Cicero LMS kan sende e-poster til lånerne og leverandørene i forskjellige situasjoner. Det krever at Cicero LMS får tilgang til en SMTP e-postserver.
Cicero LMS kan også motta ordrer fra Biblioteksentralen via e-post. Det krever at Cicero LMS får tilgang til en IMAP e-postserver.
Forbindelsen opprettes via standardprotokollene for dette:
- SMTP til utsendelse av e-post. Det bør brukes SSL eller TLS-kryptering, som som standard foregår gjennom port 465. Andre porter som kan brukes til SMTP er 25, 2525 og 587.
- IMAP til mottakelse av e-poster. Det bør brukes SSL eller TLS-kryptering, som som standard foregår gjennom hhv. port 143 og 993.
Vær oppmerksom på at hvis f.eks. kommunens e-postsystem brukes, kan det være nødvendig å tillate tilgang fra Cicero miljøet i kommunens brannmur. Se relevante IP-adresser i avsnitt 3.
Oppsett av SMTP-server til utsendelse av Notifikasjon
E-post utsendelse av notifikasjoner til låner og utsendelse av EDItX-ordrer til leverandører bruker samme SMTP-server. SMTP-serveren konfigureres i F7→Serveroppsett→Notifikasjon.
Det kan brukes to separate e-postadresser til utsendelse av hhv. notifikasjoner og ordre. SMTP brukerkontoen må i så fall ha tillatelse til å sende e-post fra begge adressene (”Send As” permission).
E-postadressen som brukes til utsendelse av notifikasjoner konfigureres i F7→Serveroppsett→Notifikasjon→Avsender e-postadresse, og e-postadressen som brukes til utsendelse av ordre konfigureres i F7→Serveroppsett→Ordre→Ordre e-postadresse.
Se også under de enkelte konfigurasjonsparametre i F7→Serveroppsett→Ordre og F7→Serveroppsett→Notifikasjon for konfigurasjon av e-postserveren.
Test afsendelse af e-mail
Oppsett av IMAP til mottakelse av ordrer fra Biblioteksentralen
Biblioteket kan motta ordrer fra Biblioteksentralen som vedlagt fil til en e-post. Denne indeholder oplysninger om, hvilken post fra Bibbi, der skal bruges til ordrer samt oplysninger om bl.a. materialegruppe på eksemplaret. Hvis shipnotices sendes som e-post må Cicero LMS settes opp til å lese disse e-postene via IMAP.
Konfigurasjonsparametre knyttet til bibliotekets tilgang til IMAP-server til mottakelse av ordrer finnes i F7→Serveroppsett→Ordre (Ordremottak fra Biblioteksentralen).
Det anbefales å ha en separat e-postadresse, som bare brukes til ordrer.
+ periodisk job
+ materialegruppe benyttet til eksterne ordrer
I tillegg anbefaler vi at det lages IP-adresse og port filtrering i brannmur, og at det brukes TLS.
Ordremottak fra BS kan testes ved at indføre præcis samme oplysninger i disse parametre:
Og bruge det administrative værktøj "Test LibraryOrder Proposal IMAP-konfigurasjon":
SMTP og IMAP problemløsning
Det kan være flere utfordringer forbundet med å konfigurere SMTP (e-post utsendelse) og IMAP (e-post mottakelse).
I Cicero LMS er det mulig å teste om forbindelsen er korrekt konfigurert. Dette gjøres under F7→Serveroppsett →Administrative verktøy.
For SMTP:
Hvis det ikke kan opprettes forbindelse, fremkommer en teknisk feilbeskrivelse som gir et hint om hva som er galt. Hvis feilårsaken fortsatt ikke kan bestemmes anbefaler vi at man i samarbeid med ITavdelingen prøver å opprette forbindelsen fra en annen klient (f.eks. Microsoft Outlook).
Typiske feilårsaker er:
Brannmurer - Cicero LMS kan ikke kommunisere med SMTP-serveren pga. manglende eller feil konfigurasjon av brannmurer. Dette kan oftest løses i samarbeid med IT-avdelingen eller leverandøren av e-postserveren. Les mer om brannmurer og IP-adresser.
Rettigheter - Det kan ikke sendes e-post, hvis kontoen som brukes ved innlogging, ikke har rettigheter til å sende notifikasjoner og ordre på vegne av avsenderadressene (”Send As” permission).
SSL/TLS – Tvil om hvilken protokoll e-postserveren støtter. Disse spørsmålene kan besvares av IT-avdelingen.
Intranett/ekstranett/Internett – Ofte fungerer autentisering av brukere ikke fra Cicero LMS selvom ITavdelingen har testet e-postserveren. Dette kan skyldes at testen utføres fra samme administrative nett, hvor e-postserveren befinner seg. Testen bør derfor alltid utføres slik at den er uavhengig av nettverksdomenet eller domenebrukere.