Sidst opdateret: 18-04-2023
Opgavesystemet under F1 bruges til at holde styr på, hvilke arbejdsopgaver der skal udføres og hvem der er ansvarlig. Udover de automatiske opgaver, som er en del af Cicero, kan der også oprettes opgaver, som man selv definerer.
Arbejdsopgaverne knyttes til et bestemt arbejdsområde.
Opret først et eller flere arbejdsområder.
- Gå til F7 -> Rettigheder
- Klik på “Arbejdsområder”.
- Klik på “Opret arbejdsområde”.
- Tilknyt de brugere som har dette arbejdsområde. Bemærk at det ikke betyder at de automatisk har fået ansvaret for at løse opgaven.
- Marker de opgaver der automatisk skal genereres inden for det pågældende arbejdsområde og foretag evt. prioritering.
Automatiske materialevalgslister genereres:
Under F6 -> Materialevalgslister kan man oprette en skabelon af typen ”Systemgenereret ugeliste”, som indeholder poster hvor reserveringskøen har en vis længde. Listerne oprettes automatisk hver lørdag (ved et natligt job). Når der er dannet en ny systemgenereret ugeliste, vil der blive oprettet en arbejdsopgave, så man bliver mindet om at den nye liste skal gennemgås.
Biblioteket kommer rute skal klargøres:
Under F6 -> Ruter kan der oprettes køreruter for Biblioteket kommer lånere. Det er muligt at blive adviseret via en arbejdsopgave et antal dage inden ruten skal køres. Hvor mange dage før defineres under F7 -> Serveropsætning -> Biblioteket Kommer -> Dage før automatisk oprettelse af arbejdsområde-opgave.
Debitor integration advarsel/information modtaget samt Debitor integration fejl modtaget:
Det anbefales, at man tager disse to opgaver i brug, inden man aktiverer integration til debitorsystemet.
Opgaverne oprettes ved fejl i debitorintegrationen (hvor afsendelse af data ikke lykkes), samt ved advarsel/information (hvor afsendelse af data lykkes, men debitorsystemet sender besked tilbage om noget, der muligvis skal følges op på). Når en af disse opgaver oprettes skal man forholde sig til de indkommende beskeder fra integrationen ved at rette henvendelse til debitorafdelingen eller Cicero support, og rette evt. fejl i opsætning eller data.
Det sidste materiale som kunne opfylde en del af en parallelreservation er bortkommet/kasseret:
Der kan oprettes en arbejdsopgave, når en af reservationerne i parallelreservationen ikke længere kan opfyldes, fordi det sidste materiale er bortkommet/kasseret.
Det giver den ansvarlige for opgaven mulighed for at vurdere, hvordan parallelreservationen skal håndteres. Ofte behøves ingen håndtering, hvis andre reservationer i parallelreservationen potentielt kan opfyldes, hvilket fremgår af opgavebeskrivelsen.
Det sidste materiale som kunne opfylde en del af en seriereservation er bortkommet/kasseret:
Der kan oprettes en arbejdsopgave, når en af reservationerne i seriereservationen ikke længere kan opfyldes, fordi det sidste materiale er bortkommet/kasseret.
Det giver den ansvarlige for opgaven mulighed for at vurdere, hvordan seriereservationen skal håndteres.
Dublerede lånere:
Der oprettes en arbejdsopgave, hvis importerede lånere matcher mere end én eksisterende låner. Opgaven vil indeholde denne tekst: ”Mulige dublerede lånere: lånernummer 1, lånernummer 2”. Dette gælder både ved lånerimport fra STIL, UC Web service eller CSV-filer.
Hvis der er tale om dubletter, bør der foretages oprydning i lånerregisteret.
Email ikke afsendt i forbindelse med oprettelse af låner via CMS API:
Der oprettes en arbejdsopgave, hvis en email ikke kunne afsendes til den angivne økonomisk ansvarlige i tilfælde af oprettelse af låner via CMS API (f.eks. gennem DitmerFlex). Opgaven vil angive, om låneren blev oprettet eller ej, og vil indeholde navn (og evt. lånernummer) på låner og økonomisk ansvarlig, samt den email-adresse, der er forsøgt anvendt.
Hvis emailkonfigurationen i F7 er korrekt, skyldes fejlen sandsynligvis en forkert indtastet emailadresse, og man kan evt. forsøge at kontakte den økonomisk ansvarlige på anden vis. Det er ikke muligt at gensende beskeden, da den ikke gemmes i beskedkøen som andre beskeder.
Email ikke afsendt i forbindelse med tilføjelse/opdatering af økonomisk ansvarlig via CMS API:
Der oprettes en arbejdsopgave, hvis en email ikke kunne afsendes i forbindelse med opdatering af økonomisk ansvarlig på låner via CMS API (f.eks. gennem DitmerFlex). Opgaven vil angive, om oplysningerne blev opdaterede eller ej, og vil indeholde navn (og evt. lånernummer) på låner og økonomisk ansvarlig, samt den email-adresse på den økonomisk ansvarlige, der er forsøgt anvendt.
Hvis emailkonfigurationen i F7 er korrekt, skyldes fejlen sandsynligvis en forkert indtastet emailadresse, og man kan evt. forsøge at kontakte den økonomisk ansvarlige på anden vis. Det er ikke muligt at gensende beskeden, da den ikke gemmes i beskedkøen som andre beskeder.
Erstatning betalt:
Der oprettes en arbejdsopgave, når en erstatning bliver betalt. Der kan så følges op med kassation af materialet. Hvis det er et fjernlånsmateriale skal materialet ikke kasseres, men status på fjernlånet skal ændres fra "4.7 Bortkommet" til "5.3 Afsluttet".
