Cicero gir mulighet for å importere informasjon om lånere tilknyttet en institusjon fra
utvalgte webtjenester.
Opplysninger om elever og ansatte oppdateres periodisk med ny informasjon, slik at elever for eksempel automatisk flytter klasse (rykker opp) i takt med at institusjonen har oppdatert opplysningene i sin webtjeneste.
Følgende beskriver hvordan importen håndteres:
- For hvert bibliotek opprettes det en lånergruppe med bibliotekets navn. Lånergruppen opprettes som
lånergruppe under 'Alle' hvis den ikke allerede eksisterer. - Under Bibliotek opprettes det tre lånergrupper som heter henholdsvis "Elever", "Ansatte" og "Utgått". I disse opprettes lånergrupper på bakgrunn av klasseopplysninger fra infotjenesten.
- Importen endrer ikke i andre lånergrupper enn de nevnte.
- Importen plasserer ansatte direkte i gruppen Ansatte.
- For elever opprettes det en lånergruppe per klasse. En elev kan være med i flere grupper, men det er i utgangspunktet kun hovedgruppen som importeres.
Cicero matcher elever og ansatte på unilogin, sekundært på fødselsnummer, og til slutt matches det på navn og
alle adressefelter. Lånere (elever) plasseres i de gruppene som opprettes på bakgrunn av opplysningene fra
infotjenesten. Hvis Cicero ikke finner låneren i systemet, vil låneren bli opprettet.
Elever vil dermed etter importen kunne finnes i lånergrupper av denne formen:
- Alle >Brædstrup Skole > Elever >6b
Første gang en import utføres, kan det potensielt opprettes dubletter av lånergrupper, da strukturen fra
konvertering fra det eksisterende systemet ikke nødvendigvis stemmer overens med strukturen som leses
fra lånerimport-webtjenesten. Importen bevarer både den originale strukturen og den importerte,
såfremt de ikke overlapper. Lånerne vil tilhøre begge lånergruppene. Hvis skolen er fornøyd med den
importerte strukturen, kan de gamle lånergruppene slettes.
Hvis flere bibliotek har samme institusjonsnummer, vil klassene bli opprettet på begge bibliotek, og dermed
vil lånerne være tilknyttet klassen på begge bibliotek. Dette ses typisk i forbindelse med administrativ
sammenslåing av skoler.
Konfigurasjon av import av lånerdata fra webtjenester
Det er mulig å konfigurere hvilke data man ønsker å få importert, via enten UNI*C, UC lånerimport-
tjeneste, TIETO/IST eller ved opplasting av CSV-fil. Dette gjøres via Admin > Generelle innstillinger > Låner > Import lånerregler. Konfigurasjonen kan settes opp forskjellig for hvert enkelt bibliotek, hvis det er behov for det.
Konfigurasjonen er laget som XML-syntaks og ser i utgangspunktet slik ut:
<ImportLoanerConfiguration>
<Service>
</Service>
<DataToImport>
<BirthDate>true</BirthDate>
<CPR>true</CPR>
<Address>true</Address>
<Email>true</Email>
<Phone>true</Phone>
<AllGroups>false</AllGroups>
<Guardian>true</Guardian>
</DataToImport>
<OverwritePhoneNumbers>false</OverwritePhoneNumbers>
<OverwriteEmails>false</OverwriteEmails>
<OverwritePickupBranch>true</OverwritePickupBranch>
<EnableNotificationOnDataUpdate>
<SMS>false</SMS>
<Email>false</Email>
<DigitalPost>false</DigitalPost>
</EnableNotificationOnDataUpdate>
<UseCPRasUserId>false</UseCPRasUserId>
<NotifyNewPatron>false</NotifyNewPatron>
<SkipEmailIdentifier>false</SkipEmailIdentifier>
<AutoDeletePatronsWithOutstandings>false</AutoDeletePatronsWithOutstandings>
<AutoDeleteReservationsOnBranchTransfer>false</AutoDeleteReservationsOnBranchTransfer>
</ImportLoanerConfiguration>
Det er viktig at teksten som står mellom '< >' ikke endres, og at det kun kan angis "true" eller
"false", avhengig av om man vil aktivere eller deaktivere import av det aktuelle feltet.
- <BirthDate> hvis denne er false, settes/oppdateres fødselsdato ikke
-
<CPR> hvis denne settes til false, vil fødselsnummer-feltet være tomt ved opprettelse av ny låner, og feltet
oppdateres ikke for eksisterende lånere. Fødselsnumre i de importerte dataene vil bli brukt til å
matche eksisterende lånere uavhengig av denne innstillingen. - <Address> hvis denne er false, oppdateres feltet ikke.
- <Email> hvis denne er false, settes/oppdateres e-postadresse ikke.
- <Phone> hvis denne er false, settes/oppdateres telefonnummer ikke.
-
<AllGroups>
o Den er i utgangspunktet deaktivert (false)
o Ved import fra UNI*C og TIETO/IST gjelder at hvis parameteren står til false vil kun
hovedgruppen bli importert. Det er typisk elevens klasse. Settes den til true, vil alle
grupper tilknyttet en låner fra UNI*C eller TIETO/IST bli importert. Dette inkluderer
ofte en mengde faggrupper. -
<Guardian> dette er kun relevant ved import fra UNI*C, TIETO og IST. Hvis denne settes til
true, eller ikke er satt, vil økonomisk ansvarlige bli importert på lånere. Hvis den er false,
importeres de ikke. Er i utgangspunktet aktivert. -
<OverwritePhoneNumbers> hvis denne er true vil eksisterende telefonnumre bli
overskrevet/slettet. - <OverwriteEmails> hvis denne er true vil eksisterende e-poster bli overskrevet/slettet.
