Hoppa till huvudinnehållet
Logga in

Sök

Cicero Explore Användarhandbok

  • Uppdaterad

Innehållsförteckning

1 Inledning

Cicero Explore ger möjlighet att få insikt i egna data genom interaktiva rapporter med möjlighet att gå in i detalj med siffrorna.

Detta dokument beskriver funktionaliteten och rapporterna i Cicero Explore.

2 Inställning i Cicero

Cicero måste konfigureras för att överföra data till statistik, men i övrigt behöver ingen särskild inställning göras i Cicero.

Om man använder självbetjäningsautomater eller annan SIP2-utrustning är det viktigt att säkerställa att en filial är konfigurerad på SIP2-användarna, annars kan systemet inte avgöra vilken filial ett lån har gjorts på. Se mer i användarmanualen för Cicero-klienten om vägledning behövs för hur detta konfigureras.

3 Data i Cicero Explore

Data i Cicero Explore överförs dagligen från Cicero LMS, vilket innebär att ett lån som görs idag först kan ses i rapporterna imorgon.

Generellt kan kvaliteten på konverterade data vara lägre än kvaliteten på data som produceras i Cicero-klienten. Detta bör man vara medveten om när man tittar på data från perioden innan Cicero-klienten togs i drift.

4 Rapporter

Cicero Explore kan nås via F8.

Det krävs att ange användarnamn och lösenord för att kunna komma åt rapporterna. Om du inte har ett användarnamn och lösenord, kontakta din systemadministratör eller supporten.

Figur 1: Framsida

Figur 2: Översikt över standardrapporterna

4.1 Allmän funktionalitet

I rapporterna finns det ofta en visualisering av data tillsammans med en rad tabeller som kan användas för filtrering. Om man till exempel är intresserad av utlåningssiffrorna för en given SAB/DDC huvudgrupp, kan man markera en huvudgrupp i tabellen, och därefter kommer de övriga tabellerna och graferna att uppdateras med data filtrerad till den valda huvudgruppen. Genom att använda CTRL-tangenten kan man välja flera element i tabellerna.

Figur 3: Filtrering av data genom att välja en rad specifika SAB/DDC huvudgrupper

Längst upp i alla rapporter finns en kriteriebar som man kan använda för att filtrera exempelvis på tid eller till utvalda filialer.

Figur 4: Kriteriebar

Om man vill välja alla alternativ i kriteriebaren utom ett specifikt värde, kan man skriva ett utropstecken följt av värdet man inte vill inkludera. Om man till exempel vill se alla Placeringsfilialer utom Fjärnlager, skriver man !Fjärnlager och trycker på sökknappen.

Figur 5: Sökmöjlighet i kriteriebar. Sök på allt utom Fjärnlager

Därefter väljer man ’Välj alla’ längst ner till höger bland alternativen.

Figur 6: Välj alla sökmöjligheter i kriteriebar

Generellt kan följande guide följas för att optimera alternativen i kriteriebaren:

Figur 7: Tillgängliga operatorer i kriteriebar

Under kriteriebaren finns en navigationsbar där man kan gå fram och tillbaka mellan rapporterna , återställa val i tabellerna  och gå tillbaka till standardrapportöversikten .

 

Genom att högerklicka på tabeller och grafer får man en rad alternativ. Det är till exempel möjligt att:

  • Ändra en grafisk visning till tabellvisning av de bakomliggande siffrorna.
  • Exportera till Microsoft Excel

Figur 8: Alternativ vid högerklick. Klicka på tabellikonen för att visa de bakomliggande siffrorna för grafen.

Observera ikonen för detaljgranskning på grafen över antal utlån per månad. När denna ikon visas på grafer, tabeller eller nyckeltal/KPI betyder det att det finns möjlighet att zooma in på en detaljnivå genom att klicka på ikonen.

Om man har gjort en detaljgranskning kommer man tillbaka till den föregående rapporten genom att använda ikonen för att minska detaljgranskningen i menyraden. Observera att detaljgransknings-ikonen är konfigurerad så att alla filtreringar tas bort när man återvänder till den föregående rapporten. Detta är ett medvetet val för att undvika att rapporten filtreras av val från en tidigare rapport som man inte är medveten om.

