I den här artikeln:
Varför gruppera bibliotek i enheter?
I Cicero ska ni gruppera era bibliotek i en eller flera administrativa enheter (även kallade agencies).
Gruppering av bibliotek i enheter ökar de potentiella synergieffekterna i driften av era bibliotek.
Det är upp till er hur ni vill gruppera era bibliotek.
Här är ett exempel på hur man kan gruppera en
kommuns bibliotek i enheter:
Kardemommeby kommun har 6 bibliotek:
- 2 folkbibliotek
- 3 skolbibliotek
- 1 fängelsebibliotek
Dessa kan grupperas på flera sätt.
Modell 1
Alla bibliotek i samma enhet.
Modell 2
Folk- och skolbibliotek i samma enhet, separerat från fängelsebiblioteket.
Modell 3
Folk- och fängelsebibliotek i samma enhet, separerat från skolbiblioteken.
Modell 4
Folkbibliotek, skolbibliotek och fängelsebibliotek i tre separata enheter.
Alla fyra modeller är bra lösningar! Ni ska hitta den enhetsstruktur som bäst speglar era behov.
Vilka är för- och nackdelarna?
Det finns många funktioner i Cicero som - på gott och ont - kommer att vara gemensamma för alla bibliotek i en enhet.
Här är en översikt över de viktigaste.
Process för avgifter och ersättningar
I Cicero väljer varje enhet en process för avgifter och ersättningar, inklusive exempelvis gränser för blockering och hur många dagar som går efter återlämningsdatum innan avgifter och ersättningar tillkommer.
I Ciceros budgetmodul tilldelas avgifter och ersättningar ett specifikt konto. Så om ett skolbibliotek och ett folkbibliotek är i samma enhet, kommer ersättningar för båda biblioteken att tilldelas samma budgetkonto i Cicero.
Utvalda lånegrupper, exempelvis skolelever, kan undantas från att tilldelas avgifter och/eller ersättningar.
Process för meddelanden
Cicero kan skicka många olika meddelanden, exempelvis välkomstmeddelanden, saldobesked, påminnelser innan ett lån ska återlämnas och när återlämningsdatumet har passerats.
Reglerna för utskick och innehållet i dessa meddelanden är desamma för alla bibliotek i en
enhet, exempelvis när de skickas och vilka villkor som gäller.
Det finns stora möjligheter att anpassa innehållet i meddelanden så att de matchar bibliotekens behov av kommunikation.
Avsändare av e-post, sms och digital post
Cicero kan skicka meddelanden till låntagarna via olika kanaler. Alla bibliotek i en enhet skickar från en och samma e-postadress, ett telefonnummer och står som en avsändare när det gäller digital post, om detta används.
Bestånd (“samling”) och placeringar
I en enhet i Cicero ligger alla biblioteks bestånd tillsammans.
Det är möjligt för medarbetaren som använder Cicero att filtrera sökningar så att Cicero endast visar bestånd som tillhör ett eller flera valda bibliotek.
Inom en enhet är alla exemplarplaceringar (sektioner, avdelningar, uppställningar, deluppställningar) synliga
för alla medarbetare. De deluppställningar som används på ett skolbibliotek är också synliga för
folkbiblioteket, om de tillhör samma enhet.
Cicero hjälper i användargränssnittet medarbetaren att enkelt välja de placeringar som redan används på ett givet bibliotek.
Statistik
Varje enhet får en gemensam användare med tillgång till att se statistik för de bibliotek som ingår i denna enhet. Det är inte möjligt att se statistik på tvärs av enheter i Cicero-sviten, men det är möjligt att exportera statistikdata.
Standardpriser
I Cicero kan man använda standardpriser på exemplar för användning vid ersättningar. Man kan sätta ett standardpris på t.ex. en bok, en musik-cd, en tidskrift osv.
Dessa priser är desamma för alla bibliotek i en enhet och definieras av systemadministratören.
Automatisk tilldelning av låntagargrupper
I Cicero tilldelas låntagare en eller flera låntagargrupper som definierar vilka regelverk Cicero ska använda vid t.ex.
utlåning och reservation.
Cicero kan automatiskt tilldela låntagargrupper baserat på låntagartyp, kommun, land, ålder och
blockeringsorsak. Detta gäller för alla bibliotek i en enhet.
Enheter med skolbibliotek bör därför vara medvetna om att automatisk
tilldelning av låntagargrupp kan ske både från denna funktion och från en eventuell integration från ett elevsystem som t.ex. STIL.
Regler för anonymisering av data
Cicero har möjlighet att anonymisera låntagaruppgifter, och systemadministratören kan ställa in hur många dagar som ska gå innan uppgifterna anonymiseras.
Regler för anonymisering är desamma för alla bibliotek i en enhet.
Process för reservationer och fjärrlån
Cicero har automatiska jobb som kan aktiveras för automatisk hantering av reservationer och ändring av
fjärrlånsstatusar.
De regler som systemadministratören ställer in för dessa jobb gäller för alla bibliotek i en
enhet. För reservationer är det t.ex. standard intressedatum, åldersbegränsning och hämtdatum. Max antal reservationer per låntagare kan definieras på låntagargruppsnivå.
Systemadministratören ställer också in reglerna för fjärrlån, t.ex. när fjärrlån automatiskt ändrar status (exempelvis från ‘Skickad’ till ‘Påminn om leverans’).
Integration till personregister
Cicero kan integrera med utvalda nationella personregister/låntagarregister. Om systemadministratören väljer att aktivera detta, kommer det att gälla för alla bibliotek i en enhet.
Cicero innehåller också möjligheten att importera låntagarinformation från andra tjänster än nationella
personregister, t.ex. från elevregister.
Vad ska vi göra härifrån?
Ni ska själva ta reda på hur era bibliotek ska grupperas i enheter.
Tveka inte att kontakta er implementeringskonsult om ni har frågor om processen.