Når man opretter et tema, angiver man, hvor de materialer, der er en del af temaet, er placeret på de deltagende biblioteker. Det er alene værdierne afdeling, opstilling og delopstilling der ”overskriver” materialets oprindelige afdeling, opstilling og delopstilling (og altså ikke filial), sålænge det tilknyttede tema er aktivt og materialet er tilknyttet temaet. Disse oplysninger ses også i fx DDB CMS og på pluklisten – samt på selve materialet.
Vær opmærksom på, at man ved aflevering af et materiale der er tilknyttet et tema, ikke får besked om denne tilknytning.
Ved et temas ophør forsvinder tilknytningen til dets materialer ikke: der er tænkt i genbrug fx ifm. udstillings-og sæsonmaterialer der vil være genkommende år efter år. Her vil det være en fordel at kunne fremsøge alle de materialer som man tidligere har haft tilknyttet temaet.
Hvis man ønsker at anvende temafunktionen til midlertidig flytning af materialer til en filial (fra fx hovedbiblioteket), og man ikke i forvejen har flydende materialer, således at materialet automatisk får ”depotfilialens” filial ved aflevering på filialen, kan man oprette en flydegruppe til formålet, der knyttes til temaet og som fx kun tillader materialet at flyde på den relevante filial. På den måde kommer materialet tilbage til den midlertidige filial, sålænge det er tilknyttet temaet, temaet er aktivt og man har valgt at temaet skal bibeholdes ved aflevering (ifm oprettelsen af temaet). Man skal dog i så fald være opmærksom på, at man selv manuelt skal fremsøge materialerne og returnere dem til den oprindelige filial inden tematilknytningen fjernes, da de ellers vil få en ny fast filial efter den (depot)filial de nu befinder sig på.
Se i øvrigt også punkt 10.5 i Brugervejledningen