Ein Auftrag besteht aus einer Sammlung von Materialbestellungen. Für jeden Eintrag in der Materialauswahlliste können Sie eine oder mehrere Bestellpositionen erstellen, die schließlich als Auftrag versendet werden.
Bestellungen erstellen
- Gehen Sie zu " Einkauf " > " Materialauswahl ".
- Wählen Sie eine Materialauswahlliste
- Klicken Sie auf einen Eintrag in der Tabelle. Sie können nun Bestelldaten eingeben. Wenn Sie Informationen zum Eintrag anzeigen möchten, klicken Sie oben auf der Seite auf die FAUST-Nummer.
Sie haben jetzt die Möglichkeit, einen Kommentar hinzuzufügen, frühere Versionen des Eintrags zur Entsorgung zu kennzeichnen und Bestellpositionen zu erstellen. Wenn Sie für mehr als einen Standort bestellen möchten, müssen Sie für jeden Standort eine Bestellposition erstellen.
Bestellpositionsvorlagen
Sie können effizienter mit Bestellpositionen arbeiten, indem Sie eine Bestellposition als Vorlage speichern, die Sie zukünftig wiederverwenden können.
Vorlage erstellen:
- Füllen Sie eine Bestellposition aus
- Klicken Sie auf "Als Vorlage speichern". Dadurch wird ein Fenster mit Informationen aus der Bestellposition geöffnet.
- Geben Sie der Vorlage einen Namen
- Bearbeiten Sie gegebenenfalls den Inhalt der Vorlage, bevor Sie sie speichern
Bestellposition aus Vorlage erstellen:
1. Klicken Sie auf "Aus Vorlage erstellen" unten auf der Bestellseite für einen bibliografischen Eintrag
2A. Wählen Sie eine der vorgeschlagenen Vorlagen aus, woraufhin eine Bestellposition erstellt wird.
- Vorlagen werden nur vorgeschlagen, wenn Sie eine oder mehrere Vorlagen als Favoriten markiert haben. Wenn Sie eine Vorlage erstellen, wird sie automatisch als Favorit markiert. Alternativ können Sie eine Vorlage unter "Vorlage suchen" als Favorit markieren.
2B. Klicken Sie auf "Vorlagen suchen"
3. Geben Sie Informationen über die gesuchte Vorlage anhand der Suchkriterien ein und klicken Sie auf "Suchen"
4. Wählen Sie eine Liste aus, woraufhin eine Bestellposition erstellt wird.
Sie können eine Vorlage bearbeiten, indem Sie auf das Bearbeiten-Symbol klicken, sowie eine Vorlage als Favorit markieren/entfernen, indem Sie auf das Favoriten-Symbol
klicken.
Pseudo-Bestellungen
Mit Pseudo-Bestellungen können Zentralbibliotheken Bestellungen für andere Zweigstellen vorschlagen. Pseudo-Bestellungen müssen in Cicero LMS konfiguriert werden und können dann wie folgt erstellt werden:
- Klicken Sie auf " Pseudo-Bestellposition erstellen "
- Füllen Sie die Felder aus. Die Codes, die in den Zweigstellen- und Teilstandortfeldern verwendet werden, sind zwischen Bibliotheksmedien und Zentralbibliotheken vereinbart.
Wenn der Auftrag versendet wird, wird er an den ausgewählten Lieferanten gesendet, der dann über Valg+ Bestellvorschläge an die anderen Zentralbibliotheken sendet.
Die Bestellvorschläge werden in den anderen Zentralbibliotheken als Materialauswahllisten empfangen, die wie andere Materialauswahllisten abgerufen werden. Anschließend muss die jeweilige Bibliothek den Auftrag auf herkömmliche Weise versenden.
Auftrag versenden
Nachdem Sie die gewünschten Bestellpositionen erstellt haben, werden die Anzahl der Materialien und der Preis in der Materialauswahlstabelle angezeigt.
⚠️ Beachten Sie, dass der " Stückpreis " auf einer eventuell für die Materialauswahlliste ausgewählten Lieferantenvereinbarung basiert, während " Teilsumme " und " Gesamt inkl. MwSt. " auf Grundlage der ausgewählten Lieferantenvereinbarungen für die Bestellpositionen berechnet werden.
Sie können " Nach Zweigstelle filtern " auswählen, um nur Bestellpositionen für eine bestimmte Zweigstelle in der Tabelle anzuzeigen. Beim Versenden des Auftrags werden jedoch alle Bestellpositionen berücksichtigt.
Wenn alle gewünschten Bestellpositionen erstellt sind, wird der Auftrag durch Drücken von " Auftrag senden " versendet.
Temporäre Materialnummern
Beim Versenden des Auftrags werden alle Materialien, die Sie mit temporären Materialnummern bestellt haben, im System erstellt. Das bedeutet, dass Kunden die Materialien reservieren können, bevor sie eingegangen sind. Die Materialien sind an ihrem Status (z. B. bestellt oder unterwegs) und ihrer Materialnummer erkennbar. Alle temporären Materialnummern haben die gleiche Struktur: A.