Verwaltung von Forderungen

Status für ein Zwischenguthaben

Ein Zwischenguthaben kann je nach Status unterschiedlich behandelt werden. Die folgende Tabelle zeigt eine Übersicht über die verschiedenen Status eines Zwischenguthabens.

Status	Beschreibung
Erstellt	Die Zwischenbilanz wurde erstellt und nicht vollständig bezahlt (es können Teilzahlungen erfolgt sein).
Zur Inkasso gesendet	Die Zwischenbilanz wurde zur Inkasso gesendet. Hinweis: Dieser Status wird nur für Zwischenbilanzen verwendet, die manuell im Debitorsystem außerhalb von Cicero erstellt wurden. Bei Verwendung der Integration von Cicero in das Debitorsystem wird dieser Status nicht verwendet.
Inkasso abgeschlossen	Die Zwischenbilanz wurde nach dem Inkasso abgeschlossen. Hinweis: Dieser Status wird nur für Zwischenbilanzen verwendet, die manuell im Debitorsystem außerhalb von Cicero erstellt wurden. Bei Verwendung der Integration von Cicero in das Debitorsystem wird dieser Status nicht verwendet.
Bezahlt	Die Zwischenbilanz wurde vollständig bezahlt.
Zurückgezahlt	Eine bezahlte Entschädigung wurde dem Kunden zurückerstattet, in der Regel weil der Kunde das Material nach Bezahlung zurückgegeben hat.
Storniert	Die Transaktion wurde storniert.
Abgeschrieben	Die Transaktion wurde abgeschrieben, in der Regel weil es keinen Sinn mehr macht, den Betrag vom Kunden einzufordern. Die Abschreibung kann manuell oder automatisch nach einer bestimmten Frist erfolgen.
Vollständig abgewertet	Der Preis der Transaktion wurde auf 0 abgewertet. Dies geschieht unter anderem bei der Löschung von Kunden mit offenen Transaktionen.

Umgang mit Forderungen

Es ist möglich, verschiedene Aktionen für einzelne Forderungen durchzuführen:

• Zahlung von Forderungen
• Stornierung von Forderungen
• Abschreibung von Forderungen
• Letzte Zahlung stornieren
• Rückerstattung von Entschädigungen
• Als "Zur Inkasso gesendet" markieren
• Inkasso schließen
• Bewegungen auf Forderungen anzeigen
• Forderungen für Minderjährige
• Löschen veralteter Forderungen

Diese Aktionen können entweder manuell durchgeführt werden oder Cicero kann so eingerichtet sein, dass sie automatisch durchgeführt werden. Die Aktionen können manuell an folgenden Stellen durchgeführt werden:

• Kundendetailseite > Forderungen > Klicken Sie auf das "Aktionen anzeigen"-Symbol einer Forderung 
• Kundendetailseite > Forderungen (klicken Sie auf eine Forderung in der Tabelle) > Detailseite für Gebühr/Entschädigung > Klicken Sie unten auf der Seite auf die Schaltfläche "Aktionen anzeigen" 

Zahlung von Forderungen

Forderungen können entweder über das Debitorsystem oder durch Zahlung am Schalter beglichen werden.

Erfahren Sie mehr unter Zahlung von Forderungen.

Stornierung von Forderungen

Eine Forderung kann storniert werden, wenn sie nicht mehr relevant ist. Zum Beispiel werden Entschädigungen für Material automatisch storniert, wenn das Material zurückgegeben wird.

Cicero macht das verlorene Material wieder ausleihbar, wenn es zurückgegeben wird.

Manuelle Stornierung von Gebühren und Entschädigungen

Sowohl Gebühren als auch Entschädigungen können manuell storniert werden. Bei der Stornierung ist es möglich, einen Grund für die Stornierung anzugeben. Die Statusspalte der Forderung wird dann auf "Storniert" aktualisiert.

Wenn eine Gebühr/Entschädigung storniert wird, wird sie nicht mehr in die Gesamtschuld des Kunden einbezogen.

Abschreibung von Forderungen

Wenn eine Forderung veraltet ist, kann sie entweder manuell oder automatisch abgeschrieben werden.

Afskrivninger können unter Admin > Allgemeine Einstellungen > Salden >Automatische Abschreibung veralteter Salden konfiguriert werden.

Hinweis! Salden, die an das Debitorensystem gesendet wurden oder sich im Status "Zur Inkasso-Sendung" befinden, werden nicht automatisch abgeschrieben.

