I dette kapitel beskrives, hvad du skal være opmærksom på i forhold til de data, der er konverteret fra det eksisterende bibliotekssystem til Cicero.
Helt generelt er data udtrukket fra det eksisterende system og indlæst i Cicero i forhold til den funktionalitet, som er tilgængelig i Cicero. Der vil derfor være data, der ser anderledes ud i forhold til, hvordan data blev præsenteret i dit eksisterende bibliotekssystem. De væsentligste forskelle er beskrevet nedenfor.
Reservationer
Vær opmærksom på, at de reservationer, der er overført fra de nuværende bibliotekssystemer ikke kan søges frem på klassemærke og materialetype på eksempelvis pluklisten. Felterne vises imidlertid i resultatlisten, og der kan sorteres på felterne.
Pluklister
Vær opmærksom på at sidste afleveringstidspunkt for materialer i pluklister modsvarer en konverteret dato fra kildesystemet og ikke nødvendigvis modsvarer en aflevering eller en anden hændelse i materialehistorikken.
Når det pågældende materiale igen afleveres eller et lån fornys, retter denne information sig.
Regningsnummer
Originale regningsnumre på konverterede regninger vises i en parentes i regningsoversigten efter det nye regningsnummer. Der kan ikke søges på originale regningsnumre.
Opdelte regninger
Regninger, som i det eksisterende bibliotekssystem indeholder både et erstatningsbeløb og et gebyr, vil i Cicero være oprettet som to regninger. Én for erstatningsbeløbet og én for gebyret. Tidligere transaktioner på den oprindelige regning er overført til notefeltet til de nye regninger.
Blokerede lånere
Låneres blokeringsårsager er mere enkle i Cicero end i de eksisterende bibliotekssystemer. Dette kan bl.a. betyde, at blokerede lånere ikke automatisk får hævet blokeringen ved betaling af gebyr. I de fleste tilfælde vil den oprindelige blokeringsårsag være at finde i et notefelt på låneren.
Periodika
Det er ikke altid muligt at foretage en fuldstændig konvertering af periodika ind i Cicero. Bl.a. er titler på periodika ikke tilgængelig i de eksisterende bibliotekssystemer.
Derfor anbefales det at gennemgå grundkort og rette titler på disse så de præsenteres bedre i Cicero, og kan fremsøges på titel. Ligeledes anbefales det, at du gennemgår alle grundkort for sine periodika i forhold til udgivelsesfrekvens og navneskabelon. På abonnementet skal du sikre, at næste leverancenummer og næste leverancedato er korrekte.
Modtagelse af bestilte materialer
Funktionaliteten automatisk modtagelse af bestilte materialer vil ikke fungere i Cicero for konverterede ordrer fra Integra-systemer, da der her ikke har været adgang til de oprindelige midlertidige materialenumre. Man skal i stedet bruge funktionaliteten manuel modtagelse for disse ordrer.
Reservationer og midlertidige materialer på fjernlån
Under konvertering af fjernlån, som er undervejs til biblioteket, er der oprettet reservationer og midlertidige materialer for at imødekomme funktionaliteten i Cicero.
Udlånsprofiler
Under konverteringen af data fra de eksisterende bibliotekssystemer oprettes der en udlånsprofil pr. materialegruppe. Disse skal gennemgås og tilrettes efter konverteringen og øvrige udlånsprofiler skal oprettes manuelt.
Kontoplan
Der er kun konverteret kontoplan for den seneste periode.
Lån sat i bero
Lån, som er sat i bero i de gamle systemer, konverteres over i Cicero med deres oprindelige afleveringsdato samt status ”Sat i bero”. I Cicero skal du manuelt udskyde afleveringsdatoen på et lån, som sættes i bero. Det betyder, at konverterede lån med status ”Sat i bero” kan udløse hjemkaldelser og erstatninger, fordi afleveringsdatoen ligger et stykke tilbage i tiden. Derfor skal du efter konvertering fremsøge alle lån med status ”Sat i bero” og manuelt ændre afleveringsdatoen på disse.