Ved planlagt nedlukning af adgang til debitorsystemet i en periode, f.eks. ved skifte til andet system eller ved servicevindue på Serviceplatformen, hvor biblioteket har brug for midlertidigt at stoppe for oversendelse af mellemværender fra Cicero til debitorsystemet, skal man gøre følgende:
Opsætningen af debitorsystemet ændres, så skæringsdatoen er i fremtiden. Kender man en præcis dato, hvor adgang genetableres, kan man anvende denne dato. Kender man den ikke, kan man blot vælge en dato tilstrækkeligt langt ude i fremtiden.
Dette vil forhindre, at nye mellemværender overføres til debitorsystemet før denne dato er nået.
For eksisterende mellemværender vil ændringer stadig blive forsøgt overført. Dette kan f.eks. dreje sig om automatiske annulleringer, hvis et materiale med erstatning afleveres, eller manuelle annulleringer og nedreguleringer foretaget af personalet. Disse overførsler vil fejle i afsendelsen, og kan overføres senere, som beskrevet herunder.
Når forbindelsen er genoprettet, skal man sætte skæringsdatoen tilbage igen til det, den var tidligere. Dette vil automatisk genoverføre de mellemværender, der er oprettet i nedlukningsperioden. Bemærk dog, at annullerede mellemværender, der er blevet oprettet og annulleret i nedlukningsperioden ikke bliver overført.
Man kan derudover i Opgavelisten finde en oversigt over fejlede overførsler på eksisterende mellemværender i nedlukningsperioden, og kontakte Cicero Support for at få disse gensendt.