Uppgiftssystemet i Cicero gör det möjligt att automatiskt generera arbetsuppgifter vid specifika händelser. De automatiskt genererade uppgifter tilldelas vissa konfigurerade arbetsområden. Ett arbetsområde tilldelas också en eller flera användare som är ansvariga för att hantera uppgifterna inom arbetsområdet.
Det är också möjligt att tilldela manuellt skapade uppgifter till ett arbetsområde (se Uppgifter).
Skapa och redigera arbetsområden
Arbetsområdena underhålls under Uppgifter > Arbetsområden på följande sätt:
- Klicka på "Skapa arbetsområde" eller välj ett befintligt arbetsområde i listan. Detta öppnar arbetsområdets detaljsida.
- Fyll i namn och eventuell beskrivning.
- Lägg till anslutna användare.
- Markera de uppgifter som ska autogenereras inom det aktuella arbetsområdet och ge eventuellt uppgiften en prioritet (Hög, Mellan, Låg).
OBS! Att vissa användare är anslutna till ett arbetsområde innebär INTE att de automatiskt blir satta som "Ansvarig" för en uppgift. I uppgiftssökningen har de dock möjlighet att enkelt söka efter uppgifter som tillhör arbetsområden där de är anslutna som användare (se Uppgifter).
OBS! En uppgift måste vara ansluten till minst ett arbetsområde för att den ska genereras automatiskt.
Översikt över automatiskt genererade uppgifter
Följande uppgifter kan kopplas till ett arbetsområde. Genom att välja en eller flera av följande uppgifter på ett arbetsområde genereras de aktuella uppgifterna automatiskt och kommer att visas i uppgiftsöversikten för de användare som är anslutna till arbetsområdet. Observera att samma uppgift kan kopplas till flera arbetsområden.
Automatiska exemplarvalslistor genereras
Det är möjligt att konfigurera Cicero för att automatiskt generera exemplarvalslistor. Listorna skapas automatiskt varje lördag (genom ett nattligt jobb). När en ny automatiskt genererad exemplarvalslista har skapats, skapas en arbetsuppgift för att påminna om att den nya listan ska granskas.
Biblioteksrutten för "Biblioteket kommer" ska förberedas
I Cicero kan körsträckor skapas för "Biblioteket kommer"-låntagare. Det är möjligt att bli informerad via en arbetsuppgift ett antal dagar innan rutten ska köras. Antalet dagar innan definieras i konfigurationen "Dagar innan automatisk skapande av arbetsområdesuppgift".
Debitorintegrationsvarning/information mottagen samt Debitorintegrationsfel mottaget
Det rekommenderas att använda dessa två uppgifter innan integrationen till debitorsystemet aktiveras.
Uppgifterna skapas vid fel i debitorintegrationen (där sändningen av data misslyckas) samt vid varning/information (där sändningen av data lyckas, men debitorsystemet skickar tillbaka meddelande om något som eventuellt behöver följas upp). När en av dessa uppgifter skapas måste man hantera de inkommande meddelandena från integrationen genom att kontakta debitoravdelningen eller Cicero support, och rätta eventuella fel i konfigurationen eller data.
Det sista exemplaret som kunde uppfylla en del av en parallellreservation har försvunnit/gallrats
Det kan skapas en arbetsuppgift när en av reservationerna i en parallellreservation inte längre kan uppfyllas, eftersom det sista exemplaret har försvunnit/gallrats.
Det ger den ansvarige för uppgiften möjlighet att bedöma hur parallellreservationen ska hanteras. Ofta behövs ingen åtgärd om andra reservationer i parallellreservationen potentiellt kan uppfyllas, vilket framgår av uppgiftsbeskrivningen.
Det sista exemplaret som kunde uppfylla en del av en seriebokning har försvunnit/gallrats
En arbetsuppgift kan skapas när en av bokningarna i seriebokningen inte längre kan uppfyllas eftersom det sista exemplaret har försvunnit/gallrats.
Det ger den ansvarige för uppgiften möjlighet att bedöma hur seriebokningen ska hanteras.
Dubblerade låntagare
En arbetsuppgift skapas om importerade låntagare matchar mer än en befintlig låntagare. Uppgiften kommer att innehålla följande text: "Möjliga dubbla låntagare: låntagare 1, låntagare 2". Detta gäller både vid låntagarimport från STIL, UC Web service eller CSV-filer.
Vid dubbletter bör en rensning göras i låntagarregistret.
E-post ej skickad i samband med skapande av låntagare via CMS API
En arbetsuppgift skapas om ett e-postmeddelande inte kunde skickas till den angivna ekonomiskt ansvariga vid skapande av låntagare via CMS API (t.ex. genom DitmerFlex). Uppgiften kommer att ange om låntagaren skapades eller inte, och kommer att innehålla namn (och eventuellt låntagarnummer) på låntagaren och den ekonomiskt ansvariga, samt e-postadressen som försöktes användas.
Om e-postkonfigurationen är korrekt beror felet troligen på en felaktigt angiven e-postadress, och man kan eventuellt försöka kontakta den ekonomiskt ansvariga på annat sätt. Det går inte att skicka meddelandet igen eftersom det inte visas under "Misslyckade meddelanden" som andra meddelanden.