5 Standardrapportbeskrivning

5.1 Antal utlån

Rapporten visar utlåningssiffrorna med möjlighet att se antal utlån fördelat på exemplartyp, ämnesord, SAB/DDC huvudgrupper, genre, placering, låntagargrupp samt över tid månad för månad.

I kriterieraden finns möjlighet att filtrera rapporten till en period (antingen dynamiskt eller via kalender), filial, exemplartyp, tema, avdelning, sektion, uppställning, deluppställning, språk, SAB/DDC och fjärrlån.

Rapporten visar antal utlån månad för månad, men genom att klicka på en månad och därefter på , finns möjlighet att se hur utlånen fördelar sig dag för dag under den valda månaden.

Figur 9: Utlån per månad och per dag.

I rapporten över utlån per dag är det möjligt via kriterieraden att filtrera rapporten till en period (antingen dynamiskt eller via kalender) och cirkulationsplaceringshierarkin.

Om man går tillbaka till ’Antal utlån’-rapporten är det också möjligt att välja en eller flera SAB/DDC huvudgrupper och därefter klicka på , för att se utlånens fördelning på SAB/DDC klassifikationer.

Figur 10: Utlån per DK5 huvudgrupp och per DK5 både som tabell och graf

I rapporten över utlån fördelat på SAB/DDC är det möjligt via kriterieraden att filtrera rapporten till en period (antingen dynamiskt eller via kalender), cirkulationsplaceringshierarkin och SAB/DDC.

Om man går tillbaka till ’Antal utlån’-rapporten är det också möjligt att öppna rapporten ’Antal utlån (låntagare)’ genom att trycka på denna ikon. Filtreringarna som valts i den ursprungliga rapporten ’Antal utlån’ förs vidare till den andra rapporten, som visar utlån fördelat på olika låntagarinformation (beskrivet närmare nedan).

Generellt visar alla tre rapporter de rena utlåningssiffrorna i sammanfattningarna i tabellerna. Om en låntagare har flera låntagargrupper, kommer låntagarens utlån att räknas med för varje låntagargrupp, men endast räknas en gång i sammanfattningen i tabellen. Detsamma gäller för sammansatta exemplar som har flera exemplartyper.

Förnyelser räknas inte som utlån.

5.2 Antal utlån per timme

Rapporten visar hur utlånen fördelar sig över en dag med möjlighet att filtrera på filial.

I kriteriefältet finns möjlighet att filtrera rapporten till en period (antingen dynamiskt eller via kalender), avdelning, sektion, uppställning, deluppställning och veckodag. Om rapporten filtreras till en eller flera specifika veckodagar, kommer rapporten att visa utlån på de valda veckodagarna från den valda perioden.

5.3 Cirkulationsöversikt

Rapporten visar en översikt över antal utlån, förnyelser och återlämningar, samt en visualisering av det totala antalet aktiviteter (här definierat som en summa av utlån och återlämningar) månad för månad.

I kriteriefältet finns möjlighet att filtrera rapporten på en period (dynamiskt eller via kalender), cirkulationsplaceringshierarki, exemplartyp, ämnesord, SAB/DDC huvudgrupper, tema, avdelning och sektion.

5.4 Fjärrlån (utlån)

Rapporten visar en översikt över utlånade fjärrlån från ett bibliotek, dvs. utlån till andra bibliotek. Det finns tre nyckeltal som visar antal beställningar, utlån och avbrutna fjärrlån från den valda perioden. De utlånade fjärrlånen visas också i en graf fördelad per månad. Dessutom innehåller rapporten en tabell över totalt antal fjärrlån, aktiva beställningar, utlånade fjärrlån och avbrutna fjärrlån fördelade på låntagarfilialer. Slutligen finns en tabell över fjärrlån fördelade på SAB/DDC huvudgrupp.

Genom att klicka på en månad och därefter på ikonen  visas fjärrlån fördelade på dagar för den valda perioden.

I kriteriefältet finns möjlighet att filtrera rapporten på en period både dynamiskt eller via kalender.

5.5 Fjärrlån (inlån)

Rapporten visar en översikt över inlånade fjärrlån, dvs. utlån där exemplaret först har lånats från andra bibliotek. Det finns tre nyckeltal/KPI som visar antal beställningar, utlån och avbrutna fjärrlån från den valda perioden. De inlånade fjärrlånen visas också i en graf fördelad per månad. Dessutom innehåller rapporten tabeller med de inlånade fjärrlånen fördelade på SAB/DDC huvudgrupper samt låntagargrupper. De inlånade fjärrlånen är också visualiserade i ett cirkeldiagram fördelat på kön och i en graf fördelad på åldersgrupper.

