Alle eksemplarer skal tilknyttes en materialgruppe. I hver materialgruppe kan det opprettes en eller flere utlånsprofiler som avgjør betingelsene for utlån av eksemplarer i gruppen, og hver av disse utlånsprofilene skal tilknyttes en lånergruppe for å angi hvilke lånere profilen gjelder for. Hvis det ikke knyttes en lånergruppe til en utlånsprofil, gjelder ikke utlånsprofilen for noen lånere.
Opprettelse av materialgrupper
- Trykk på ”Opprett materialgruppe”.
- Fyll inn navn og eventuelt forkortelse og beskrivelse.
- Fyll inn "Maksimalt antall utlån per låner”, hvis det skal være en begrensning på hvor mange utlån en låner kan ha samtidig for denne materialgruppen. Hvis materialgruppen markeres som ”Kan bookes”, kan ikke antall utlån begrenses. Lån satt på vent og lån med ubetalte erstatninger teller mot grensen for utlån. Autoutlån og videreutlån begrenses ikke.
- Velg om eksemplarer i materialgruppen skal kunne bookes:
- Fyll inn hvor mange kalenderdager som skal brukes til forberedelse.
- Velg om det skal være en begrensning i kalenderdager på hvor lenge et eksemplar fra materialgruppen kan bookes.
- Obs! Hvis materialgruppen markeres som ”Kan bookes”, er det ikke mulig å tillate reservering på tilknyttede utlånsprofiler.
- Under ”Rapportkonfigurasjoner” er det mulig å konfigurere om:
- Eksemplarer i materialgruppen skal betraktes som midlertidige eksemplarer, typisk for BFI-depoter. Dermed blir de utelatt fra en del av rapportene Cicero kan settes opp til å sende ut.
- Eksemplarer i materialgruppen skal ekskluderes fra beholdningsrapporten.
- Trykk ”Lagre” for å få tilgang til å legge til utlånsprofiler til materialgruppen.
Legg til utlånsprofiler
- Legg til utlånsprofiler til materialgruppen ved å gå til fanen ”Utlånsprofiler” og trykk på "Opprett utlånsprofil". Følgende obligatoriske felter må fylles ut før du kan trykke på ”Lagre”:
- Navn
- Lånergruppene utlånsprofilen gjelder for. Dette gjøres ved å klikke på
og deretter velge en eller flere lånergrupper i menyen. Det er ikke obligatorisk å velge lånergrupper, men utlånsprofilen tas ikke i bruk hvis det ikke er valgt én eller flere lånergrupper.
- Utlånsdager (utlånsperiode) eller Årlig innleveringsdato
- Maksimalt antall fornyelser (antall ganger eksemplaret kan fornyes)
- Fornyelsestid i dager (perioden som utlånsperioden forlenges med)
- Regler for lån, fjernlån og reserveringvelges til/fra
- Merk at hvis det er minst én utlånsprofil som tillater reservering, vil det ikke være mulig å velge at materialgruppen skal kunne bookes.
- Merk at hvis det er minst én utlånsprofil som tillater reservering, vil det ikke være mulig å velge at materialgruppen skal kunne bookes.
Forkortet utlånstid
Velges "Utlånstid i dager", kan det også angis en forkortet utlånstid, som trer i kraft når det er mange reserveringer i forhold til antallet av eksemplarer for den aktuelle posten. Eksemplarer fra fjernlån og bookbare eksemplarer regnes ikke med i utregningen. Bookbare materialgrupper kan ikke ha en forkortet utlånstid.
Under "Admin > Generelle innstillinger > Reserveringer per materiale for bruk av forkortet utlånstid" kan det konfigureres om forkortet utlånstid skal kunne angis på utlånsprofiler, samt hvor mange reserveringer per eksemplar som må være til stede før en forkortet utlånstid tas i bruk.
Prioritering
Hvis materialgruppen har flere utlånsprofiler, kan utlånsprofilene rangeres etter prioritet ved å dra en bestemt rekkefølge opp/ned (dra og slipp). En låner som er med i flere lånergrupper, kan være tilknyttet flere utlånsprofiler på samme materialgruppe. Når en låner låner et eksemplar, vil den utlånsprofilen som matcher lånerens lånergrupper og er høyest i prioritetslisten være den som blir aktivert.
Eksempel på prioritering av utlånsprofiler
I det følgende beskrives et eksempel på opprettelse av lånergrupper, materialgrupper og utlånsprofiler, samt hvordan lånergrupper kobles til utlånsprofilene. Eksempelet tar utgangspunkt i følgende lånergrupper, som er plassert i en hierarkisk struktur – merk de tre forskjellige nivåene i hierarkiet:
- Alle (øverste nivå)
- Biblioteker
- Personer
- Barn
- Voksne
Når du skal sette prioriteringen av lånergruppene, anbefales det å sette det innerste nivået fra lånergruppen som høyeste prioritert. I eksempelet nedenfor er "Logistik" prioritert som nr. 1, "Institutioner" som nr. 2 og "Biblioteker" som nr. 3 og "Alle" som nr. 4.
Tre prioriterte utlånsprofiler i en materialgruppe. Systemet sjekker først om låneren er i en lånergruppe innenfor prioritet 1, deretter prioritet 2 og 3 og til slutt prioritet 4.
Prioriteringen har betydning på følgende måte:
- Når man foretar et lån, sjekker systemet først om låneren er i en av lånergruppene som har prioritet nr. 1. Hvis låneren er i den aktuelle lånergruppen, vil lånergruppens utlånsprofil gjelde. Hvis låneren ikke er i den aktuelle lånergruppen, sjekker systemet om låneren er i lånergruppen som har prioritet nr. 2 osv.
- Hvis en låner ikke er i en prioritert lånergruppe, kjenner ikke systemet utlånsreglene, og eksemplaret kan derfor ikke lånes ut. I eksempelet nedenfor vil en låner plassert i lånergruppen "Barn" bli påvirket av prioritet nr. 4 med lånergruppen "Alle". Hvis denne ikke hadde vært der, ville det kun være lånerne i gruppene "Logistik", "Institutioner" og "Biblioteker" som kunne låne eksemplarene i denne materialgruppen.
Det anbefales at utlånsprofilene med de mest spesifikke lånergruppene prioriteres høyest, mens de mer generelle lånereglene prioriteres lavest. Hvis f.eks. utlånsprofilen med "Alle" var prioritert høyest, ville alle lånerne i gruppene "Logistik", "Institutioner" og "Biblioteker" bli matchet av denne regelen, og de mer spesifike lånergruppene ville dermed ikke påvirke utlånsprofilen siden enn regel med høyere prioritet overstyrer dem.
Merk at hvis du ikke legger til lånergruppen "Alle" på en utlånsprofil i materialgruppen, kan de tilhørende eksemplarene ikke fjernlånes.