Das Aufgabensystem in Cicero ermöglicht die automatische Generierung von Arbeitsaufgaben bei bestimmten Ereignissen. Die automatisch generierten Aufgaben werden bestimmten konfigurierten Arbeitsbereichen zugewiesen. Ein Arbeitsbereich wird auch einem oder mehreren Benutzern zugewiesen, die für die Bearbeitung der Aufgaben innerhalb eines Arbeitsbereichs verantwortlich sind.
Es ist auch möglich, manuell erstellte Aufgaben einem Arbeitsbereich zuzuweisen (siehe Aufgaben).
Arbeitsbereiche erstellen und bearbeiten
Die Arbeitsbereiche werden unter Aufgaben > Arbeitsbereiche wie folgt gepflegt:
- Drücken Sie auf "Arbeitsbereich erstellen" oder wählen Sie einen vorhandenen Arbeitsbereich aus der Liste. Dadurch wird die Detailseite des Arbeitsbereichs geöffnet.
- Geben Sie einen Namen und optional eine Beschreibung ein.
- Fügen Sie zugehörige Benutzer hinzu.
- Markieren Sie die Aufgaben, die innerhalb des jeweiligen Arbeitsbereichs automatisch generiert werden sollen, und geben Sie gegebenenfalls der Aufgabe eine Priorität (Hoch, Mittel, Niedrig).
ACHTUNG! Die Tatsache, dass einige Benutzer einem Arbeitsbereich zugeordnet sind, bedeutet NICHT automatisch, dass sie als "Verantwortlich" für eine Aufgabe festgelegt werden. In der Aufgabensuche haben sie jedoch die Möglichkeit, Aufgaben leicht zu finden, die zu Arbeitsbereichen gehören, in denen sie als Benutzer zugeordnet sind (siehe Aufgaben).
ACHTUNG! Eine Aufgabe muss mindestens einem Arbeitsbereich zugeordnet sein, damit sie automatisch generiert wird.
Übersicht über automatisch generierte Aufgaben
Folgende Aufgaben können einem Arbeitsbereich zugeordnet werden. Durch Auswahl einer oder mehrerer der folgenden Aufgaben in einem Arbeitsbereich werden die entsprechenden Aufgaben automatisch generiert und in der Aufgabenübersicht für die Benutzer angezeigt, die dem Arbeitsbereich zugeordnet sind. Beachten Sie, dass dieselbe Aufgabe mehreren Arbeitsbereichen zugeordnet werden kann.
Automatische Materialauswahllisten werden generiert
Es ist möglich, Cicero so zu konfigurieren, dass Materialauswahllisten automatisch generiert werden. Die Listen werden automatisch jeden Samstag erstellt (durch einen nächtlichen Job). Wenn eine neue automatisch generierte Materialauswahlliste erstellt wurde, wird eine Arbeitsaufgabe erstellt, um daran erinnert zu werden, dass die neue Liste überprüft werden muss.
Die Bibliotheksrouten müssen vorbereitet werden
In Cicero können Routen für "Bibliothek kommt"-Kunden erstellt werden. Es ist möglich, über eine Arbeitsaufgabe einige Tage vor der geplanten Route benachrichtigt zu werden. Die Anzahl der Tage vorher wird in der Konfiguration "Tage vor automatischer Erstellung der Arbeitsbereichsaufgabe" definiert.
Debitorintegrationswarnung/Information erhalten sowie Debitorintegrationsfehler erhalten
Es wird empfohlen, diese beiden Aufgaben zu verwenden, bevor die Integration zum Debitorensystem aktiviert wird.
Die Aufgaben werden bei Fehlern in der Debitorintegration (wenn das Senden von Daten fehlschlägt) sowie bei Warnungen/Informationen (wenn das Senden von Daten erfolgreich ist, das Debitorensystem jedoch eine Nachricht zurücksendet, die möglicherweise überprüft werden muss) erstellt. Wenn eine dieser Aufgaben erstellt wird, müssen die eingehenden Nachrichten aus der Integration überprüft werden, indem Kontakt mit der Debitorenabteilung oder dem Cicero-Support aufgenommen wird, um mögliche Fehler in der Konfiguration oder den Daten zu korrigieren.
Das letzte Material, das einen Teil einer Parallelreservierung erfüllen könnte, ist verloren gegangen/entsorgt
Es kann eine Arbeitsaufgabe erstellt werden, wenn eines der Materialien in der Parallelreservierung nicht mehr erfüllt werden kann, weil das letzte Material verloren gegangen/entsorgt ist.
Der gibt dem Verantwortlichen für die Aufgabe die Möglichkeit zu beurteilen, wie die Parallelreservierung behandelt werden soll. Oft ist keine Behandlung erforderlich, wenn andere Reservierungen in der Parallelreservierung potenziell erfüllt werden können, wie aus der Aufgabenbeschreibung hervorgeht.