Genom att klicka på en månad och därefter på ikonen  visas fjärrlån fördelade på dagar för den valda perioden. Detsamma gäller för grafen med åldersgrupp, där fjärrlånen fördelar sig på de enskilda åldrarna.

I kriteriefältet finns möjlighet att filtrera rapporten på en period både dynamiskt eller via kalender.

5.6 Topp 50 utlånade exemplar

Rapporten visar en lista över de 50 mest utlånade exemplaren med exemplarets titel, författare och SAB/DDC. Dessutom visar rapporten utlån fördelade på låntagargrupp och placering. I rapporten kan man klicka på en specifik titel i topp 50-listan och se hur utlån av denna bok fördelar sig på låntagargrupp och placering.

I kriteriefältet finns möjlighet att filtrera rapporten på en period (dynamiskt eller via kalender), filial, avdelning, sektion, uppställning, deluppställning, exemplartyp och låntagargrupp.

I rapporten är periodika inte inkluderade.

5.7 Exemplarbestånd

Rapporten visar ett nyckeltal/KPI över det nuvarande exemplarbeståndet och de nuvarande titlarna. Dessutom visar rapporten exemplarbeståndet med möjlighet att filtrera på avdelningar, uppställning och deluppställningar.

I kriteriefältet finns möjlighet att filtrera rapporten på exemplargrupp, filial, exemplartyp, nuvarande exemplarstatus, SAB/DDC, ämneord, titel, språk, avdelning och sektion.

Exemplar med status ’Gallrad’ och ’Avslutat Fjärrlån’ räknas inte med i den nuvarande exemplarbeståndet. Observera att exemplar med statusarna ’Försvunnen’ och ’På väg’ som utgångspunkt räknas med i exemplarbeståndet, men att exemplar med dessa statusar kan sorteras bort genom att använda nuvarande exemplarstatus i kriteriefältet.

5.8 Ändringar i exemplarflöde

Rapporten visar en översikt över inköpta exemplar, gallrade exemplar och skillnaden mellan inköpta och gallrade exemplar fördelat på filialer och tid.

Rapporten innehåller dessutom en visualisering där man per placering kan se om det har varit fler inköp än gallringar eller tvärtom.

I kriteriefältet finns möjlighet att filtrera på en period (dynamiskt eller via kalender), placeringshierarkin, eller filial, avdelning, sektion, uppställning och deluppställning individuellt samt SAB/DDC huvudgrupp och SAB/DDC.

5.9 Prenumerationer av periodika

Rapporten ger en inblick i prenumerationer av periodika först genom ett nyckeltal/KPI som visar det totala antalet prenumerationer av periodika för närvarande. Dessutom visas antalet prenumerationer av periodika fördelat på placeringen via placeringshierarkin som kan expandera. Slutligen visas antalet prenumerationer fördelat på titlar.

5.10 Inköp av exemplar

Rapporten ger en inblick i inköpta exemplar. Först visas ett nyckeltal/KPI med kontoförbrukningen i SEK, därefter ett nyckeltal/KPI över antalet inköpta exemplar och ett nyckeltal/KPI över exemplars pris i SEK. Nedanför visas en graf över antalet inköpta exemplar månad för månad. Slutligen visas en tabell med kontoförbrukning, inköpta exemplar och exemplars pris fördelat på de olika kontona.

Exemplar som inte har beställts via Cicero framgår inte som inköpta med en relation till ett konto. Konton som används för låntagarens skuld kommer att framgå av rapporten, men det kommer sannolikt inte att finnas några inköpta exemplar.

I kriteriefältet är det möjligt att filtrera på period (dynamiskt eller via kalender), nuvarande exemplarstatus och typ.

5.11 Topp 50 aktuella reservationer

Rapporten visar listan över de 50 mest reserverade titlarna just nu med exemplarets titel, författare och SAB/DDC. Det finns dessutom möjlighet att filtrera på exemplartyp.

Genom att klicka på en titel i topp 50-listan visas dess avhämtningsplats (filial) samt Cicero-id.

