Alle Materialien müssen einer Materialgruppe zugeordnet werden. In der Materialgruppe können Sie verschiedene Ausleihprofile zuordnen, und zu den Ausleihprofilen werden Kundengruppen zugeordnet. Ein Ausleihprofil kann nur in Bezug auf eine Materialgruppe erstellt werden, und es muss eine Kundengruppe dem Ausleihprofil zugeordnet sein. Wenn keine Kundengruppe einem Ausleihprofil zugeordnet wird, gilt das Ausleihprofil nicht für einige Kunden.
Erstellung von Materialgruppen
- Drücken Sie auf „Materialgruppe erstellen“.
- Füllen Sie den Namen und eventuell eine Abkürzung sowie eine Beschreibung aus.
- Füllen Sie „Maximale Anzahl an Ausleihen pro Kunde“ aus, wenn es eine Begrenzung geben soll, wie viele Ausleihen ein Kunde gleichzeitig für diese Materialgruppe haben darf. Wenn die Materialgruppe als „Kann reserviert werden“ markiert ist, kann die Anzahl der Ausleihen nicht begrenzt werden. Ausleihen, die ausgesetzt sind, und Ausleihen mit unbezahlten Entschädigungen zählen gegen die Grenze für die Ausleihen. Autoleihgebühren und Weiterverleih sind nicht beschränkt.
- Wählen Sie, ob Materialien in der Materialgruppe gebucht werden können:
- Geben Sie an, wie viele Kalendertage für die Vorbereitung benötigt werden.
- Wählen Sie, ob es eine Begrenzung in Kalendertagen geben soll, wie lange ein Material aus der Materialgruppe gebucht werden kann.
- ACHTUNG! Wenn die Materialgruppe als „Kann reserviert werden“ markiert ist, ist es nicht möglich, Reservierungen für die zugeordneten Ausleihprofile zu erlauben.
- Unter „Berichtskonfigurationen“ ist es möglich, Folgendes zu konfigurieren:
- Exemplare in der Materialgruppe als temporäre Exemplare betrachtet werden sollen, typischerweise für BFI-Depots. Dadurch werden sie aus einigen der Berichte ausgeschlossen, die Cicero versenden kann.
- Exemplare in der Materialgruppe von dem Bestandsbericht ausgeschlossen werden sollen.
- Drücken Sie „Speichern“, um Zugriff auf die Hinzufügung von Ausleihprofilen zur Materialgruppe zu erhalten.
Ausleihprofile hinzufügen
Fügen Sie Ausleihprofile zur Materialgruppe hinzu, indem Sie zum Tab „Ausleihprofile“ gehen und auf „Ausleihprofil erstellen“ drücken. Die folgenden Pflichtfelder müssen ausgefüllt werden, bevor Sie auf „Speichern“ drücken können:
- Name
- Kundengruppen, für die das Ausleihprofil gilt. Dies geschieht, indem Sie auf
klicken und anschließend eine oder mehrere Kundengruppen im Baum auswählen. Es ist nicht obligatorisch, Kundengruppen auszuwählen, aber das Ausleihprofil wird nicht in Nutzung genommen, wenn keine oder mehr Kundengruppen ausgewählt sind.
- Ausleihezeit in Tagen oder Jährliches Abgabedatum
- Maximale Anzahl an Verlängerungen (Anzahl der Male, die das Material verlängert werden kann)
- Verlängerungszeit in Tagen (der Zeitraum, um den die Ausleihzeit verlängert wird)
- Regeln für Ausleihe, Fernleihe und Reservierung werden ein- oder ausgeschaltet
- Beachten Sie, dass, wenn es mindestens ein Ausleihprofil gibt, das das Reservieren erlaubt, es nicht möglich sein wird auszuwählen, dass die Materialgruppe gebucht werden kann.
Verkürzte Ausleihzeit
Wird „Ausleihzeit in Tagen“ gewählt, kann auch eine verkürzte Ausleihzeit angegeben werden, die in Kraft tritt, wenn es viele Reservierungen im Verhältnis zur Anzahl der Materialien für den jeweiligen Posten gibt. Materialien aus Fernleihe und buchbare Materialien zählen nicht in die Berechnung. Buchbare Materialgruppen dürfen keine verkürzte Ausleihzeit haben.
