Hantering av avgifter och ersättningar

Status för en avgift

En avgift kan hanteras olika beroende på status. Följande tabell visar en översikt över de olika statusar en avgift kan ha.

Status	Beskrivning
Skapat	En avgift har skapats och är inte helt betald (delbetalningar kan ha gjorts).
Skickad till indrivning	Avgiften har skickats till indrivning. Observera: Denna status används endast för avgifter som skapas manuellt i debiteringsystem utanför Cicero. Vid användning av integrationen från Cicero till debiteringsystemet används inte denna status.
Indrivning avslutad	Avgiften har stängts efter att ha skickats till indrivning. Observera: Denna status används endast för avgifter som skapas manuellt i debitorsystemet utanför Cicero. Vid användning av integrationen från Cicero till debitorsystemet används inte denna status.
Betald	Avgiften är helt betald.
Återbetalat	En betald ersättning har återbetalats till låntagaren, vanligtvis eftersom låntagaren har lämnat tillbaka materialet efter att ha betalat.
Avbruten	Avgiften har avbrutits.
Avskrivet	Avgiften har avskrivits, vanligtvis eftersom det inte längre är meningsfullt att driva in beloppet från låntagaren. Avskrivning kan göras manuellt eller automatiskt efter en given period.
Helt nedskrivet	Avgiftens belopp har skrivits ned till 0. Detta sker bland annat i samband med borttagning av låntagare med innestående avgifter.

Hantering av avgift

Det är möjligt att utföra olika åtgärder på varje skuld:

• Betalning av avgift
• Annullering av avgift
• Avskrivning av avgift
• Annullera senaste betalning
• Återbetala ersättning
• Markera som "Skickad till indrivnig"
• Stäng indrivning
• Se transaktioner på avgiften
• Avgifter för minderåriga
• Radera föråldrade avgifter

Dessa åtgärder kan antingen utföras manuellt eller så kan Cicero vara inställd på att utföra dem automatiskt. Åtgärderna kan utföras manuellt på följande platser:

• Låntagarens detaljsida > Avgifter> Klicka på "Se åtgärder"-ikonen på en avgift
• Låntagarens detaljsida > Avgifter > Klicka på en avgoft i tabellen) > Detaljsida för avgift/ersättning > Klicka på "Se åtgärder"-knappen längst ner på sidan

Betalning av avgift

Avgiften kan antingen betalas via debiteringssystemet eller genom betalning vid disken.

Läs mer under Betalning av Avgifter.

Avbrytande av avgift

En avgift kan avbrytas om den ändå inte är aktuell. Till exempel kommer ersättningar för exemplar automatiskt att avbrytas om exemplaret lämnas tillbaka.

Cicero gör det förlorade exemplaret tillgängligt för utlån igen när det lämnas tillbaka.

Manuellt avbrytande av avgift och ersättning

Både avgifter och ersättningar kan avbrytas manuellt. Vid avbrytande är det möjligt att ange en anledning till avbrytandet. Statuskolumnen för skulden uppdateras sedan till "Avbrutet".

När en avgift/ersättning har avbrutits kommer den inte att räknas med i låntagarens totala avgiftsbelopp.

Avskrivning av avgift

När en avgift är föråldrad kan den antingen avskrivas manuellt eller automatiskt.

Avskrivningar kan konfigureras til att ske automatiskt under Admin > Allmänna inställningar> Avgifter> Skriv automatiskt av förfallna avgifter. 

OBS! Avgifter som skickats till debiteringsystemet eller är i status "Skickad till indrivning" kommer inte att skrivas av automatiskt.

Avbryt senaste betalning

Vid en felregistrerad betalning kan personalen avbryta senaste betalning. Detta kan t.ex. vara fallet om personalen har registrerat en betalning av en avgift, men låntagaren ändå inte kan betala.

När betalningen registreras skapar systemet en transaktion på ett konto. Om betalningen avbryts skapar systemet ytterligare en transaktion för att justera beloppet på samma konto.

OBS! Funktionen "Avbryt senaste betalning" ska inte förväxlas med funktionen "Återbetala ersättning", som används vid återbetalning till låntagaren om personen t.ex. lämnar tillbaka en bok efter att ha betalat ersättning för den.

Återbetala ersättning

När en exemplar med tillhörande ersättning lämnas in och en betalning redan har registrerats för ersättningen kan låntagaren få tillbaka det betalda beloppet. När ersättningen betalades skapade systemet en transaktion för det betalda beloppet. Vid återbetalning av ersättning skapar systemet en annan transaktion på samma konto för att justera.

OBS! Om biblioteket har integration med ekonomisystem sker själva utbetalningen genom ekonomisystemet, men man måste ändå klicka på "Återbetala ersättning" i Cicero.

Markera som "Skickat till indrivning"

När en avgift skapas manuellt i ekonomisystemet kan den manuellt markeras som "Skickat till indrivning" i Cicero.

OBS! Vid användning av integration från Cicero till ekonomisystemet används inte detta läge, och åtgärden är inte relevant.

Stäng indrivning

När en avgift har skapats manuellt i ekonomisystemet och indrivningen är avslutad kan skulden manuellt markeras som stängd i Cicero.

OBS! Vid användning av integration från Cicero till ekonomisystemet är denna åtgärd inte relevant.

Se rörelser på avgiften

Det är möjligt att se de utförda händelserna på en avgift (skapande, betalningar, avbokningar etc.), inkl. händelser utförda i dekonomisystemet, om det finns integration till detta.

Händelserna för en avgift kan ses genom att välja "Visa transaktioner".

Dialogrutan med transaktionsdetaljer visar alla händelser som innehåller beloppsändringar, dvs. betalningar, nedskrivningar, avbokningar etc., inkl. händelser utförda i ekonomisystemet. Andra ändringar, t.ex. att ändra status till "Skickad till indrivning", ingår inte eftersom de inte ändrar beloppet.

Radera föråldrade avgifter

Cicero raderar automatiskt stängda avgifter (dvs. alla som inte har status "Skapad" eller "Skickad till indrivning") som är över en viss ålder.

I Admin>Allmänna inställningar>Avgifter>"Automatisk radering av avslutade avgifter efter x månader” kan du ange hur gammal en avgift måste vara för att raderas. Åldern kan vara mellan 6 månader och 10 år. Standardvärdet är 10 år. Observera att det inte går att inaktivera raderingen av föråldrade avgifter .

Om en avgift har skickats till ekonomisystemet via integration från Cicero, beror raderingen av skulden på värdet ”Radera avgift via Meddelandehanteraren” i debiteringskonfigurationen. 

Avgifterer som inte har skickats till ekonomisystemet raderas efter angiven tidsfrist oberoende av Meddelandehanteraren.