I kriteriefältet finns möjlighet att filtrera rapporten på avhämtningsplats och exemplartyp.

Rapporten inkluderar endast aktiva reservationer och tar inte med periodika.

5.12 Reservationsöversikt

Rapporten visar en översikt över antalet nuvarande reservationer, antalet skapade reservationer och antalet uppfyllda reservationer. Dessutom innehåller rapporten också en visualisering över antalet skapade och uppfyllda reservationer månad för månad.

I kriteriefältet finns möjlighet att filtrera rapporten på en period (dynamiskt eller via kalender), filial, ämneord, SAB/DDC huvudgrupp, tema, exemplartyp och nuvarande reservationsstatus.

Varje nyckeltal/KPI i rapporten har en  ikon, som leder vidare till en mer detaljerad rapport över respektive aktuella reservationer, skapade reservationer och uppfyllda reservationer.

Detaljgransknings-rapporten över aktuella reservationer kan filtreras på exemplartyper, ämnesord och SAB/DDC. Dessutom innehåller rapporten en visualisering över upphämtningsplats för aktuella reservationer. I kriteriefältet finns möjlighet att filtrera på exemplartyp, låntagartyp och reservationstyp.

Detaljgransknings-rapporten över skapade reservationer ger en översikt över både skapade reservationer och ej upphämtade reservationer. Rapporten kan filtreras på både ämnesord och SAB/DDC. Dessutom innehåller rapporten en visualisering över antal skapade reservationer och ej upphämtade reservationer månad för månad. I kriteriefältet finns möjlighet att filtrera på en period (dynamisk eller via kalender), aktuell reservationsstatus, reservationstyp, låntagartyp, exemplartyp och upphämtningsfilial.

Detaljgransknings-rapporten över uppfyllda reservationer ger en översikt över antalet uppfyllda reservationer, antalet reservationer uppfyllda via reservationshyllan och reservationer uppfyllda av låntagare. Uppfyllda via reservationshyllan är reservationer uppfyllda genom att personalen har hittat böckerna och placerat dem på reservationshyllan, varefter ett meddelande har skickats till låntagaren som sedan hämtat boken. Reservationer uppfyllda av låntagaren är vanligtvis ’beställningar’, där låntagaren har reserverat ett exemplar hemifrån men själv hittat det på biblioteket innan det har hunnit hamna på en plocklista. Alltså har det vid den ena typen varit en anställd involverad, medan det vid den andra typen sannolikt inte har varit en anställd involverad.

Rapporten kan filtreras på ämneord och SAB/DDC. Dessutom innehåller rapporten en visualisering över det genomsnittliga antalet vänt- och upphämtningsdagar månad för månad. I kriteriefältet finns möjlighet att filtrera på en period (dynamisk eller via kalender), exemplartyp, låntagartyp, reservationstyp och exemplar tillgängligt vid skapande.

5.13 Reservationshyllan

Rapporten visar en översikt över reservationer placerade på reservationshyllan. I rapporten visas först en rad KPI:er över antalet upphämtade reservationer, genomsnittliga upphämtningsdagar, antal ej upphämtade reservationer och den procentuella andelen ej upphämtade reservationer. Därefter visas tre tabeller med genomsnittliga upphämtningsdagar och den procentuella andelen ej upphämtade reservationer fördelat på filial, låntagargrupper och materialtyp.

I kriteriefältet är det möjligt att filtrera på en period (dynamisk eller via kalender), upphämtningsfilial och framhämtningsfilial.

5.14 Antal reservationer per timme

Rapporten visar reservationer fördelade per timme för den valda perioden i en graf. Dessutom visas reservationer fördelade per filial i en tabell.

I kriteriefältet är det möjligt att filtrera på en period (dynamisk eller via kalender), veckodag och exemplar tillgängligt vid skapande som anger beställning eller reservation. Om rapporten filtreras till en eller flera specifika veckodagar, kommer rapporten att visa reservationer på de valda veckodagarna för den valda perioden.

5.15 Uppfyllande av reservationer

Rapporten ger en inblick i uppfyllda reservationer. Det finns fyra nyckeltal/KPI:er som visar respektive reservationer inklusive beställningar (summan av både reservationer och beställningar), procentandel uppfyllda på egen filial, antal reservationer (exemplar som inte kunde uppfyllas från hyllan vid reservationstillfället) och antal beställningar (exemplar som kunde uppfyllas från hyllan vid reservationstillfället).

