Funksjon: Mottak av periodika
Hovedområde: Innkjøp
Fane: Mottak
Underområde: Mottak av periodika
Automatisk opprettelse av periodiske materialer:
Når du oppretter et abonnement med status som aktivt eller bestilt og du krysser av for "Opprett midlertidige eksemplarer", blir de første numrene av abonnementet opprettet når du klikker på "Lagre".
- Abonnementer uten automatisk mottak: Når du mottar et av materialene som har abonnementets neste nummer, blir ønsket antall materialer opprettet til følgende nummer. Dette skjer frem til abonnementet når en eventuell oppsigelsesdato.
- Abonnementer med automatisk mottak: Materialene blir opprettet når systemet mottar et ordreforslag fra leverandøren og sender en ordre tilbake med alle opplysninger vedrørende materialet fra abonnementet. All informasjon om utgivelser (år, volum, nummer) håndteres av leverandøren.
Håndtering av uregelmessige utgivelser:
Det er levert flere materialer av en utgave enn forventet:
Hvis du en måned mottar flere eksemplarer enn forventet antall materialer for abonnementet, kan du opprette disse. Slik gjør du det:
- Gå til "Mottak" under F3, og velg "Mottak av periodika".
- Øverst i søkeboksen klikker du på "Legg til materialer".
Under "Mottak av periodika" kan du legge til flere materialer øverst til høyre.
3. Det blir åpnet et nytt vindu der du velger abonnementet og angir hvilken utgave du har mottatt, samt hvor mange tilleggsmaterialer du vil opprette.
Dialogboksen "Legg til flere materialer".
4. Når du klikker på "Lagre", blir vinduet lukket, og det utføres et søk på abonnementsnummeret, slik at du er klar til å motta de nye materialene som er opprettet.
Merk:
- Når materialer opprettes på denne måten, blir plasseringen valgt etter plasseringene for abonnementet. Hvis det blir opprettet kun ett materiale, blir den første plasseringen brukt. Hvis du imidlertid oppretter flere materialer enn det finnes plasseringer, begynner fordelingen forfra.
- Forventet leveringsdato for disse ekstramaterialene blir dagens dato. Samme dato blir satt på abonnementet hvis "Oppdater informasjon om nr." er valgt.
En utgave er levert utenfor forventet sekvens:
Dette gjelder hvis det er levert et nummer som kommer etter det neste nummeret som er klart til mottak. Det kan for eksempel være opprettet midlertidige materialer til nummer fem, men det er nummer sju som er levert. I så fall kan du opprette numrene som er levert utenfor sekvensen, på samme måte som angitt ovenfor. I vinduet "Legg til materialer" kan du oppdatere abonnementets neste nummer, volum og år til det du har skrevet inn. Dette endrer likevel ikke antall materialer for abonnementet.
Slik påvirker endringer i abonnementet opprettelsen av materialer:
- Hvis du endrer abonnementet til et lavere antall, eller hvis du en måned ikke mottar alle materialene du forventer, må du kassere de opprettede midlertidige materialene som du ikke har bruk for.
- Hvis du endrer nummer til et tidligere nummer, eller hvis du har opprettet og mottatt et nummer utenfor forventet sekvens, kan det hende at neste forventede nummer ikke blir opprettet. Du kan opprette neste nummer enten ved å endre nummerinformasjonen for abonnementet eller ved å velge "Oppdater informasjon om nr." under mottak i dialogboksen "Legg til materialer". Hvis du bruker dialogboksen "Legg til materialer", må du imidlertid se til at du oppretter alle materialene du ønsker.
- Hvis det derimot er noen numre du på forhånd vet at ikke kommer til å bli levert, må du endre det tilhørende abonnementet til det nummeret som er neste forventet leverte nummer. Når abonnementet lagres, blir det opprettet materialer til det angitte nummeret.
Hvis du endrer abonnementsantallet til et høyere tall enn det som tidligere var lagret, blir det opprettet "manglende" materialer til neste nummer. Hvis abonnementets antall derimot endres til et lavere tall, blir ikke de opprettede midlertidige materialene slettet. Disse må i stedet kasseres.
Mottak av opprettede materialer
Mottak av materialer i fanen "Mottak" og underområdet "Mottak av periodika" fungerer på samme måte som mottak av andre materialer (Mottak).