Status för en skuld
En skuld kan hanteras olika beroende på status. Följande tabell visar en översikt över de olika statusar en skuld kan ha.
|
Status |
Beskrivning |
|
Skapat |
Skulden har skapats och är inte helt betald (delbetalningar kan ha gjorts). |
|
Skickad till indrivning |
Skulden har skickats till indrivning. Observera: Denna status används endast för skulder som skapas manuellt i debiteringsystem utanför Cicero. Vid användning av integrationen från Cicero till debiteringsystemet används inte denna status. |
|
Indrivning avslutad |
Skulden har stängts efter att ha skickats till indrivning. Observera: Denna status används endast för skulder som skapas manuellt i debitorsystemet utanför Cicero. Vid användning av integrationen från Cicero till debitorsystemet används inte denna status. |
|
Betald |
Skulden är helt betald. |
|
Återbetalat |
En betald ersättning har återbetalats till låntagaren, vanligtvis eftersom låntagaren har lämnat tillbaka materialet efter att ha betalat. |
|
Avbruten |
Skulden har avbrutits. |
|
Avskrivet |
Skulden har avskrivits, vanligtvis eftersom det inte längre är meningsfullt att driva in beloppet från låntagaren. Avskrivning kan göras manuellt eller automatiskt efter en given period. |
|
Helt nedskrivet |
Skuldens belopp har skrivits ned till 0. Detta sker bland annat i samband med borttagning av låntagare med öppna skulder. |
Hantering av skuld
Det är möjligt att utföra olika åtgärder på varje skuld:
- Betalning av skuld
- Annullering av skuld
- Avskrivning av skuld
- Annullera senaste betalning
- Återbetala ersättning
- Markera som "Skickad till indrivnig"
- Stäng indrivning
- Se transaktioner på skulden
- Skulder för minderåriga
- Radera föråldrade skulder
Dessa åtgärder kan antingen utföras manuellt eller så kan Cicero vara inställd på att utföra dem automatiskt. Åtgärderna kan utföras manuellt på följande platser:
- Låntagarens detaljsida > Mellanhavande > Klicka på "Se åtgärder"-ikonen på en skuld
- Låntagarens detaljsida > Mellanhavande (klicka på en skuld i tabellen) > Detaljsida för avgift/ersättning > Klicka på "Se åtgärder"-knappen längst ner på sidan
Betalning av skuld
Skulden kan antingen betalas via debiteringssystemet eller genom betalning vid disken.
Läs mer under Betalning av mellanhavande.
Avbrytande av skuld
En skuld kan avbrytass om den ändå inte är aktuell. Till exempel kommer ersättningar för exemplar automatiskt att avbrytas om exemplaret lämnas tillbaka.
Cicero gör det förlorade exemplaret tillgängligt för utlån igen när det lämnas tillbaka.
Manuellt avbrytande av avgift och ersättning
Både avgifter och ersättningar kan avbrytas manuellt. Vid avbrytande är det möjligt att ange en anledning till avbrytandet. Statuskolumnen för skulden uppdateras sedan till "Avbrutet".
När en avgift/ersättning har avbrutits kommer den inte att räknas med i låntagarens totala avgiftsbelopp.
Avskrivning av mellanhavande
När en skuld är föråldrad kan den antingen avskrivas manuellt eller automatiskt.
Afskrivningar kan konfigureras til att ske automatiskt under Admin > Allmänna inställningar> Mellanhavande> Skriv automatiskt av förfallna mellanhavanden.
OBS! Skulder som skickats till debiteringsystemet eller är i status "Skickad till indrivning" kommer inte att skrivas av automatiskt.
Avbryt senaste betalning
Vid en felregistrerad betalning kan personalen avbryta senaste betalning. Detta kan t.ex. vara fallet om personalen har registrerat en betalning av en skuld, men låntagaren ändå inte kan betala.
När betalningen registreras skapar systemet en transaktion på ett konto. Om betalningen avbryts skapar systemet ytterligare en transaktion för att justera beloppet på samma konto.
OBS! Funktionen "Avbryt senaste betalning" ska inte förväxlas med funktionen "Återbetala ersättning", som används vid återbetalning till låntagaren om personen t.ex. lämnar tillbaka en bok efter att ha betalat ersättning för den.
Återbetala ersättning
När en exemplar med tillhörande ersättning lämnas in och en betalning redan har registrerats för ersättningen kan låntagaren få tillbaka det betalda beloppet.När ersättningen betalades skapade systemet en transaktion för det betalda beloppet. Vid återbetalning av ersättning skapar systemet en annan transaktion på samma konto för att justera.
OBS! Om biblioteket har integration med debiteringsystem sker själva utbetalningen genom debiteringsystemet, men man måste ändå klicka på "Återbetala ersättning" i Cicero.
Markera som "Skickat till indrivning"
När en skuld skapas manuellt i debiteringsystemet kan den manuellt markeras som "Skickat till indrivning" i Cicero.
OBS! Vid användning av integration från Cicero till debiteringsystemet används inte detta läge, och åtgärden är inte relevant.
Stäng indrivning
När en skuld har skapats manuellt i debiteringsystemet och indrivningen är avslutad kan skulden manuellt markeras som stängd i Cicero.
OBS! Vid användning av integration från Cicero till debiteringsystemet är denna åtgärd inte relevant.
Se rörelser på mellanhavandet
Det är möjligt att se de utförda händelserna på ett mellanhavande (skapande, betalningar, avbokningar etc.), inkl. händelser utförda i debiteringsystemet, om det finns integration till detta.
Händelserna för en skuld kan ses genom att välja "Visa rörelseuppgifter".
Dialogrutan med transaktionsdetaljer visar alla händelser som innehåller beloppsändringar, dvs. betalningar, nedskrivningar, avbokningar etc., inkl. händelser utförda i debiteringsystemet. Andra ändringar, t.ex. att ändra status till "Skickad till indrivning", ingår inte eftersom de inte ändrar beloppet.
Radera föråldrade mellanhavande
Cicero raderar automatiskt stängda skulder (dvs. alla som inte har status "Skapad" eller "Skickad till indrivning") som är över en viss ålder.
I Admin>Allmänna inställningar>Mellanhavande>"Automatisk radering av avslutade mellanhavanden efter x månader” kan du ange hur gammal ett mellanhavande måste vara för att raderas. Åldern kan vara mellan 6 månader och 10 år. Standardvärdet är 10 år. Observera att det inte går att inaktivera raderingen av föråldrade mellanhavanden.
Om ett mellanhavande har skickats till debiteringsystemet via integration från Cicero, beror raderingen av skulden på värdet ”Radera mellanhavande via Meddelandehanteraren” i debiteringskonfigurationen.
Mellanhavanden som inte har skickats till debiteringsystemet raderas efter angiven tidsfrist oberoende av Meddelandehanteraren.