Antalet reservationer inklusive beställningar visas fördelat per månad i en graf. Dessutom innehåller rapporten fyra tabeller som visar reservationer inklusive beställningar fördelat på respektive avhämtningsfilial, framplockningsfilial, SAB/DDC huvudgrupp samt låntagargrupp.

Genom att klicka på en månad och därefter på ikonen  visas reservationer inklusive beställningar fördelat på dagar för den valda perioden.

I kriteriefältet är det möjligt att filtrera på en period (dynamiskt eller via kalender) och materialtyp.

5.16 Framplockningstid

Rapporten ger en inblick i framplockningstiden för reservationer först via en sammanfattningstabell som visar antal reservationer fördelat på framplockningstiden i intervaller av 0-24 timmar, 24-48 timmar, >= 48 timmar och till sist reservationer som ännu inte har plockats fram. Dessutom visas procentandelen av reservationer som har plockats fram inom dessa intervaller.
Framplockningstiden är tiden från beställningstidpunkten till ’Klar för avhämtning’.

Genom att välja en specifik period, framplockningsfilial och låntagargrupp visas en tabell över alla reservationer under dessa kriterier med information om beställningstidpunkten, när reservationen var klar för avhämtning, framplockningstiden i timmar, utlåningstidpunkten, leveranstiden i timmar, framplockningsfilial, avhämtningsfilial, placering vid utlåningstidpunkten, SAB/DDC, författare, titel och faustnummer.

Utöver period, framplockningsfilial och låntagargrupp är det också möjligt att välja om exemplaret var tillgängligt vid skapandet av reservationen (reservation eller beställning) och den aktuella reservationsstatusen i kriteriefältet.

Framplockningstid sparades inte för reservationer före april/maj 2020, och därför kommer rapporten att visa felaktiga siffror om man tittar på en period som inkluderar tiden före.

5.17 Leveranstid

Rapporten ger en inblick i leveranstiden för reservationer först via en sammanfattningstabell som visar antal reservationer fördelat på leveranstiden i intervaller av 0-24 timmar, 24-48 timmar, >= 48 timmar och till sist reservationer som ännu inte har levererats/utlånats. Dessutom visas procentandelen av reservationer som har levererats inom dessa intervaller.
Leveranstiden är tiden från beställningstidpunkten till utlåningstidpunkten.

På samma sätt som ovanstående rapport visas en tabell med information om alla reservationer under valda kriterier när en period, framplockningsfilial och låntagargrupp har valts.

I kriteriefältet är det möjligt att välja en period, framplockningsfilial, om exemplaret var tillgängligt vid skapandet av reservationen (reservation eller beställning), aktuell reservationsstatus och låntagargrupp.

Leveranstid sparades inte för reservationer före april/maj 2020, och därför kommer rapporten att visa felaktiga siffror om man tittar på en period som inkluderar tiden före.

5.18 Låntagaröversikt

Rapporten visar en översikt över nyregistrerade låntagare och låntagarens senaste aktivitet. Det är låntagarens senaste aktivitet som räknas med. Om en låntagare har flera aktiviteter inom de valda filtren, så är det endast den senaste som inkluderas. Rapporten kan filtreras på låntagargrupp.

Dessutom innehåller rapporten en visualisering över antal nyregistrerade låntagare förra året jämfört med i år månad för månad.

I kriteriefältet finns möjlighet att filtrera på en period (dynamisk eller via kalender), låntagargrupp och tillhörande filial. Tillhörande filial motsvarar låntagarens primära hämtställe för exemplar.

5.19 Antal utlån (låntagare)

Rapporten ger en inblick i utlån fördelat på månad, kön, åldersgrupp, låntagargrupp, kommun och postnummer.

Genom att klicka på en månad och sedan på ikonen  visas utlån fördelat på dagar för den valda perioden. Detsamma gäller för grafen med åldersgrupp, där utlån fördelas på de enskilda åldrarna.

Dessutom är det också möjligt att öppna rapporten ’Antal utlån’ genom att trycka på denna ikon . Kriterierna som valts i den ursprungliga rapporten ’Antal utlån (låntagare)’ förs vidare till den andra rapporten, som beskrivs tidigare.