Das letzte Material, das einen Teil einer Serienreservierung erfüllen könnte, ist verloren gegangen/entsorgt
Es kann eine Arbeitsaufgabe erstellt werden, wenn eine der Reservierungen in der Serienreservierung nicht mehr erfüllt werden kann, weil das letzte Material verloren gegangen/entsorgt ist.
Das gibt dem Verantwortlichen für die Aufgabe die Möglichkeit zu beurteilen, wie die Serienreservierung behandelt werden soll.
Duplizierte Kunden
Es wird eine Arbeitsaufgabe erstellt, wenn importierte Kunden mit mehr als einem vorhandenen Kunden übereinstimmen. Die Aufgabe wird folgenden Text enthalten: "Mögliche duplizierte Kunden: Kundennummer 1, Kundennummer 2". Dies gilt sowohl für Kundenimporte aus STIL, UC-Webdienst oder CSV-Dateien.
Bei Duplikaten sollte eine Bereinigung im Kundenregister durchgeführt werden.
E-Mail nicht gesendet bei Erstellung eines Kunden über das CMS-API
Es wird eine Arbeitsaufgabe erstellt, wenn eine E-Mail nicht an den angegebenen Finanzverantwortlichen gesendet werden konnte, wenn ein Kunde über das CMS-API erstellt wird. Die Aufgabe wird anzeigen, ob der Kunde erstellt wurde oder nicht, und wird den Namen (und gegebenenfalls die Kundennummer) des Kunden und des Finanzverantwortlichen sowie die verwendete E-Mail-Adresse enthalten.
Wenn die E-Mail-Konfiguration korrekt ist, liegt der Fehler wahrscheinlich an einer falsch eingegebenen E-Mail-Adresse, und es kann versucht werden, den Finanzverantwortlichen auf andere Weise zu kontaktieren. Es ist nicht möglich, die Nachricht erneut zu senden, da sie nicht unter "Fehlgeschlagene Nachrichten" wie andere Nachrichten angezeigt wird.
E-Mail nicht gesendet bei Hinzufügen/Aktualisieren des Finanzverantwortlichen über das CMS-API
Es wird eine Arbeitsaufgabe erstellt, wenn eine E-Mail nicht gesendet werden konnte, wenn der Finanzverantwortliche eines Kunden über das CMS-API aktualisiert wird. Die Aufgabe wird anzeigen, ob die Informationen aktualisiert wurden oder nicht, und wird den Namen (und gegebenenfalls die Kundennummer) des Kunden und des Finanzverantwortlichen sowie die E-Mail-Adresse des Finanzverantwortlichen enthalten, die verwendet wurde.
Wenn die E-Mail-Konfiguration korrekt ist, liegt der Fehler wahrscheinlich an einer falsch eingegebenen E-Mail-Adresse, und es kann versucht werden, den Finanzverantwortlichen auf andere Weise zu kontaktieren. Es ist nicht möglich, die Nachricht erneut zu senden, da sie nicht unter "Fehlgeschlagene Nachrichten" wie andere Nachrichten angezeigt wird.
Erstattung bezahlt
Es wird eine Arbeitsaufgabe erstellt, wenn eine Erstattung bezahlt wird. Anschließend kann die Vernichtung des Materials erfolgen. Wenn es sich um ein Fernleihmaterial handelt, darf das Material nicht vernichtet werden, sondern der Status der Fernleihe muss von "4.7 Verloren" auf "5.3 Abgeschlossen" geändert werden.
Erstattung erstellt
Im Rahmen der nächtlichen Jobausführung für die Zuweisung von Erstattungen wird eine Arbeitsaufgabe erstellt, die eine Übersicht über automatisch erstellte, noch nicht verifizierte Erstattungen enthält. Dies ermöglicht die Überprüfung, ob der Erstattungsbetrag korrekt ist, bevor die Erstattung für den Kunden sichtbar wird.
Voraussetzung dafür ist, dass eine Verifizierungsfrist in der Konfiguration unter Admin > Allgemeine Einstellungen > Salden > "Tage vor automatischer Verifizierung von Erstattungen" festgelegt ist.
Rechnung außerhalb des Toleranzbereichs
Bei Verwendung von E-Rechnungen kann eine Arbeitsaufgabe erstellt werden, wenn eine Rechnung aufgrund einer Überschreitung des Toleranzrahmens für den Betrag nicht automatisch genehmigt werden kann. Die Rechnung muss stattdessen manuell genehmigt oder abgelehnt werden.
