Funktion: Opsætning af materialegrupper og udlånsprofiler
Hovedområde: Admin
Fane: Materialegrupper
Alle materialer skal tilknyttes en materialegruppe. På materialegruppen kan du tilknytte forskellige udlånsprofiler, og til udlånsprofilerne knyttes lånergrupper. En udlånsprofil kan kun oprettes i relation til en materialegruppe, og der skal tilknyttes en lånergruppe til udlånsprofilen. Hvis der ikke knyttes en lånergruppe til en udlånsprofil, gælder udlånsprofilen ikke for nogle lånere.
Oprettelse af materialegrupper:
1. Tryk på ”Opret materialegruppe”.
2. Udfyld navn og beskrivelse.
3. Vælg om materialer i materialegruppen skal kunne bookes:
• Udfyld hvor mange kalenderdage der skal bruges til forberedelse.
• Vælg om der skal være en begrænsning i kalenderdage på, hvor længe et materiale fra materialegruppen kan bookes.
• Bemærk: Hvis materialegruppen markeres som ”Må bookes”, er det ikke muligt at tillade reservering på tilknyttede udlånsprofiler.
4. Udfyld ”Maksimalt antal udlån pr. låner”, hvis der skal være en begrænsning på, hvor mange udlån en låner må have ad gangen for denne materialegruppe. Hvis materialegruppen markeres som ”Må bookes” kan antal udlån ikke begrænses. Lån sat i bero, og lån med ubetalte erstatninger tæller med mod grænsen for udlån. Autoudlån og viderelån begrænses ikke.
5. Under ”Rapportkonfigurationer” er det muligt at konfigurere om:
• Materialer i materialegruppen skal betragtes som midlertidige materialer, typisk for BFI-depoter. Dermed bliver de udeladt fra en del af de rapporter, der sendes til Danmarks Statistik og Slots- og Kulturstyrelsen.
• Materialer i materialegruppen skal betragtes som langtidslån, i forbindelse med autogenererede rapporter til DST og SLKS. I konfigurationen "DST-rapporter: Gruppering af data" under "F7 > Serveropsætning" kan du desuden konfigurere, hvordan langtidslån skal vises i rapporterne.
6. Tryk ”Gem” for at få adgang til at tilføje udlånsprofiler til materialegruppen.
Detaljevisning for en materialegruppe.
7. Tilføj udlånsprofiler til materialegruppen ved at gå til fanen ”Udlånsprofiler” og tryk på .
Følgende obligatoriske felter skal udfyldes, før du kan trykke på ”Gem”:
• Navn for udlånsprofilen
• Udlånsdage (udlånsperiode) eller Årlig afleveringsdato
• Antal fornyelser (antal gange materialet kan fornyes)
• Fornyelsesdage (perioden, som udlånsperioden udvides med)
• Regler for lån, fjernlån og reservering vælges til/fra i listen
• Bemærk, hvis der er mindst én udlånsprofil, der tillader at reservere, vil det ikke være muligt at vælge, at materialegruppen skal kunne bookes.
• Tilføj de lånergrupper, som udlånsprofilen er gældende for. Dette gøres ved at klikke på og efterfølgende vælge en eller flere lånergrupper i træet
8. I tilfælde af flere udlånsprofiler kan udlånsprofilerne prioriteres ved at trykke på placeret under tabellen. En låner kan via sit medlemskab af flere lånergrupper være tilknyttet flere udlånsprofiler på samme materialegruppe. Når en låner låner et materiale, vil den udlånsprofil, der matcher lånerens lånergrupper og har den højeste prioritet, blive aktiveret.
Opsætning af udlånsprofiler.
Prioritering af udlånsprofiler
I det følgende beskrives oprettelse af lånergrupper, materialegrupper og udlånsprofiler, samt hvordan lånergrupper kobles til udlånsprofilerne. Eksemplet tager udgangspunkt i nedenstående lånergrupper, der er placeret i en hierarkisk struktur – bemærk de tre forskellige hierarkier i nedenstående struktur:
• Alle (øverste niveau)
• Biblioteker
• Personer
• Børn
• Voksne
Når du skal sætte prioriteringen af lånergrupperne, anbefales det at sætte det inderste niveau fra lånergruppen som værende prioriteret højest. I eksemplet herunder er ”Voksne” prioriteret som nr. 1, ”Biblioteker” som nr. 2 og ”Alle” som nr. 3.
Tre prioriterede udlånsprofiler i en materialegruppe. Systemet tjekker først, om låneren er i en lånergruppe inden for prioritet 1, dernæst prioritet 2 og til sidst prioritet 3.
Prioriteringen har betydning på følgende måde:
• Når man foretager et udlån, undersøger systemet først, om låneren er i en af lånergrupperne, som er i prioritet nr. 1. Hvis låneren er i den pågældende lånergruppe, træder lånergruppens udlånsprofil i kraft. Hvis låneren ikke er i den pågældende lånergrupper, undersøger systemet, om låneren er i lånergruppen, som er i prioritet nr. 2 osv.
• Hvis en låner ikke er i en lånergruppe, der er prioriteret kender systemet ikke udlånsreglerne, og materialet kan derfor ikke udlånes. I eksemplet herunder vil en låner placeret i lånergruppen ”Børn” blive påvirket af prioritet nr. 3 med lånergruppen ”Alle”. Hvis denne ikke havde været der, ville det kun være lånere i lånergrupperne ”Voksne” og ”Biblioteker”, der kunne låne materialer.
Det anbefales, at udlånsprofilerne med de med specifikke lånergrupper prioriteres højest, mens de mere generelle lånerregler prioriteres lavest. Hvis f.eks. udlånsprofilen med ”Alle” var prioriteret højest, ville alle lånere i grupperne ”Voksne” og ”Biblioteker” blive matchet af denne regel.
Bemærk, at hvis du ikke tilføjer lånergruppen ”Alle” på en udlånsprofil i materialegruppen, så kan de tilhørende materialer ikke fjernlånes.