I kriteriefältet är det möjligt att filtrera på en period (dynamisk eller via kalender) och filial, exemplartyp, tema och avdelning.

5.20 Skickade meddelanden

Rapporten ger en inblick i skickade meddelanden. Först visas en rad nyckeltal/KPI:er med antalet SMS, e-post, digital post och användardefinierat protokoll. Användardefinierat protokoll är exempelvis Bibliotek-appen. Därefter visas två tabeller med antalet meddelanden fördelat på typ och låntagargrupp.

I kriteriefältet är det möjligt att filtrera på en period (dynamisk eller via kalender).

5.21 Aktivitet per användare

Rapporten ger en inblick i användaraktiviteter. Sex cirkeldiagram visar aktiviteter på respektive reservationer, utlån, förnyelser, återlämningar, avgifter & ersättningar och låntagarregistrering fördelat på användartyp. Detta är också sammanställt i en övergripande tabell. Dessutom visas alla aktiviteter fördelat på användare i en tabell.

I kriteriefältet är det möjligt att filtrera på en period (dynamisk eller via kalender).

Genom att klicka på ikonen  under de olika cirkeldiagrammen öppnas en ny rapport, som också visar den specifika handlingen över tid fördelat på användartyp.

5.22 Mellanhavande (status)

Rapporten visar en översikt över obetalda skulder både i antal och i kr. Först visar rapporten ett nyckeltal/KPI över antalet obetalda skulder just nu. Nedanför visas obetalda skulder i ett stapeldiagram fördelat på de olika åldersgrupperna. Därefter visas ett cirkeldiagram över antalet obetalda skulder fördelat på avgifter och ersättningar. Nedanför visas även ett cirkeldiagram över summan av obetalda skulder fördelat på avgifter och ersättningar. Vid sidan av cirkeldiagrammen visas en tabell över obetalda skulder i antal och belopp fördelat på låntagargrupp. Här är det möjligt att öppna hierarkin så att man kan se fördelningen inom låntagargruppens hierarki. Slutligen visas en tabell över obetalda skulder i antal och belopp fördelat på materialtyp.

I kriteriefältet finns möjlighet att filtrera på typ av skuld.
Rapporten tittar endast på skulder vars status är skapad eller skickad för indrivning.

5.23 Mellanhavande (utveckling)

Rapporten visar en översikt över utvecklingen av skulder. Först visas en rad nyckeltal/KPI:er över skapade, betalda, avbrutna, avskrivna och återbetalda skulder.
Skapade är skulder som har skapats under den valda perioden.
Betalda är skulder vars sista status är ”Betald” eller ”Indrivning avslutad” under den valda perioden.
Avbrutna är skulder vars sista status är ”Avbruten” eller ”Fullt nedreglerad” under den valda perioden.
Avskrivna är skulder vars sista status är ”Avskriven” under den valda perioden.
Återbetalda är skulder vars sista status är ”Återbetald” under den valda perioden.

Till höger om nyckeltalen/KPI:erna visas ett linjediagram med utvecklingen av antalet obetalda skulder. En skuld som exempelvis skapas den 1 maj 2023 och betalas den 15 juli 2023 räknas med i både maj, juni och juli.

Nedan visas ett stapeldiagram över fördelningen av skulder. Om en skuld skapas i februari 2023 och betalas i juni 2023, räknas den som skapad i februari 2023 och som betald i juni 2023.

I kriteriefältet finns möjlighet att filtrera på period både dynamiskt och via kalender. Dessutom kan man filtrera på typ av skulder.

5.24 Egna rapporter startsida

Denna startsida är för att visa de rapporter kommunen själv skapar. Det är möjligt att själv skapa rapporter om man har köpt Targit designerklienten. Det är alltså möjligt att skapa mycket specifika rapporter och visa dem för övriga anställda utan att dessa behöver ha kunskap om Cicero Explore.

Figur 11: Startsida för de rapporter kommunen själv skapar

Relaterade artiklar

Hittade du inte vad du sökte?

I forumet kan du ställa frågor och dela kunskaper med andra bibliotekarier.

Har du en bra idé?

Om du har förslag på ändringar av en Cicero-produkt kan du skicka ett mail till oss.

Skicka förslag