Fjernlån oprettes altid via netpunkt.dk eller bibliotek.dk. Først efter oprettelsen vil de fremgå i Cicero. Denne guide beskriver, hvordan du modtager og returnerer fjernlån.
Når et fjernlån sendes fra långivende til låntagende bibliotek, vil materialet have status ”2.1 Afsendt”.
Modtagelse af fjernlån
- Gå til F2 -> Aflever.
- Scan fjernlånsmateriale(r).
- Låner notificeres.
- Afhentningsnote eller transitnote printes.
- Fjernlån får status ”3.1 Klar til udlån” eller "3.5 På vej til afhentningssted".
- Du kan nu scanne næste materiale.
NB! Læsesalsmaterialers særegne låneregler gør, at de i højere grad skal håndteres manuelt. I modtagelsen sættes disse i status "3.3 Klar til læsesal" i stedet for ovenstående flow. Fjernlån i status 3.3 er undtaget fra det periodiske job, der sætter reservationer til udløbet på reserveringshylden. Medarbejderen skal derfor håndtere, at fjernlånet reelt gennemgår et eventuelt udlånsflow og efterfølgende returnering.
Returnering af fjernlån
- Låneren afleverer materialet i selvbetjeningsautomaten.
- Fjernlån får status ”5.1 Afleveret”.
- Gå til F2 -> Aflever.
- Scan materialet.
- Fjernlån får status ”5.2 Returneret til långivende bibliotek”.
- Du kan nu scanne næste materiale.
- Klik på ”Afslut aflevering”.
- Køreseddel printes.
- Når långivende bibliotek modtager materialet, skifter fjernlån til status ”5.3 Afsluttet”.
Annullering af fjernlån
Hvis en låner ikke ønsker det bestilte materiale, kan lånet annulleres på to måder i Cicero.
Annullering fra lånersiden
- Gå til F2 -> Låner.
- Fremsøg låneren der har bestilt materialet.
- Åbn detaljevisning og vælg fanen ”Reservationer”.
- Marker reservationen for fjernlånet og klik på krydset under tabellen for at slette den.
- Afslut ved at klikke ”Gem”.
Annullering fra fjernlånsoversigten
- Gå til F2 -> Fjernlån.
- Fremsøg lånet ved at søge på fx låner eller titel.
- Skift lånets status til en af følgende:
- Hvis lånet har status 1.x skift til ”1.7 Anmodet om annullering”.
- Hvis lånet har status 2.x skift til ”2.3 Annulleret”.
Lånet vil stadig blive modtaget, men skal sendes tilbage uden udlån.
- Afslut ved at klikke ”Gem”.
Fornyelse af fjernlån
Hvis låneren ønsker at forny lånet, kan det gøres på tre måder i Cicero.
Fornyelse fra lånersiden
- Gå til F2 -> Låner.
- Fremsøg låneren der har bestilt materialet.
- Åbn detaljevisning og vælg fanen ”Udlån”.
- Marker lånet og klik på ”Forny valgte” under tabellen.
Fornyelse fra udlånssiden
- Gå til F2 -> Udlån.
- Fremsøg låner.
- Scan materialet.
- Angiv den nye afleveringsdato i tabellen.
- Afslut ved klikke ”Afslut udlån”.
Fornyelse fra fjernlånsoversigten
- Gå til F2 -> Fjernlån.
- Fremsøg lånet ved at søge på f.eks. låner eller titel.
- Skift lånets status til ”4.3 Anmodet om fornyelse”.
- Afslut ved at klikke ”Gem”.
Bortkommet fjernlånsmateriale
Hvis et materiale er bortkommet, kan det angives to steder i Cicero.
Marker som bortkommet fra materialesiden
- Gå til F2 -> Søgning -> Søg materiale.
- Fremsøg materialet på f.eks. materialenummer.
- Åbn detaljevisningen.
- Skift status til ”Bortkommet”.
- Materialets fjernlånsstatus skifter nu til ”2.4 Bortkommet”.
- Afslut ved at klikke ”Gem”.
Marker som bortkommet fra fjernlånsoversigten
- Gå til F2 -> Fjernlån.
- Fremsøg materialet på f.eks. titel eller låner.
- Åbn detaljevisningen.
- Skift status til ”2.4 Bortkommet”.
- Materialets status skifter nu til ”Bortkommet”.
- Afslut ved at klikke ”Gem”.
Ofte stillede spørgsmål og svar
1. Hvordan slettes fjernlånsreservationer til andre biblioteker?
Når man sletter en reservation hos långivende bibliotek, fordi materialet ikke findes, gives der besked til låntagende bibliotek via notifikationen ”Notifikation for ’Reservation slettet’” (standard), hvis denne er slået til, og notifikationsoplysningerne findes på låneren (=biblioteket). Der gives også besked via fjernlånsprotokollen, som sender en besked til låntagende bibliotek, der resulterer i statusskifte til ”1.2 Find ny lokation”.
