConfiguration>
<Service></Service>
…
</ImportLoanerConfiguration>