Ved automatisk tilskrivning av gebyrer er det mulig å velge mellom to typer: "Hendelsesgebyrer" og "Periodegebyrer". Dette konfigureres under Admin > Generelle innstillinger > Utestående > Arbeidsflyt for gebyrer (overskredet utlån).
Hendelsesgebyrer
- Hendelsesgebyrer opprettes når det skjer en hendelse relatert til et utlån som har overskredet innleveringsfristen. En hendelse kan være:
- Innlevering av et eksemplar, hvor innleveringen skjer etter lånets innleveringsfrist.
- Fornyelse av et eksemplar, hvor fornyelsen foretas etter lånets innleveringsfrist. Det er en fornyelse hvis et eksemplar utlånes til en låner som allerede har lånt eksemplaret.
- Sett lån i bero, hvor bero-settingen foretas etter lånets innleveringsfrist.
- Automatisk opprettelse av erstatning. Her tilskrives gebyr i forbindelse med det nattlige jobben for opprettelse av erstatning. Dette skjer når lånets innleveringsfrist er overskredet med et konfigurert antall dager.
- Gebyrsatser defineres på bakgrunn av en kombinasjon av alder og antall dager innleveringsfristen overskrides. Dette konfigureres i Admin > Generelle innstillinger > Utestående > Gebyrsatser (Hendelsesgebyrer).
- Det er ingen øvre grense for hvor mange gebyrer som kan opprettes for en låner.
Periodegebyr
- Periodegebyrer opprettes når et utlån har overskredet innleveringsfristen med et konfigurerbart antall dager, og eksemplaret fortsatt ikke er levert.
- Gebyrsatser defineres på bakgrunn av alder. Det kan settes et maksimumsbeløp for samlede gebyrer for en låner, hvilket også defineres på bakgrunn av alder.
- Når låneren betaler utestående periodegebyrer, vil eventuelle utestående utlån som har overskredet innleveringsfristen bli fornyet, hvis Cicero er satt opp til dette. Konfigurasjonen settes i Admin > Generelle innstillinger > Utestående > Oppsett av arbeidsflyt for periodegebyrer
Gebyrsatser kan kun defineres for personlånere. Lånerens alder leses fra lånerens fødselsdato, men er lånerens alder ukjent, bruker systemet 12 år som alder. Ønsker du å opprette gebyr til andre enn personlånere, må det gjøres manuelt på ”Utestående”-fanen.
Et opprettet gebyr øker ikke automatisk. Skal det gjøres endringer i gebyret, må brukeren manuelt justere beløpet. Merk at beløpet ikke kan økes – hvis beløpet er for lavt, må gebyret avbrytes, og et nytt opprettes.