Exemplargrupper och utlåningsprofiler

Alla exemplar måste knytas till en exemplargrupp. I exemplargruppen kan du skapa olika utlåningsprofiler, och till utlåningsprofilerna kopplas låntagargrupper. En utlåningsprofil kan endast skapas i relation till en exemplargrupp, och en låntagargrupp måste kopplas till utlåningsprofilen. Om ingen låntagargrupp kopplas till en utlåningsprofil gäller inte utlåningsprofilen för några låntagare.

Skapa exemplargrupper

1. Klicka på "Skapa exemplargrupp".
   
   
2. Fyll i namn och eventuellt förkortning och beskrivning.
   
   
3. Ange "Maximalt antal utlån per låntagare", om det ska finnas en begränsning för hur många utlån en låntagare får ha samtidigt i denna exemplargrupp. Om exemplargruppen markeras som "Kan bokas" kan inte antalet utlån begränsas. Utlån som skjutits fram och utlån med obetalda ersättningar räknas in i utlånsgränsen. Autoutlån och vidareutlån begränsas inte.
   
   
4. Välj om exemplar i exemplargruppen ska kunna bokas:
   • Ange hur många kalenderdagar som ska användas för förberedelse.
   • Välj om det ska finnas en begränsning i kalenderdagar hur länge ett exemplar från exemplargruppen kan bokas.
   • OBS! Om exemplargruppen markeras som "Kan bokas" är det inte möjligt att tillåta reservationer på kopplade utlåningsprofiler.
     
     
5. Under "Rapportkonfigurationer" är det möjligt att konfigurera om:
   • Exemplar i exemplargruppen ska betraktas som tillfälliga exemplar, vanligtvis för depositioner. 
   • Exemplar i exemplargruppen ska betraktas som långtidslån.
     
     
6. Klicka på "Spara" för att kunna lägga till utlåningsprofiler till exemplargruppen.
   
   

Lägg till utlåningsprofiler

Lägg till utlåningsprofiler i exemplargruppen genom att gå till fliken "Utlåningssprofiler" och klicka på "Skapa utlåningsprofil". Följande obligatoriska fält måste fyllas i innan du kan klicka på "Spara":

• Namn
• Låntagargrupper som utlåningsprofilen gäller för. 
  Detta görs genom att klicka i fältet Låntagargrupp och sedan välja en eller flera låntagargrupper i den hierarkiska menyn. Det är inte obligatoriskt att välja låntagargrupper, men utlåningsprofilen tas inte i bruk om inte en eller flera låntagargrupper har valts.
• Utlåningstid i dagar eller Årligt återlämningsdatum
• Maximalt antal förnyelser (antal gånger exemplaret kan förnyas)
• Förnyelsetid i dagar (perioden som utlåningsperioden förlängs med)
• Regler för lån, fjärrlån och reservation väljs till/från
  • OBS! Om det finns minst en utlåningsprofil som tillåter reservationer, kommer det inte att vara möjligt att välja att exemplargruppen ska kunna bokas.

Förkortad utlåningstid

Om "Utlåningstid i dagar" väljs kan en förkortad utlåningstid också anges, vilket träder i kraft när det finns många reservationer jämfört med antalet exemplar för den aktuella posten. Exemplar från fjärrlån och bokningsbara exemplar räknas inte med i beräkningen. Bokningsbara exemplargrupper kan inte ha en förkortad utlåningstid.

Under "Admin > Allmänna inställningar > Reservationer per exemplar för användning av förkortad utlåningstid" kan det konfigureras om en förkortad utlåningstid ska kunna anges på utlåningsprofiler, samt hur många reservationer per exemplar som måste finnas innan en förkortad utlåningstid används.

Prioritering

När exemplargruppen har flera utlåningsprofiler är det viktigt att de sätts i en prioritetsordning. Det gör du genom att dra en specifik rad upp/ner (drag and drop). Vid utlån kommer Cicero att kontrollera vilken låntagargrupp låntagaren tillhör och vilka regler som gäller för just den. En låntagare som tillhör flera låntagargrupper kan vara kopplad till flera utlåningsprofiler i samma exemplargrupp. När en sådan låntagare lånar ett exemplar, kommer den utlåningsprofil att aktiveras som matchar någon av låntagarens låntagargrupper och har högst prioritet. 

Exempel på prioritering av utlåningsprofiler

I det följande beskrivs ett exempel på skapande av låntagargrupper, exemplargrupper och utlåningsprofiler, samt hur låntagargrupper kopplas till utlåningsprofilerna. Exemplet utgår från nedanstående låntagargrupper, som är placerade i en hierarkisk struktur - observera de tre olika hierarkierna i den nedanstående strukturen:

• Alla (översta nivån)
  • Bibliotek
  • Personer
    • Barn
    • Vuxna

När du ska sätta prioriteringen av låntagargrupperna rekommenderas det att sätta den högsta nivån på låntagargruppen som högst prioriterad. I exemplet nedan är "Vuxna" prioriterad som nr. 1, "Bibliotek" som nr. 2 och "Alla" som nr. 3. 

Tre prioriterade utlåningsprofiler i en exemplargrupp. Systemet kontrollerar först om låntagaren tillhör en låntagargrupp inom prioritet 1, sedan prioritet 2 och slutligen prioritet 3.

Prioriteringen påverkar på följande sätt:

• När ett utlån genomförs, kontrollerar systemet först om låntagaren tillhör någon av låntagargrupperna som har prioritet 1. Om låntagaren tillhör den aktuella låntagargruppen, tillämpas låntagargruppens utlåningsprofil. Om låntagaren inte tillhör den aktuella låntagargruppen, kontrollerar systemet om låntagaren tillhör låntagargruppen med prioritet 2 osv.
  
  
• Om en låntagare inte tillhör en låntagargrupp representerad i någon av profilerna känner systemet inte till utlåningsreglerna och exemplaret kan därför inte lånas ut. I exemplet nedan påverkas en låntagare i låntagargruppen "Barn" av prioritet 3 med låntagargruppen "Alla". Om den inte hade funnits där skulle endast låntagare i grupperna "Vuxna" och "Bibliotek" kunna låna exemplar.

Det rekommenderas att utlåningsprofilerna med de mest specifika låntagargrupperna prioriteras högst, medan de mer generella låntagarreglerna prioriteras lägst. Om t.ex. utlåningsprofilen med "Alla" hade högst prioritet skulle alla låntagare i grupperna "Vuxna" och "Bibliotek" matchas av denna regel.

Observera att om du inte lägger till låntagargruppen "Alla" i en utlåningsprofil i exemplargruppen kan de tillhörande exemplaren inte fjärrlånas.