E-post ej skickad i samband med tillägg/uppdatering av ekonomiskt ansvarig via CMS API
En arbetsuppgift skapas om ett e-postmeddelande inte kunde skickas i samband med uppdatering av den ekonomiskt ansvarige för låntagaren via CMS API (t.ex. genom DitmerFlex). Uppgiften kommer att ange om uppgifterna uppdaterades eller inte, och kommer att innehålla namn (och eventuellt låntagarnummer) på låntagaren och den ekonomiskt ansvariga, samt e-postadressen till den ekonomiskt ansvariga som försöktes användas.
Om e-postkonfigurationen är korrekt beror felet troligen på en felaktigt angiven e-postadress, och man kan eventuellt försöka kontakta den ekonomiskt ansvariga på annat sätt. Det går inte att skicka meddelandet igen eftersom det inte visas under "Misslyckade meddelanden" som andra meddelanden.
Ersättning betald
En arbetsuppgift skapas när en ersättning betalas. Därefter kan exemplaret gallras. Om det är ett fjärrlånsexemplar ska exemplaret inte gallras, men statusen för fjärrlånet ska ändras från "4.7 Förlorad" till "5.3 Avslutad".
Ersättning skapad
Som en del av det nattliga jobbet för tilldelning av ersättningar skapas en arbetsuppgift med en översikt över automatiskt skapade ersättningar som ännu inte har verifierats. Det ger möjlighet att verifiera att ersättningsbeloppet är korrekt innan ersättningen blir synlig för låntagaren.
En förutsättning för detta är att en verifieringsperiod har konfigurerats i inställningarna under Admin > Allmänna inställningar > Skuld > "Dagar innan automatisk verifiering av ersättningar".
Faktura utanför avgiftstaket
Vid användning av e-faktura kan en arbetsuppgift skapas om fakturan inte kan godkännas automatiskt på grund av att beloppet överskrider avgiftstaket. Istället måste fakturan godkännas manuellt eller avvisas.
Inaktiva låntagare kunde inte raderas på grund av obetalda belopp
Om automatisk radering av inaktiva låntagare är aktiverad under Admin > Allmänna inställningar > Låntagare > "Radera låntagare automatiskt efter x antal dagar utan aktivitet", kan en arbetsuppgift skapas med information om vilka låntagare som inte kunde raderas och varför, så att man kan hantera dessa manuellt.
Arbetsuppgiften för radering av inaktiva låntagare körs varje lördag.
Skuld till minderårig utan ekonomiskt ansvarig skickad till skuldsystemet
Uppgiften ska skapas innan integrationen aktiveras, eftersom uppgiften endast skapas första gången den berörda låntagaren skickas till skuldsystemet.
När denna uppgift skapas bör man försöka hitta den saknade informationen om låntagarens ekonomiskt ansvariga, t.ex. genom att kontakta låntagaren. Under tiden kan man eventuellt blockera låntagaren för att förhindra fler utlån och ta bort personnumret (spara en kopia i noteringsfältet) så att eventuella nya skulder inte skickas till skuldsystemet. När en ekonomiskt ansvarig läggs till en låntagare i Cicero kommer framtida skulder att överföras med den tillagda ekonomiskt ansvarige. Redan överförda skulder kommer inte automatiskt att få den ekonomiskt ansvarige tillagd.
Nummerserien på lånekortet går snart ut
En arbetsuppgift skapas när nummerserien i Admin > Allmänna inställningar > Låntagare > "Automatisk tilldelning av lånekort" börjar ta slut på nummer. Nummerserien används när en låntagare skapas via CMS API och automatisk tilldelning av lånekort är aktiverad.
Order annullerad
En arbetsuppgift kan skapas när en person manuellt annullerar en order i Cicero. Kan användas om personen som annullerar ordern är en annan person än den som beställer/skapar ordern, så att "beställaren" blir medveten om annulleringen.
Orderförslag mottaget
Om ni prenumererar på orderförslag för Exemplarval kan en arbetsuppgift skapas när en ny exemplarvalsförteckning har skapats för er.
Reservation som är klar för avhämtning har raderats
En arbetsuppgift skapas om en reservation raderas medan exemplaret står på reservationshyllan. På så sätt kan exemplaret snabbare komma i omlopp igen.
Synkronisering med personregister misslyckades
En uppgift skapas om en låntagare eller ekonomiskt ansvarig inte kunde registreras i personregistret. Detta beror ofta på att personnumret har angetts felaktigt och måste rättas till. En ny uppgift skapas varje natt tills felet är åtgärdat.
Utlån med tillhörande ersättning skickad till debitorsystemet har lämnats in/förnyats
En uppgift skapas om ett utlån med tillhörande ersättning som skickats till debitorsystemet lämnas in eller förnyas, och ersättningen därmed annulleras i Cicero. Därefter kan man följa upp om ersättningen kräver manuell uppdatering i skuldsystemet.
Ekonomiskt ansvarig avliden
En uppgift skapas vid den nattliga uppdateringen av data från folkbokföringen om en låntagares ekonomiskt ansvarige har avlidit.
.