Erstatning oprettet:
Som en del af det natlige job for tilskrivning af erstatninger, vil der blive oprettet en arbejdsopgave, med en oversigt over automatisk oprettede erstatninger, der endnu ikke er verificeret. Dette giver mulighed for at verificere, at erstatningsprisen er korrekt, inden erstatningen bliver synlig for låneren.
En forudsætning for dette er, at der er konfigureret en verificeringsperiode under F7 -> Serveropsætning -> Dage før automatisk verificering af erstatninger.
Faktura udenfor tolerancetærskel:
Ved anvendelse af e-faktura kan man få oprettet en arbejdsopgave, hvis der ikke kan ske automatisk godkendelse af faktura pga. overskridelse af tolerancerammen for beløbet. Fakturaen skal i stedet godkendes manuelt eller afvises.
Inaktive lånere kunne ikke slettes grundet udestående:
Hvis automatisk sletning af inaktive lånere er slået til under F7 -> Serveropsætning -> Låner -> Slet lånere automatisk efter x-antal dage uden aktivitet, kan man få oprettet en arbejdsopgave med information om, hvilke lånere der ikke kunne slettes, og hvorfor, så man har mulighed for at håndtere disse manuelt.
Jobbet til sletning af inaktive lånere kører hver lørdag.
Markering af overbygningsmateriale fejlede
Hvis et materiale markeres som ”Overbygningsmateriale” i forbindelse med afsendelse af en ordre, kan man få oprettet en arbejdsopgave i tilfælde af, at den automatiske markering på den bibliografiske post ikke blev gemt korrekt. For at løse problemet, kan du fremsøge posten, og manuelt markere den som overbygningsmateriale ved at tilføje felt 032*x og give det værdien "OVE".
Denne opgave er kun relevant for centralbiblioteker.
Mellemværende til mindreårig uden økonomisk ansvarlig sendt til debitorsystemet:
Opgaven skal sættes op inden man aktiverer integrationen, da opgaven kun oprettes første gang den pågældende låner sendes til debitorsystemet.
Når denne opgave oprettes skal man forsøge at finde frem til de manglende informationer om lånerens økonomisk ansvarlige, f.eks. via det i sin tid udfyldte oprettelsesdokument for låneren, eller ved at kontakte låneren. I mellemtiden kan man evt. blokere låneren, så der ikke oprettes flere udlån, samt fjerne CPR-nummer (gem en kopi i note-feltet), så evt. nye mellemværender ikke sendes til debitor. Når en økonomisk ansvarlig tilføjes til en låner i Cicero, vil fremtidige mellemværender blive overført med den tilføjede økonomisk ansvarlige. Allerede overførte mellemværender får ikke automatisk tilføjet den økonomisk ansvarlige.
Nummersekvens på lånerkort udløber snart:
Der oprettes en arbejdsopgave, når nummersekvensen i F7->Serveropsætning->Automatisk tildeling af lånerkort er ved at løbe tør for numre. Nummersekvensen anvendes, når en låner oprettes via CMS API, og automatisk tildeling af lånerkort er slået til.
Ordre annulleret:
Der kan oprettes en arbejdsopgave, når en person manuelt annullerer en ordre i Cicero. Kan evt. bruges, hvis den person der annullerer ordren, er en anden person end den der bestiller/opretter ordren, så ”bestiller” bliver gjort opmærksom på annulleringen.
Ordreforslag modtaget:
Hvis I abonnerer på ordreforslag til Materialevalg, kan der oprettes en arbejdsopgave, når der er blevet oprettet en ny materialevalgsliste til jer.
Reservation som er klar til afhentning er blevet slettet:
Der vil blive oprettet en arbejdsopgave, hvis en reservation slettes, mens materialet står på reservationshylden. På den måde kan materialerne hurtigere komme i cirkulation igen.
Synkronisering med CPR-register fejlede:
Der oprettes en opgave hvis en låner eller økonomisk ansvarlig ikke kunne tilmeldes abonnement i CPR. Dette vil ofte være fordi CPR-nummeret er forkert indtastet og skal rettes. Der oprettes en ny opgave hver nat indtil fejlen er rettet.
Udlån med tilhørende erstatning sendt til inddrivelse er afleveret/fornyet:
Der oprettes en opgave, hvis et udlån med tilhørende erstatning sendt til inddrivelse afleveres eller fornyes, og erstatningen dermed annulleres i Cicero. Der kan så følges op med om erstatningen kræver manuel opdatering i debitorsystemet.
Økonomisk ansvarlig afgået ved døden:
Der oprettes en opgave ved den natlige opdatering af data fra CPR, hvis en låners økonomisk ansvarlige meldes afgået ved døden.
Ud over de automatiske arbejdsopgaver kan der manuelt tilføjes opgaver i F1.
- Gå til F1 -> Opgaver.
- Klik på ”Opret opgave”.
- Udfyld navn, arbejdsområde, ansvarlig mm.
Arbejdsgang for fremsøgning og fordeling af ”nye” opgaver:
- Ved indlogning i Cicero vises automatisk de opgaver som brugeren er ansvarlig for.
-
Fremsøg nye opgaver indenfor eget arbejdsområde ved at fjerne ”Ansvarlig” i søgekriterierne, klikke på
for at vælge egne arbejdsområder og derefter på ”Søg”.
- Tildel ansvarlig på de nye opgaver. Opgaven vil efterfølgende automatisk blive vist for den pågældende bruger ved indlogning.
- Ret status til “Løst”, når opgaven er udført.
Copyright (c) 2019 by Systematic Group. It shall not be copied, reproduced, disclosed or otherwise made available to third party without previous consent from Systematic Group