- <OverwritePickupBranch> hvis denne er true vil lånernes lokale bibliotek bli overskrevet.
-
<EnableNotificationOnDataUpdate><SMS> hvis denne er true vil det bli aktivert SMS-
meldinger for det importerte mobilnummeret, hvis låneren ikke allerede har et mobilnummer
for meldinger. -
<EnableNotificationOnDataUpdate><Email> hvis denne er true vil det bli aktivert e-post-
meldinger for den importerte e-postadressen, hvis låneren ikke allerede har en e-postadresse for meldinger. -
<EnableNotificationOnDataUpdate><DigitalPost> hvis denne er true vil digitalpost-
meldinger aktiveres for en låner hvis det er første gang låneren importeres. -
<UseCPRasUserId> hvis denne er true vil det bli opprettet et bibliotekkort av typen
"Helsekort" med lånerens fødselsnummer. Dette forutsetter at fødselsnummer
importeres og er til stede. -
<NotifyNewPatron> hvis denne er true vil det bli sendt 'Velkomst til nye lånere'-e-poster til
lånere som opprettes av importen. - <SkipEmailIdentifier> Hvis denne er true, vil låneres e-postadresser ikke bli benyttet som identifikator ved import fra Tieto, IST, Schoolsoft eller Feide. Dette er relevant å slå på hvis flere lånere har samme e-postadresse (noe som for eksempel kan forekomme hvis elever er registrert med foreldrenes e-postadresser), siden importen ellers vil feile.
- <AutoDeletePatronsWithOutstandings> Hvis denne er true, vil lånere i "Utgått"-gruppen bli slettet automatisk, selv om de har aktive utlån eller andre utestående. Les mer under Håndtering av utgåtte elever.
- <AutoDeleteReservationsOnBranchTransfer> Hvis denne er true, vil lånere som bytter til en annen skole innenfor samme instans få slettet alle sine reservasjoner som har hentebibliotek satt til den forrige skolen.
I tillegg til at de forskjellige lånerimport-reglene skal konfigureres, må det også konfigureres hvilken lånerimport-webtjeneste som skal anvendes. Cicero støtter følgende integrasjoner:
UNI-Logins Infotjeneste (ws17)
Hvis det skal integreres mot denne tjenesten, skal det legges til <UNICImport/> i <Service>-elementet slik
at det kommer til å se ut på følgende måte:
<ImportLoanerConfiguration>
<Service>
<UNICImport/>
</Service>
…
</ImportLoanerConfiguration>En forutsetning for en lånerimport hvor UNI-Logins Infotjeneste anvendes, er en godkjent dataavtale
mellom KOMBIT eller Systematic og den enkelte skolen.
Biblioteket skal godkjenne "KOMBIT A/S Infotjeneste ws17" tilgang til data via https://tilslutning.stil.dk/tilslutning/.
Les eventuelt mer i STILs dokumentasjon eller under FBS integration to STIL Infotjenesten.
UC lånerimport-tjeneste
Hvis det skal integreres mot denne tjenesten, skal følgende stå i <Service>-elementet:
<ImportLoanerConfiguration>
<Service>
<UCImport>
<ServiceURL>URL</ServiceURL>
<UcKortNavn>name</UcKortNavn>
<ApiKey>key</ApiKey>
</UCImport>
</Service>
…
</ImportLoanerConfiguration>- <ServiceURL>: URL-en til UC lånerimport-webtjenesten.
- <UcKortNavn>: Kortnavnet til institusjonen.
- <ApiKey>: En shared secret.
Tieto, IST, Schoolsoft, Feide
Hvis det skal integreres mot denne tjenesten, skal det legges til <Import/> i <Service>-elementet slik at
det kommer til å se ut på følgende måte:
<ImportLoanerConfiguration>
<Service>
<Import>
<UseImportHierarchy>true/false</UseImportHierarchy>
</Import>
</Service>
…
</ImportLoanerConfiguration>
<UseImportHierarchy>:
Boolsk verdi som bestemmer om Ciceros lånergruppehierarki skal gjenspeile gruppehierarkiet fra den eksterne datakilden. Denne er satt til "False" som standard.
Det kan være relevant å sette denne til "True" når flere skoler benytter samme bibliotek. Hvis
det er flere skoler under samme bibliotek mens den boolske verdien er satt til "False", vil det ikke være mulig å se
hvilken skole den enkelte klassen tilhører. Hvis skolene har klasser med samme navn, vil de bli
opprettet som én klasse i Cicero. Vi anbefaler derfor å sette den boolske verdien til "True" i disse tilfellene, ettersom
dette vil legge til et nivå i lånergruppehierarkiet som gjør det mulig å skille skolene fra hverandre.
Dette vil imidlertid bety at alle skoler får enda et nivå – ikke kun de skolene hvor det er flere skoler per
bibliotek.
Eksempler:
False: Det opprettes et lånergruppehierarki i Cicero på følgende måte:
- All
Filial A
▪ Elever
• Klasse A
• Klasse B
Filial B
▪ Elever
• Klasse A
• Klasse B
True: Det opprettes et lånergruppehierarki i Cicero på følgende måte:
- All
Filial A
▪ Elever
• Skole A
o Klasse A
o Klasse B
• Skole B
o Klasse A
o Klasse B
Filial B (Skole C)
▪ Elever
• Skole C
o Klasse A
o Klasse B
CSV-filer
Ved import fra CSV-filer er <Service>-elementet uten betydning, og kan derfor være tomt:
<ImportLoanerConfiguration>
<Service></Service>
…
</ImportLoanerConfiguration>Les mer om import via CSV-fil under Lånerimport.