Letzte Zahlung stornieren

Bei einer fehlerhaft erfassten Zahlung kann der Mitarbeiter die letzte Zahlung stornieren. Dies kann z. B. der Fall sein, wenn der Mitarbeiter eine Zahlung für einen Saldo erfasst hat, der Kunde jedoch trotzdem nicht zahlen kann.

Wenn die Zahlung erfasst wird, erstellt das System eine Transaktion auf einem Konto. Wird die Zahlung storniert, erstellt das System eine weitere Transaktion, um den Betrag auf demselben Konto auszugleichen.

Hinweis! Die Funktion "Letzte Zahlung stornieren" sollte nicht mit der Funktion "Erstattung zurückgeben" verwechselt werden, die bei der Rückerstattung an den Kunden verwendet wird, wenn dieser z. B. ein Buch zurückgibt, nachdem er bereits eine Entschädigung dafür gezahlt hat.

Erstattung zurückgeben

Wenn ein Material mit zugehöriger Erstattung zurückgegeben wird und bereits eine Zahlung für die Erstattung erfasst wurde, kann der Kunde den gezahlten Betrag zurückerstattet bekommen.Da die Erstattung bereits bezahlt wurde, hat das System eine Transaktion über den bezahlten Betrag erstellt. Bei der Rückerstattung der Erstattung erstellt das System eine weitere Transaktion auf demselben Konto zur Verrechnung.

ACHTUNG! Wenn die Bibliothek eine Integration zum Debitorensystem hat, erfolgt die eigentliche Auszahlung über das Debitorensystem, aber Sie müssen dennoch auf "Erstattung zurückzahlen" in Cicero klicken.

Als "Zur Inkasso gesendet" markieren

Wenn ein Saldo manuell im Debitorensystem erstellt wird, kann es manuell in Cicero als "Zur Inkasso gesendet" markiert werden.

ACHTUNG! Bei Verwendung der Integration von Cicero zum Debitorensystem wird dieser Status nicht verwendet, und die Aktion ist nicht relevant.

Inkasso schließen

Wenn ein Saldo manuell im Debitorensystem erstellt wurde und das Inkasso abgeschlossen ist, kann der Saldo manuell in Cicero als geschlossen markiert werden.

ACHTUNG! Bei Verwendung der Integration von Cicero zum Debitorensystem ist diese Aktion nicht relevant.

Bewegungen im Saldo anzeigen

Es ist möglich, die durchgeführten Bewegungen auf einem Saldo (Erstellung, Zahlungen, Stornierungen usw.) einzusehen, einschließlich der Bewegungen, die im Debitorensystem durchgeführt wurden, sofern eine Integration dazu besteht.

Die Bewegungen auf einem Saldo können eingesehen werden, indem Sie "Bewegungsdetails anzeigen" wählen.

Das Dialogfeld mit den Bewegungsdetails zeigt alle Bewegungen an, die eine Betragsänderung enthalten, d.h. Zahlungen, Abschreibungen, Stornierungen usw., einschließlich der Bewegungen, die im Debitorensystem durchgeführt wurden. Andere Änderungen wie das Ändern des Status auf "Zur Inkasso gesendet" sind nicht enthalten, da sie den Betrag nicht ändern.

Löschen veralteter Salden

Cicero löscht automatisch geschlossene Salden (d.h. alle, die nicht den Status "Erstellt" oder "Zur Inkasso gesendet" haben), die ein bestimmtes Alter überschreiten.

Im Bereich Admin>Allgemeine Einstellungen>Zwischenstände>"Automatisches Löschen abgeschlossener Zwischenstände nach x Monaten" können Sie festlegen, wie alt ein Zwischenstand sein muss, um gelöscht zu werden. Das Alter kann zwischen 6 Monaten und 10 Jahren liegen. Der Standardwert beträgt 10 Jahre. Beachten Sie, dass das Löschen veralteter Zwischenstände nicht deaktiviert werden kann.

Wenn ein Zwischenstand über die Integration von Cicero an das Debitorensystem gesendet wurde, hängt das Löschen des Zwischenstands vom Wert "Zwischenstand über den Nachrichtenverteiler löschen" in der Debitorkonfiguration ab. Weitere Informationen finden Sie im Handbuch Integration mit ØiR 3.

Zwischenstände, die nicht an das Debitorensystem gesendet wurden, werden unabhängig vom Nachrichtenverteiler nach Ablauf der angegebenen Frist gelöscht.