Når flere filialer med samme institutionsnummer importerer data fra STIL skaber det nogle problemstillinger med lånernes tilhørsfilialer i Cicero. Vi vil her beskrive hvordan disse problemstillinger kan håndteres.
Tilhørsfilialer
Lånerimporten kører for én filial ad gangen i en rækkefølge der ikke kan styres. Under importen vil bla. lånerens tilhørsfilial blive opdateret, dvs. den sættes til at være den filial der aktuelt importeres. Hvis flere filialer har samme institutionsnummer importeres de samme lånere derfor flere gange, hver gang til en ny filial. Tilhørsfilialen ender således med at være den sidste filial der importeres.
Det er dog muligt at styre om tilhørsfilialen skal opdateres under importen.
I opsætningen af ”Import låner regler” under Serveropsætning kan man angive om lånerimporten skal vedligeholde lånerens tilhørsfilial (standard-opsætningen er at den skal). Det er indstillingen ”OverwritePickupBranch”.
Tilhørsfilial opdateres ved import fra STIL
- Hvis systemet er sat op til at opdatere lånerens tilhørsfilial under importen (standard-opsætningen) vil alle lånere fra samme institutionsnummer have en af de relevante filialer som tilhørsfilial. Systemet vil rette den tilbage ved hver import, selvom låneren eller bibliotekaren tilpasser den manuelt.
- Ved oprettelse af reservationer vil systemet foreslå at materialet skal afhentes på lånerens tilhørsfilial. Hvis den er ”forkert” betyder det så at reservationen bliver opfyldt på en forkert skole.
Tilhørsfilial opdateres ikke ved import fra STIL
- Hvis systemet sættes op til ikke at opdatere tilhørsfilialen vil lånerne stadig blive importeret til alle relevante filialer. Lånere der oprettes via lånerimport vil få den filial der indlæses først som tilhørsfilial.
- Tilhørsfilial kan derefter manuelt tilpasses uden at systemet efterfølgende ændrer den.
- Når en låner reelt skal flyttes til en ny filial er det nødt til at ske manuelt.
Lånergrupper
Der oprettes en identisk lånergruppe-struktur for alle filialer som deler institutionsnummer.
Hvis fx 0. til 4. klasse fysisk befinder sig på den ene filial og resten på den anden, så vil samtlige klasser være at finde under begge skoler.
Har man samme klassetrin på flere forskellige filialer der deler institutionsnummer, er det vigtigt at klasserne er navngivet forskelligt da de ellers alle vil blive importeret til de samme lånergrupper.
På samme måde vil de ansatte importeres til gruppen Ansatte under alle filialer som deler institutionsnummer. Hvis man ønsker at have hver filials ansatte i sin egen gruppe af hensyn til udskrift af lånerstregkoder, kan man vælge at oprette en ny lånergruppe direkte under filialens navn (dvs. 3. niveau i strukturen) og manuelt tildele den til lånerne. Det vil fremadrettet være nødvendigt at vedligeholde medlemskaberne af den lånergruppe manuelt.
Lånergrupperne vil fx kunne se sådan ud:
-Alle
--Skole1
---Andre
---Ansatte (alle)
---Ansatte skole 1 (vedligeholdes manuelt)
---Elever
----0A
----….
---Udgået
-Alle
--Skole2
---Andre
---Ansatte (alle)
---Ansatte skole 2 (vedligeholdes manuelt)
---Elever
----0A
----….
---Udgået