Det er udlånsprofilerne på de enkelte materialegrupper der styrer om et materiale må udlånes, reserveres/bookes og fjernlånes. Der kan være flere udlånsprofiler på en materialegruppe med forskellige regler for forskellige lånergrupper.
Når Cicero sender beholdningsoplysninger til DBC sendes også oplysning om hvorvidt et materiale må lånes og fjernlånes. Der ses samlet på alle de udlånsprofiler der er knyttet til en materialegruppe.
Hvis ingen af udlånsprofilerne giver adgang til hverken at låne eller fjernlåne sendes en kode til DBC, som betyder ”Udlånes ikke”.
Hvis blot én af udlånsprofilerne giver tilladelse til at låne, men stadig ingen har markering for fjernlån, sendes en kode, der betyder ”Udlånes kun til egne brugere”.
Ellers antages at materialet både kan lånes og fjernlånes.
At materialet kan fjernlånes betyder dog at det potentielt kan fjernlånes. Der er stadig den mulighed at ”Må fjernlånes” er sat for nogle lånergrupper og ikke for andre. Der vil derfor stadig være en risiko for at en bestilling bliver afvist når den kommer til Cicero. Det er først når låneren er kendt, at der entydigt kan svares på om et materiale kan reserveres, lånes eller fjernlånes.