Unter „Admin > Allgemeine Einstellungen > Reservierungen pro Material zur Verwendung der verkürzten Ausleihzeit“ kann konfiguriert werden, ob eine verkürzte Ausleihzeit auf den Ausleihprofilen angegeben werden kann, sowie wie viele Reservierungen pro Material es geben soll, bevor eine verkürzte Ausleihzeit genutzt wird.
Priorisierung
Falls die Materialgruppe mehrere Ausleihprofile hat, können die Ausleihprofile priorisiert werden, indem eine bestimmte Reihe nach oben/unten gezogen wird (drag and drop). Ein Kunde, der in mehreren Kundengruppen ist, kann mehreren Ausleihprofilen in der gleichen Materialgruppe zugeordnet sein. Wenn ein Kunde ein Material ausleiht, wird das Ausleihprofil, das zu den Kundengruppen des Ausleihenden passt und die höchste Priorität hat, aktiviert.
Beispiel zur Priorisierung von Ausleihprofilen
Im Folgenden wird ein Beispiel für die Erstellung von Kundengruppen, Materialgruppen und Ausleihprofilen beschrieben sowie wie Kundengruppen mit den Ausleihprofilen verbunden werden. Das Beispiel basiert auf den folgenden Kundengruppen, die in einer hierarchischen Struktur angeordnet sind – beachten Sie die drei verschiedenen Hierarchien in der folgenden Struktur:
- Alle (oberste Ebene)
- Bibliotheken
- Personen
- Kindern
- Erwachsene
Wenn Sie die Priorität der Kundengruppen festlegen, wird empfohlen, das innerste Niveau der Kundengruppe als am höchsten priorisiert zu setzen. In dem Beispiel unten ist „Erwachsene“ als Nr. 1 priorisiert, „Bibliotheken“ als Nr. 2 und „Alle“ als Nr. 3.
Drei priorisierte Ausleihprofile in einer Materialgruppe. Das System prüft zuerst, ob der Ausleiher in einer Kundengruppe innerhalb der Priorität 1 ist, dann in der Priorität 2 und schließlich in der Priorität 3.
Die Priorität hat folgende Bedeutung:
- Wenn eine Ausleihe erfolgt, prüft das System zuerst, ob der Ausleiher in einer der Kundengruppen ist, die in Priorität Nr. 1 sind. Wenn der Ausleiher in der betreffenden Kundengruppe ist, wird das Ausleihprofil der Kundengruppe aktiv. Ist der Ausleiher nicht in den betreffenden Kundengruppen, prüft das System, ob der Ausleiher in der Kundengruppe ist, die in Priorität Nr. 2 ist usw.
- Wenn ein Ausleiher nicht in einer priorisierten Kundengruppe ist, kennt das System die Ausleihregeln nicht, und das Material kann daher nicht ausgeliehen werden. Im Beispiel unten würde ein Ausleiher, der in der Kundengruppe „Kinder“ ist, von der Priorität Nr. 3 mit der Kundengruppe „Alle“ betroffen sein. Wäre diese nicht vorhanden, könnten nur Ausleiher in den Kundengruppen „Erwachsene“ und „Bibliotheken“ Materialien ausleihen.
Es wird empfohlen, die Ausleihprofile mit den spezifischsten Kundengruppen am höchsten zu priorisieren, während die allgemeineren Ausleihregeln am niedrigsten priorisiert werden sollten. Wenn z.B. das Ausleihprofil mit „Alle“ am höchsten priorisiert wäre, würden alle Ausleiher in den Gruppen „Erwachsene“ und „Bibliotheken“ durch diese Regel erfasst werden.
Beachten Sie, dass, wenn Sie die Kundengruppe „Alle“ nicht zu einem Ausleihprofil in der Materialgruppe hinzufügen, die zugehörigen Materialien nicht als Fernleihe ausgeliehen werden können.