Opgavesystemet i Cicero gør det muligt at auto-generere arbejdsopgaver ved bestemte begivenheder. De auto-genererede opgaver tildeles nogle konfigurerede arbejdsområder. Et arbejdsområde bliver ligeledes tildelt en eller flere brugere, som er ansvarlig for, at opgaverne inden for et arbejdsområde bliver håndteret.
Det er også muligt at tildele manuelt oprettede opgaver til et arbejdsområde (se Opgaver).
Opret og rediger arbejdsområder
Arbejdsområderne vedligeholdes under Opgaver > Arbejdsområder på følgende måde:
- Tryk "Opret arbejdsområde" eller vælg et eksisterende arbejdsområde i listen. Dette åbner arbejdsområdets detaljeside.
- Udfyld navn og evt. beskrivelse.
- Tilføj tilknyttede brugere
- Marker de opgaver, der skal autogenereres inden for det pågældende arbejdsområde, og giv evt. opgaven en prioritet (Høj, Mellem, Lav).
OBS! At nogle brugere er tilknyttet et arbejdsområde, betyder IKKE at de automatisk bliver sat som "Ansvarlig" på en opgaven. I opgavesøgningen har de dog mulighed for nemt at fremsøge opgaver, som tilhører arbejdsområder, hvor de er tilknyttet som brugere (se Opgaver).
OBS! En opgave skal være tilknyttet mindst ét arbejdsområde for at det genereres automatisk.
Oversigt over auto-genererede opgaver
Nedenstående opgaver kan knyttes til et arbejdsområde. Ved at vælge en eller flere af nedenstående opgaver på et arbejdsområde, bliver de pågældende opgaver auto-genereret og vil fremgå i opgaveoversigten for de brugere, der er tilknyttet arbejdsområdet. Vær opmærksom på, at den samme opgave kan knyttes til flere arbejdsområder.
Automatiske materialevalgslister genereres
Det er muligt at konfigurere Cicero til at autogenerere materialevalgslister. Listerne oprettes automatisk hver lørdag (ved et natligt job). Når der er dannet en ny autogenereret materialevalgsliste, vil der blive oprettet en arbejdsopgave, så man bliver mindet om at den nye liste skal gennemgås.
Biblioteket kommer rute skal klargøres
I Cicero kan der oprettes køreruter for "Biblioteket kommer"-lånere. Det er muligt at blive adviseret via en arbejdsopgave et antal dage inden ruten skal køres. Hvor mange dage før defineres i konfigurationen "Dage før automatisk oprettelse af arbejdsområde-opgave".
Debitorintegration advarsel/information modtaget samt Debitorintegration fejl modtaget
Det anbefales, at man tager disse to opgaver i brug, inden man aktiverer integration til debitorsystemet.
Opgaverne oprettes ved fejl i debitorintegrationen (hvor afsendelse af data ikke lykkes), samt ved advarsel/information (hvor afsendelse af data lykkes, men debitorsystemet sender besked tilbage om noget, der muligvis skal følges op på). Når en af disse opgaver oprettes skal man forholde sig til de indkommende beskeder fra integrationen ved at rette henvendelse til debitorafdelingen eller Cicero support, og rette evt. fejl i opsætning eller data.
Det sidste materiale som kunne opfylde en del af en parallelreservation er bortkommet/kasseret
Der kan oprettes en arbejdsopgave, når en af reservationerne i parallelreservationen ikke længere kan opfyldes, fordi det sidste materiale er bortkommet/kasseret.
Det giver den ansvarlige for opgaven mulighed for at vurdere, hvordan parallelreservationen skal håndteres. Ofte behøves ingen håndtering, hvis andre reservationer i parallelreservationen potentielt kan opfyldes, hvilket fremgår af opgavebeskrivelsen.
Det sidste materiale som kunne opfylde en del af en seriereservation er bortkommet/kasseret
Der kan oprettes en arbejdsopgave, når en af reservationerne i seriereservationen ikke længere kan opfyldes, fordi det sidste materiale er bortkommet/kasseret.
Det giver den ansvarlige for opgaven mulighed for at vurdere, hvordan seriereservationen skal håndteres.
Dublerede lånere
Der oprettes en arbejdsopgave, hvis importerede lånere matcher mere end én eksisterende låner. Opgaven vil indeholde denne tekst: ”Mulige dublerede lånere: lånernummer 1, lånernummer 2”. Dette gælder både ved lånerimport fra STIL, UC Web service eller CSV-filer.
Hvis der er tale om dubletter, bør der foretages oprydning i lånerregisteret.
Email ikke afsendt i forbindelse med oprettelse af låner via CMS API
Der oprettes en arbejdsopgave, hvis en email ikke kunne afsendes til den angivne økonomisk ansvarlige i tilfælde af oprettelse af låner via CMS API (f.eks. gennem DitmerFlex). Opgaven vil angive, om låneren blev oprettet eller ej, og vil indeholde navn (og evt. lånernummer) på låner og økonomisk ansvarlig, samt den email-adresse, der er forsøgt anvendt.
Hvis emailkonfigurationen er korrekt, skyldes fejlen sandsynligvis en forkert indtastet emailadresse, og man kan evt. forsøge at kontakte den økonomisk ansvarlige på anden vis. Det er ikke muligt at gensende beskeden, da den ikke vises under "Fejlede beskeder" som andre beskeder.
