Cicero tilbyr en enkel og en avansert katalogiseringsløsning. Denne artikkelen beskriver arbeidsgangen for den avanserte katalogiseringen.
For overordnet informasjon om MARC21 henviser vi til den offisielle MARC21-dokumentasjonen: https://www.loc.gov/marc/bibliographic/.
Opprett ny post
Ved oppretting av nye poster kan du basere katalogiseringen på forhåndsdefinerte maler som er tilpasset forskjellige materialtyper. Malene sørger for at visse felter er fylt ut på forhånd, mens andre relevante felter automatisk er lagt til i brukergrensesnittet, slik at de enkelt kan fylles ut med en verdi (f.eks. "Tittel" i felt 245 *a)
- Gå til Katalog > Katalogisering
- Trykk på "Opprett bib. post"
- Velg "Avansert katalogisering"
- Velg ønsket mal
- Du kan nå begynne katalogiseringen
Rediger eksisterende post
- Gå til Katalog > Bibliografiske poster
- Søk frem og åpne posten du ønsker å redigere
- Velg "Rediger" > "Rediger med avansert katalogisering" nederst i postens detaljvisning.
- Du kan nå begynne katalogiseringen
Hvis posten ennå ikke finnes i Cicero, kan du prøve å søke den frem i en ekstern katalog. Les mer under Søk og kopier poster fra eksterne kilder.
MARC21-editoren
Når opprettingen er igangsatt, åpnes MARC21-editoren, som er delt opp i to visninger:
- Venstre side: Rå MARC21-visning – viser posten som formatert MARC21-tekst (kun lesing).
- Høyre side: Feltbasert editor – et strukturert skjema for inntasting av felt- og delfeltverdier.
Den rå MARC21-tekstvisningen er alltid skrivebeskyttet. Den oppdateres automatisk når du fyller ut felter i den feltbaserte editoren. Bruk den til å verifisere at posten din er riktig oppbygd mens du arbeider.
I MARC21-editoren kan du gjøre følgende:
Innholdet i editoren på høyre side vises som utgangspunkt i en visningstilstand med oppsummering av de angitte verdiene for hvert område. Et felt kan redigeres ved å trykke på feltets tittel. Redigeringen lukkes ved å trykke på feltets tittel igjen. Det er dessuten mulig å åpne/lukke samtlige felter samtidig ved å bruke "Vis alle"/"Skjul alle"-knappene øverst i høyre hjørne.
Når du er ferdig med katalogiseringen, skal du trykke på "Lagre" nederst i høyre hjørne. Merk: Nye poster kan ta opptil ett minutt før de dukker opp i søkeresultatene. Hvis du ikke umiddelbart finner en nyopprettet post, skal du slå av beholdningsfilteret og søke uten plasseringskriterier.
Fyll ut Leader
Leader (felt 000) er alltid til stede øverst i posten. Den kan ikke slettes og er ikke tilgjengelig i nedtrekksmenyen "Legg til felt".
Hver posisjon i Leader har en nedtrekksmeny som standard er tom eller har en standardverdi. Gå gjennom og angi de relevante Leader-posisjonene for materialtypen din.
Legg til kontrollfelter og datafelter
Kontrollfelter og datafelter vises kun hvis de har angitte verdier eller hvis de inngår i en mal. Du kan legge til kontrollfelter og datafelter på følgende måte:
- Trykk på "Legg til felt" øverst på siden.
- Søk etter ønsket kontroll- eller datafelt. Du kan søke på både et felts nummer og navn.
- Trykk på ønsket felt. Det legges nå til i MARC21-editoren, hvor du kan angi posisjonsverdier og delfelter.
Felter som er ikke-gjentakbare ("Feltet kan ikke gjentas") og allerede er lagt til i posten, vises nedtonet og kan ikke velges igjen (f.eks. felt 245 Tittel kan bare forekomme én gang).
Gjentakbare felter er merket med "Feltet kan gjentas" og kan legges til flere ganger.
Kontrollfelter
Når du har lagt til et kontrollfelt, kan du deretter legge til posisjonsverdier ved å trykke på "Legg til posisjonsverdi".
Kontrollfelter (001–009) har ikke delfeltkoder. I stedet vises posisjonsverdier (f.eks. posisjon 1, posisjoner 2–4 osv.), som du fyller ut enkeltvis.
- Trykk på "Legg til posisjonsverdi" for å velge og deretter angi en verdi.
- Trykk på slett-ikonet
ved siden av en posisjonsverdi for å slette posisjonsverdien.
- Trykk på slett-ikonet
øverst i høyre hjørne av kontrollfeltet for å slette hele kontrollfeltet og alle tilhørende posisjonsverdier.
Vanlige kontrollfelter som bør fylles ut:
- 007 – Fysisk beskrivelse, fast felt (for ikke-tekstmateriale)
- 008 – Faste datafelter (språk, dato, målgruppe osv.)
Datafelter
Når du har lagt til et datafelt, kan du deretter legge til delfelter på følgende måte:
- Trykk på "Legg til delfelt". Deretter åpnes en nedtrekksmeny med tilgjengelige delfeltkoder for det aktuelle feltet.
- Velg den relevante delfeltkoden (f.eks. $a, $b, $c).
- Ikke-gjentakbare delfelter som allerede er lagt til, vises nedtonet i nedtrekksmenyen og kan ikke legges til igjen.
- Tast inn verdien for delfeltet i inntastingsfeltet som vises.
- Gjenta for hvert delfelt som kreves i feltet.
Slett verdier
- Trykk på slett-ikonet
- Trykk på slett-ikonet
Angi indikatorer
Mange datafelter har to indikatorposisjoner (Indikator 1 og Indikator 2). Klikk på den relevante indikator-nedtrekksmenyen for å angi den riktige verdien. Gyldige verdier er beskrevet i MARC21-standarden for hvert felt. Hvis en indikator ikke er definert for et felt, settes den til blank (#).