2. Hvad sker der med fjernlån, der ikke afhentes?
Når et fjernlån ikke afhentes, får det ved det natlige job status ”2.3 Annulleret”. Hver morgen skal I fjerne det sammen med de øvrige uafhentede reserveringer og scanne dem i F2 -> Aflever.
3. Kan man udlåne et fjernlån, som en låner er kommet til at aflevere eller kommer for sent til at afhente?
Ja. Fra ”2.3 Annulleret” kan der skiftes til status ”4.1 Udlånt”. Der kan også skiftes fra ”5.2 returneret til långivende bibliotek” til ”4.1 Udlånt”.
4. Får lånerne besked om kønummeret i forbindelse med fjernlånsbestillinger?
Nej, de får ikke tilsendt besked, men kønummer hos långivende bibliotek angives ved oprettelse af fjernlånet, og kan ses i lånerstatus via hjemmeside/app. og på bibliotek.dk.
I Cicero opdateres kønummer ikke automatisk efterfølgende.
5. Kan man lave skift af låner på fjernlån?
Indtil status ”4.1 Udlånt” er det muligt at ændre låneren på et fjernlån fra selve fjernlånet. Dette gøres i feltet ”Indtastet lånernummer”.
6. Hvilken status får et fjernlån, når en låner afleverer det i selvbetjeningsautomaten?
Det fjernlånte materiale får status ”5.1 Afleveret” ved aflevering i selvbetjening.
7. Hvordan tilføjer jeg en ekstra post, hvis der fx er flere bind i et fjernlån?
Fremsøg posten i netpunkt og bestil den til DBC’s dummybibliotek (100400).
Alternativt kan du kopiere fjernlånsnummeret fra Cicero. Gå ind i BoB-basen -> ”Danbib fra os”. Udfyld bestil-ID. I modtagerfeltet skrives 100400 (DBC’s dummybibliotek). Tryk ”Bestil”. Du kan med fordel ændre biblioteksnummer til det korrekte i feltet "Returneres til (Branch-ID)". Gør du dette, kommer der en korrekt køreseddel ud ved aflevering af materialet. Bemærk at fjernlån bestilt via dummybiblioteket skal behandles manuelt i forbindelse med annullering og fornyelse.
8. Kan man aflevere et fjernlån på et andet agency og dermed afslutte fjernlånet?
Det kan man ikke. Der vil ikke ske en aflevering på låntagende bibliotek, så materialet skal alligevel sendes hertil for at få slettet lånerens tilknytning til materialet.
9. Kan man ændre interessedatoen på et fjernlån i Cicero?
Nej. Hvis du ændrer i interessedatoen på fjernlån i Cicero, slår dette ikke igennem hos långivende bibliotek, da dette pt. ikke understøttes af ISO18626 protokollen.
10. Hvorfor får nogle lånere en kortere lånetid end den oprindelige, hvis en fornyelse bliver afvist?
Årsagen er at de to konfigurationer "Periode hvor lån kan fornys" og "Henstandsperiode for aflevering af fjernlån efter fornyelse er afvist" ikke er i overensstemmelse. Hvis der gives mulighed for at anmode om fornyelse kort efter at materialet er lånt og fornyelsen bliver afvist, får låneren en ny afleveringsfrist baseret på dags dato + henstandsperioden og det kan resultete i en kortere afleveringsfrist. For at undgå dette anbefales det at sætte disse to konfigurationer til ca. samme antal dage. Standardkonfigurationen er 7.
Fjernlånsstatus
I kan overveje at behandle statusser markeret med fed regelmæssigt.
Bestilt
1.1 Bestilt
1.2 Find ny lokation
1.3 Kan ikke skaffes
1.4 Reserveret
1.5 Ryk for bestilling
1.6 Ryk for reservation
1.7 Anmodet om annullering
1.8 Annulleres manuelt
Afsendt
2.1 Afsendt
2.2 Ryk for levering
2.3 Annulleret
2.4 Bortkommet
Modtaget
3.1 Klar til udlån
3.2 Klar til udlån ved skranke
3.3 Klar til læsesal
3.4 Kopi klar til afhentning
3.5 På vej til afhentningssted
3.6 Undersøg transport
Afhentning
4.1 Udlånt
4.2 Kopi sendt til låner
4.3 Anmodet om fornyelse
4.4 Fornyes manuelt
4.5 Fornyelse accepteret
4.6 Fornyelse afvist
4.7 Udlånt med erstatning
Aflevering
5.1 Afleveret
5.2 Afsendt til långivende bibliotek
5.3 Afsluttet
5.4 Afsluttet uden udlån
Revision: 1.20
Copyright (c) 2020 by Systematic Group. It shall not be copied, reproduced, disclosed or otherwise made available to third party without previous consent from Systematic Group
SSE/14789/USM/0033