Email ikke afsendt i forbindelse med tilføjelse/opdatering af økonomisk ansvarlig via CMS API
Der oprettes en arbejdsopgave, hvis en email ikke kunne afsendes i forbindelse med opdatering af økonomisk ansvarlig på låner via CMS API (f.eks. gennem DitmerFlex). Opgaven vil angive, om oplysningerne blev opdaterede eller ej, og vil indeholde navn (og evt. lånernummer) på låner og økonomisk ansvarlig, samt den email-adresse på den økonomisk ansvarlige, der er forsøgt anvendt.
Hvis emailkonfigurationen er korrekt, skyldes fejlen sandsynligvis en forkert indtastet emailadresse, og man kan evt. forsøge at kontakte den økonomisk ansvarlige på anden vis. Det er ikke muligt at gensende beskeden, da den ikke vises under "Fejlede beskeder" som andre beskeder.
Erstatning betalt
Der oprettes en arbejdsopgave, når en erstatning bliver betalt. Der kan så følges op med kassation af materialet. Hvis det er et fjernlånsmateriale skal materialet ikke kasseres, men status på fjernlånet skal ændres fra "4.7 Bortkommet" til "5.3 Afsluttet".
Erstatning oprettet
Som en del af det natlige job for tilskrivning af erstatninger, vil der blive oprettet en arbejdsopgave, med en oversigt over automatisk oprettede erstatninger, der endnu ikke er verificeret. Dette giver mulighed for at verificere, at erstatningsprisen er korrekt, inden erstatningen bliver synlig for låneren.
En forudsætning for dette er, at der er konfigureret en verificeringsperiode i konfigurationen under Admin > Generelle indstillinger > Mellemværende > "Dage før automatisk verificering af erstatninger".
Faktura udenfor tolerancetærskel
Ved anvendelse af e-faktura kan man få oprettet en arbejdsopgave, hvis der ikke kan ske automatisk godkendelse af faktura pga. overskridelse af tolerancerammen for beløbet. Fakturaen skal i stedet godkendes manuelt eller afvises.
Inaktive lånere kunne ikke slettes grundet udestående
Hvis automatisk sletning af inaktive lånere er slået til under Admin > Generelle indstillinger > Låner > "Slet lånere automatisk efter x-antal dage uden aktivitet", kan man få oprettet en arbejdsopgave med information om, hvilke lånere der ikke kunne slettes, og hvorfor, så man har mulighed for at håndtere disse manuelt.
Jobbet til sletning af inaktive lånere kører hver lørdag.
Markering af overbygningsmateriale fejlede
Hvis et materiale markeres som ”Overbygningsmateriale” i forbindelse med afsendelse af en ordre, kan man få oprettet en arbejdsopgave i tilfælde af, at den automatiske markering på den bibliografiske post ikke blev gemt korrekt. For at løse problemet, kan du fremsøge posten, og manuelt markere den som overbygningsmateriale ved at tilføje felt 032*x og give det værdien "OVE".
Denne opgave er kun relevant for centralbiblioteker.
Mellemværende til mindreårig uden økonomisk ansvarlig sendt til debitorsystemet
Opgaven skal sættes op inden man aktiverer integrationen, da opgaven kun oprettes første gang den pågældende låner sendes til debitorsystemet.
Når denne opgave oprettes skal man forsøge at finde frem til de manglende informationer om lånerens økonomisk ansvarlige, f.eks. via det i sin tid udfyldte oprettelsesdokument for låneren, eller ved at kontakte låneren. I mellemtiden kan man evt. blokere låneren, så der ikke oprettes flere udlån, samt fjerne CPR-nummer (gem en kopi i note-feltet), så evt. nye mellemværender ikke sendes til debitor. Når en økonomisk ansvarlig tilføjes til en låner i Cicero, vil fremtidige mellemværender blive overført med den tilføjede økonomisk ansvarlige. Allerede overførte mellemværender får ikke automatisk tilføjet den økonomisk ansvarlige.
Nummersekvens på lånerkort udløber snart
Der oprettes en arbejdsopgave, når nummersekvensen i Admin > Generelle indstillinger > Låner > "Automatisk tildeling af lånerkort" er ved at løbe tør for numre. Nummersekvensen anvendes, når en låner oprettes via CMS API, og automatisk tildeling af lånerkort er slået til.
Ordre annulleret
Der kan oprettes en arbejdsopgave, når en person manuelt annullerer en ordre i Cicero. Kan evt. bruges, hvis den person, der annullerer ordren, er en anden person end den der bestiller/opretter ordren, så ”bestiller” bliver gjort opmærksom på annulleringen.
Ordreforslag modtaget
Hvis I abonnerer på ordreforslag til Materialevalg, kan der oprettes en arbejdsopgave, når der er blevet oprettet en ny materialevalgsliste til jer.
Reservation som er klar til afhentning er blevet slettet
Der vil blive oprettet en arbejdsopgave, hvis en reservation slettes, mens materialet står på reservationshylden. På den måde kan materialerne hurtigere komme i cirkulation igen.
Synkronisering med CPR-register fejlede
Der oprettes en opgave hvis en låner eller økonomisk ansvarlig ikke kunne tilmeldes abonnement i CPR. Dette vil ofte være fordi CPR-nummeret er forkert indtastet og skal rettes. Der oprettes en ny opgave hver nat indtil fejlen er rettet.
Udlån med tilhørende erstatning sendt til inddrivelse er afleveret/fornyet
Der oprettes en opgave, hvis et udlån med tilhørende erstatning sendt til inddrivelse afleveres eller fornyes, og erstatningen dermed annulleres i Cicero. Der kan så følges op med om erstatningen kræver manuel opdatering i debitorsystemet.
Økonomisk ansvarlig afgået ved døden
Der oprettes en opgave ved den natlige opdatering af data fra CPR, hvis en låners økonomisk ansvarlige meldes afgået ved døden.