Dette kapitlet beskriver hva du må være oppmerksom på når det gjelder data som er konvertert fra det eksisterende biblioteksystemet til Cicero.
Generelt sett skal data formateres for å passe den funksjonaliteten som er tilgjengelig i Cicero, både når de eksporters fra det eksisterende systemet og når de importeres til Cicero. Derfor vil enkelte ting se noe annerledes ut sammenlignet med hvordan de ble presentert i det tidligere systemet. De viktigste av disse forskjellene beskrives nedenfor.
Innhold
Reserveringer
Plukklister
Regningsnummer
Oppdelte regninger
Blokkerte lånere
Udvidet lånerhistorik for boken kommer-lånere
Periodika
Mottak av bestilt materiale
Innlån/fjernlån
Utlånsprofiler
Lån satt på vent
Kulturfond-materiale
Flere detaljer
Reserveringer
Vær oppmerksom på at reserveringer som er overført fra nåværende systemer, ikke kan søkes frem etter klassemerke og materialtype (for eksempel på plukklisten).
Plukklister
Vær oppmerksom på at datoen som oppgis som siste levering for materiale i plukklister vil være en dato som har blitt konvertert fra det tidligere systemet, og at denne ikke nødvendigvis viser til en bestemt levering eller annen hendelse i materialhistorikken.
Når eksemplaret leveres igjen eller et lån fornyes, vil denne informasjonen oppdateres.
Regningsnummer
Originale regningsnumre på konverterte regninger vises i parentes i regningsoversikten etter det nye regningsnummeret. Du kan ikke søke etter originale regningsnumre.
Oppdelte regninger
Regninger som i det eksisterende biblioteksystemet inneholder både erstatningsbeløp og gebyr, blir til to regninger i Cicero: én for erstatningsbeløpet og én for gebyret. Tidligere transaksjoner på den opprinnelige regningen blir overført til merknadsfeltet på de nye regningene.
Blokkerte lånere
Blokkeringsårsakene i Cicero er mindre komplekse enn i mange biblioteksystemer. Dette kan blant annet bety at blokkerte lånere ikke automatisk får hevet blokkeringen når de betaler et gebyr. I de fleste tilfeller vil den opprinnelige blokkeringsårsaken være oppført i et merkandsfelt for låneren.
Udvidet lånerhistorik for boken kommer-lånere
Udlånshistorik kommer med i migreringen til Cicero. I Cicero er der et anonymiseringsjob, der kan køres hver nat, som sikrer, at data bliver slettet. Dette job er ikke aktiveret, når I starter i Cicero. Boken-kommer-lånere kan i Cicero beholde lånehistorikken i længere tid end vanlige lånere. I skal blot sikre, at boken-kommer-lånere er registreret korrekt som boken-kommer-lånere i Cicero, inden i aktiverer anonymiseringen.
Periodika
Det er ikke alltid mulig å fullstending overføre periodika til Cicero. Blant annet kan det hende at titler på periodika ikke vil være tilgjengelige fra eksisterende biblioteksystemer.
Derfor bør du gå gjennom grunnkortene og endre titlene for disse, slik at de presenteres på en bedre måte i Cicero og er søkbare på tittel. Du burde også gå gjennom grunnkortene med fokus på utgivelsesfrekvens og navnemal så disse får riktig format. For selve abonnementet må du sjekke at neste leveransenummer og neste leveransedato begge er korrekte.
Det kan også hende at tidsskriftseksemplarer må søkes opp og kobles til riktig grunnkort.
Les mer her.
Mottak av bestilt materiale
Funksjonaliteten for automatisk mottak av bestilt materiale i Cicero håndterer ikke ordre importert fra andre systemer. Dette er fordi systemet i disse tilfellene ikke har tilgang til den opprinnelige bestillingen, og dermed ikke kan behandle den. Derfor må disse bestillingene behandles som manuelt mottak istedet.
Konverterte innlån/fjernlån blir til reserveringer og midlertidig materiale
Innlån/fjernlån som allrede er aktive når systemskiftet finner sted (bestilt, underveis til biblioteket, utlånt etc.) vil ikke registreres som fjernlån i Cicero siden systemet ikke har tilgang til den opprinnelige fjernlånsforespørselen. Istedet blir de som en midlertidig løsning lagt til som reserveringer og midlertidig materiale, som gradvis vil fases ut ettersom det leveres inn. Hvis ønsker det, kan datamigreringen også gi alle innlån/fjernlån et tema som heter "Innlån" eller "Fjernlån", for å gjøre dem lettere å finne og holde styr på. Du kan i så fall finne alle slike fjernlån ved å søke på dette temaet.
De overførte innlånene/fjernlånene vil få status "Tilgjengelig" når de leveres. Når disse har været utlånt og innlevert, og eksemplaret er sendt tilbake til långiver, skal dere kassere det nå tilgjengelige eksemplaret i Cicero.
For å finne de fjernlånene som det har vært endringer på, kan du søke på Siste statusendring: systemskiftedato til dags dato.
Derette kan du gå gjennom de som er listet som "Tilgjengelig" og se i historikken hvilke som har vært utlånt. Disse kan kasseres.
Når alle de overførte fjernlånene har blitt håndtert, kan dere slette temaet.
Om dere ønsker at bibliotekaren skal fortelles automatisk når slike bøker leveres inn, kan dere gi konverterte fjernlån en ny materialgruppe (f. eks. "Konverterte fjernlån"). Ikke tillat fjernlån på denne, og sett maks antall utlån til 1. Denne kategorien kan så brukes til å automatisk gi en beskjed til bibliotekaren når disse leveres ved hjelp av sorteringsprofiler. På den måten kan Cicero skrive en beskjed med f.eks. "Konvertert fjernlån. Returner til långiver og kasser eksemplaret." når materiale i denne kategorien leveres.
Utlånsprofiler
Ved konvertering av data fra eksisterende biblioteksystemer blir det opprettet en utlånsprofil for hver materialgruppe. Etter konverteringen må disse gjennomgås, og øvrige utlånsprofiler må opprettes manuelt.
Lån satt på vent
Lån som er satt på vent i de gamle systemene, blir konvertert til Cicero med opprinnelig leveringsdato samt statusen "Satt på vent". I Cicero må du manuelt utsette leveringsdatoen for lån som settes på vent. Det betyr at konverterte lån med statusen "Satt på vent" kan utløse tilbakekallinger og erstatninger fordi leveringsdatoen ligger tilbake i tid. Etter konvertering må du derfor søke opp alle lån med status "Satt på vent" og endre leveringsdatoen for disse manuelt.
Kulturfond-materiale
Eksemplarer markert med Kfond i migreringsdatasettet kan i systembyttet få sin egen materialgruppe, markert med "Kfond", så de er lettere å finne og håndtere i Cicero efter systemskifte.
Flere detaljer
Se eksempelvis i denne oversigt, hvordan vi tilretter data i konverteringen fra MikroMarc 3 til Cicero: