Nye kontoperioder ved årsskifte:
Inden årsskiftet skal I huske at oprette nye kontoperioder for næste år. Dette gøres fra fanen "Konti" under F7 på Grundkontoen (kontoen på øverste niveau) og vil automatisk slå igennem for alle underliggende konti.
Betaling af mellemværende:
Det er ikke muligt at betale gebyr og erstatninger i Cicero, hvis der ikke findes en kontoperiode for indeværende år.
Bestilling af materialer:
Ved bestilling vil der altid blive disponeret for indeværende år. Det kan ikke ændres.
Hvis der er foretaget disponeringer på et budgetår, som ønskes flyttet til det nye budgetår, kan den oprindelige disponering lukkes, hvorved beløbet tilbageføres, og der kan manuelt oprettes en ny disponering og/eller en betaling i det nye budgetår.
Ved lukning af en afsluttet kontoperiode bliver man spurgt "om man ønsker at flytte åbne disponeringer". Hvis man svarer "Ja" til dette, skal man være opmærksom på at ALLE åbne disponeringer vil blive flyttet til ny kontoperiode. Hvis man svarer "Nej" sker der ingenting. En kontoperiode kan ikke afsluttes, så længe der er åbne disponeringer.
Åbne disponeringer, der flyttes til ny kontoperiode, får tildelt datoen hvor den gamle kontoperiode blev lukket og disponeringerne overført.
E-faktura:
Når en faktura betales løbes alle linjer igennem. De disponerede linjer fremfindes og lukkes og der oprettes en "Betalt" transaktion. En faktura kan betales når alle materialer på en faktura er modtaget og det samlede beløb ligger inden for den definerede tolerancegrænse. Når disse betingelser er opfyldt godkender Cicero betalingen overfor økonomisystemet. Det er tidspunktet for denne godkendelse der er bestemmende for i hvilken kontoperiode der bliver oprettet en betalingstransaktion. Hvis der f.eks. er foretaget en bestilling i slutningen af en kontoperiode, og betalingen først godkendes i den efterfølgende periode, vil den gamle kontoperiode indeholde den lukkede disponering, mens de betalte transaktioner vil blive registreret på den nye kontoperiode.
Det er ikke muligt at lukke betalte transaktioner og oprette en betalt transaktion på en tidligere periode, så det er altså ikke muligt at flytte en betalt transaktion hen på et andet år.
Bemærk at betaling af abonnementer ikke kan hånderes via "Automatisk fakturaintegration". Her bør leverandøren anvende et andet EAN nummer end det der anvendes til øvrige materialeindkøb.
Se også beskrivelsen i FAQ'en "E-faktura flow"