Inaktive Kunden konnten aufgrund ausstehender Beträge nicht gelöscht werden
Wenn die automatische Löschung inaktiver Kunden unter Admin > Allgemeine Einstellungen > Kunden > "Kunden automatisch nach x Tagen ohne Aktivität löschen" aktiviert ist, kann ein Arbeitsauftrag erstellt werden, der Informationen darüber enthält, welche Kunden nicht gelöscht werden konnten und warum, damit diese manuell bearbeitet werden können.
Der Job zur Löschung inaktiver Kunden wird jeden Samstag ausgeführt.
Kennzeichnung von Überbau-Material fehlgeschlagen
Wenn ein Material bei der Bestellung als "Überbau-Material" markiert wird und die automatische Markierung im bibliografischen Datensatz nicht korrekt gespeichert wurde, kann ein Arbeitsauftrag erstellt werden. Um das Problem zu lösen, können Sie den Datensatz suchen und manuell als Überbau-Material kennzeichnen, indem Sie das Feld 032*x hinzufügen und den Wert "OVE" zuweisen.
Dieser Auftrag betrifft nur Zentralbibliotheken.
Kontostand für Minderjährige ohne finanziell Verantwortliche an das Debitorsystem gesendet
Der Auftrag muss eingerichtet werden, bevor die Integration aktiviert wird, da der Auftrag nur beim ersten Mal erstellt wird, wenn der betreffende Kunde an das Debitorsystem gesendet wird.
Wenn dieser Auftrag erstellt wird, sollten Sie versuchen, die fehlenden Informationen über den finanziell Verantwortlichen des Kunden zu finden, z. B. über das damals ausgefüllte Antragsformular des Kunden oder indem Sie den Kunden kontaktieren. In der Zwischenzeit können Sie den Kunden möglicherweise sperren, um weitere Ausleihen zu verhindern, und die personennummer entfernen (eine Kopie im Notizfeld speichern), damit keine neuen Kontostände an den Debitoren geschickt werden. Wenn einem Kunden in Cicero ein finanziell Verantwortlicher hinzugefügt wird, werden zukünftige Kontostände mit dem hinzugefügten finanziell Verantwortlichen übertragen. Bereits übertragene Kontostände erhalten nicht automatisch den finanziell Verantwortlichen hinzugefügt.
Nummernfolge auf Kundenkarte läuft bald ab
Ein Arbeitsauftrag wird erstellt, wenn die Nummernfolge in Admin > Allgemeine Einstellungen > Kunden > "Automatische Zuweisung der Kundenkarte" fast keine Nummern mehr hat. Die Nummernfolge wird verwendet, wenn ein Kunde über die CMS API erstellt wird und die automatische Zuweisung der Kundenkarte aktiviert ist.
Bestellung storniert
Es kann ein Arbeitsauftrag erstellt werden, wenn eine Person eine Bestellung in Cicero manuell storniert. Dies kann nützlich sein, wenn die Person, die die Bestellung storniert, eine andere Person als diejenige ist, die die Bestellung aufgegeben hat, damit der "Besteller" über die Stornierung informiert wird.
Bestellvorschlag erhalten
Wenn Sie Bestellvorschläge für die Materialauswahl abonniert haben, kann ein Arbeitsauftrag erstellt werden, wenn eine neue Materialauswahlliste für Sie erstellt wurde.
Reservierung zur Abholung wurde gelöscht
Ein Arbeitsauftrag wird erstellt, wenn eine Reservierung gelöscht wird, während sich das Material im Reservierungsregal befindet. Auf diese Weise können die Materialien schneller wieder in Umlauf gebracht werden.
Synchronisierung mit personennummer-Register fehlgeschlagen
Ein Auftrag wird erstellt, wenn ein Kunde oder finanziell Verantwortlicher nicht im personennummer-Abonnement registriert werden konnte. Dies liegt häufig daran, dass die personennummer falsch eingegeben wurde und korrigiert werden muss. Jede Nacht wird ein neuer Auftrag erstellt, bis der Fehler behoben ist.
Ausleihe mit zugehöriger Ersatzleistung zur Inkassoabteilung gesendet wurde zurückgegeben/verlängert
Ein Auftrag wird erstellt, wenn eine Ausleihe mit zugehöriger Ersatzleistung zur Inkassoabteilung zurückgegeben oder verlängert wird und die Ersatzleistung somit in Cicero storniert wird. Es kann dann überprüft werden, ob die Ersatzleistung eine manuelle Aktualisierung im Debitorsystem erfordert.
Finanziell Verantwortlicher ist verstorben
Bei der nächtlichen Aktualisierung der Daten aus dem personennummer wird eine Aufgabe erstellt, wenn der finanziell verantwortliche Kunde als verstorben gemeldet wird.