Cicero innehåller en funktion som ger dig möjlighet att importera och uppdatera information om låntagare med hjälp av en CSV (”Comma-Separated Values”)-fil. Utförlig beskrivning finns i quickguiden Vägledning för formatering av CSV-fil i Cicero, Vägledning för formatering av CSV-fil i Cicero – Cicero Connect (zendesk.com)
Att importera låntagaruppgifter är ett smidigt sätt att uppdatera Cicero vid läsårsstart. Det är speciellt bra för skolor som skickar meddelanden via e-post. E-postadresser som har lagts in via import behöver nämligen inte verifieras av låntagaren.
Om det finns integration med elevregister behöver låntagaruppgifter inte läggas in, de uppdateras automatiskt varje natt och e-postverifikation krävs inte.
Fullständig eller delvis import?
- Fullständig import flyttar befintliga låntagare till gruppen "Utgått" om de inte finns i filen som importeras.
- Delvis import kommer bara att lägga till låntagarna från filen och eventuellt uppdatera låntagare, om de redan finns.
Header
Filen måste innehålla en header, d.v.s. en första rubrikradrad. Om man inte vill specificera data för samtliga fält, så kan dessa fält lämnas tomma.
Obligatoriska fält
branschISIL är bibliotekets nummer, till exempel CSE-2510. Om biblioteket är en filial, så ska filialnumret anges. Du kan hitta numret i Cicero LMS > F7 > Filialer och i Cicero Mobile > Administration->Filial
externalIdentifier är unikt för varje låntagare. Det kan till exempel vara e-post-adress eller personnummer. Det används för att undvika dubbletter och för att kunna matcha låntagare i importfilen med existerande låntagare. Man ska använda samma externalIdentifier vid varje ny import.
Name: för- och efternamn
Type: PERSON
Rekommenderade fält
loanerGroups, här bygger man upp själva strukturen för låntagargrupperna, till exempel: {Bokskolan\Elever\Klass\1b}
language, ange gärna sv för svenska
email, om biblioteket önskar skicka e-post
Arbetsgång:
- Lägg in låntagaruppgifter från elevregistret till CSV-mallen. Spara filen.
- Importera CSV-filen. Börja eventuellt med en testimport med någon enstaka låntagare, för att först kontrollera att det ser bra ut.
- I Cicero LMS, gå till F6 > Låntagare > Import av låntagare > Fullständig import > Filial > Välj CSV-fil
- I Cicero Mobile, gå till fliken Admin > Låntagare > Import av låntagare > Fullständig import > Filial > Välj CSV-fil
3. Kontrollera att strukturen har blivit riktig och att eleverna har hamnat där de ska. För att låntagarna ska synas korrekt kan du behöva starta om Cicero.
Ta kontakt med supporten om det finns frågor, eller om du skulle vilja ha en mall till CSV-filen!