Hvornår Danmark igen vender tilbage til normal hverdag vides ikke, men vi vil gerne opfordre jer til at melde ind til support, hvis I har spørgsmål og overvejelser i forhold til at håndtere situationen, når skoler og biblioteker igen får lov til at åbne.
Så vil vi samle op og udsende en vejledning til, hvordan I på den bedst mulige måde kommer i gang, uden at jeres brugere skal opleve uheldige konsekvenser af bibliotekernes lukkeperiode.
Endvidere ønsker vi kvit og frit at tilbyde jer en række webinarer, som I kan deltage i for at få inspiration til opgaver, man kan lave i denne tid.
Vi ønsker jer alle en rigtig god påske.
Webinarer i den kommende tid
Oprydning i lånergrupper og udgåede lånere for PLC Onsdag den 15. april kl. 10:00-10:30
Foruden vores webinarer kan du bruge lidt tid på at sætte dig ind i nogle af de mange nyere funktioner i Cicero.
Fordyb dig i genvejstasterne og bliv fortrolig med dem. Udskriv tastaturoversigten og prøv funktionerne af. Det kan lette din hverdag. Brug f.eks. Ctrl+Shift+R for at tage den aktuelle post med til reservationskurven. Brug Ctrl+Enter, når du afslutter udlån og aflevering, og Ctrl+ når du skal oprette bestillinger i Materialevalg. Der er også mange andre gode genveje.
Kig på mulighederne i F1 Opgavesystemet. Hvis du ikke bruger Opgavesystemet, er det måske nu, du skal se på om det kunne hjælpe jer i hverdagen. Opgavesystemet er løbende blevet udbygget med nye funktioner. Læs om Opgavesystemet i Quickguiden.
Kig på mulighederne i den nye fane ”Reservation” i F2. Her kan du f.eks. søge efter reservationer, der ikke har flyttet sig i køen længe, flytte en reservation til en anden post, skifte låneren ud med en anden, se detaljer og historik på reservationen og meget mere.
Overvej om Autokassation kan være noget for jer? Få Cicero til at hjælpe jer med at finde materialer, som måske bør kasseres. Du kan opsætte kassationsregler på materialegruppe, anskaffelsestidspunkt og antal udlån i en bestemt periode. Og du kan også begrænse på placeringer (afdeling, opstilling og delopstilling). Materialerne bliver blot markeret til kassation og kan derfor fortsat anvendes som normalt. Du kan efterfølgende søge dem frem i F2->Søg materiale->Markeret til kassation. Her kan du kigge dem igennem, når du har tid, inden du foretager den endelige kassation.
Har du aktiveret jobbet ”Afskrivning af gamle mellemværender”? Hvis du f.eks. gerne vil bruge automatisk udsendelse af Saldoopgørelser, vil det være en god ide at rydde op i gamle mellemværender først. Du kan selv definere det antal dage, der skal gå før et mellemværende betragtes som forældet.
Kører I med Automatisk udsendelse af saldoopgørelser? Det giver en stor arbejdsbesparelse. Husk, at I har mulighed for at definere en verifikationsperiode for erstatninger I F7, så der er tid til at kontrollere erstatningspriserne inden saldoopgørelserne bliver sendt ud.
Overvej at aktivere ”Automatisk sletning af inaktive lånere”. I kan få ryddet op i jeres lånerregister løbende. I F7->Låner defineres hvor mange dage en låner skal have været inaktiv før vedkommende slettes. Lånere, der har udestående med biblioteket, vil ikke blive slettet. Der er også mulighed for at få oprettet en arbejdsopgave, hvor du adviseres om lånere, der ikke kunne slettes.
Har I overvejet at tage den nye funktion til ”Automodtagelse af periodika” i brug? Med denne funktion kan periodika modtages ved en aflevering ligesom øvrige materialer, og det sikres, at der altid er korrekt nummerering. Tag kontakt til jeres leverandør af tidsskrifter, og hør om mulighederne. Læs også vores Quickguide.
Vil I gerne have slettet gamle placeringer, som I ikke bruger mere? (afdelinger, opstillinger og delopstillinger). Materialer, der er knyttet til disse placeringer, skal først flyttes til nye placeringer. Dette gælder også for kasserede materialer. Du kan søge materialerne frem i F2->Søg materiale og lave masserettelser. Support hjælper gerne, hvis det driller.
Specielt for PLC
Vidste du, at du kan sætte Cicero op til at vise reserveringskø, hvor kø-nummeret er beregnet på baggrund af reserveringer kun for din egen skole? Det sættes op under F7->Reservation-> ”Beregn visning af kø-nummer ud fra afhentningsfilial”. Kontakt support, hvis du har brug for hjælp.
Vær med til at inspirere eleverne til mere læsning ved at udnytte mulighederne i Cicero Surf. Du kan selv gå ind og arbejde med inspirationskarrusellerne og sammensætte nye lister i Cicero Surf. Der findes en Quickguide, der kan hjælpe dig med syntaksen.
Brug lidt tid på at få ryddet op i gamle lånergrupper, så lånergruppehierarkiet kommer til at fremstå pænt og overskueligt, og ryd op i lånere, der ikke mere er på skolen. Brug de nye muligheder for automatisk sletning af udgåede lånere og muligheden for at kassere udlånte materialer i forbindelse med sletning af udgåede lånere.
Er der spørgsmål til ovennævnte emner eller helt andre spørgsmål, sidder vi som altid klar i support.
Hjemmearbejdspladsen og sikkerhed i og omkring løsningen
I denne tid er det også på biblioteksområdet vigtigt at være særligt opmærksom på sikkerhed og trusler. Inden du etablerer en hjemmearbejdsplads og installerer Cicero produkter på dit eget private udstyr, er det vigtigt, at du orienterer dig om de regler og retningslinjer, der er i din organisation. I det kommunale samarbejde omkring FBS vil det være efter aftale med den kommunale it-afdeling eller biblioteksledelsen.
FBS driftes via et fuldt ISO-27001 certificeret driftscenter.
Der bliver løbende udført en såkaldt TLS hardening via SSLLabs, der sikrer at alle eksterne endpoints lever op til best practice indenfor sikkerhed og kryptering. Denne test påviser, at Cicero løsningen har en score på A+.
