I denne artikel:
Hvorfor gruppere biblioteker i enheder?
I Cicero skal I gruppere jeres biblioteker i en eller flere administrative enheder (også kaldet agencies).
Gruppering af biblioteker i enheder øger de potentielle synergieffekter i driften af jeres biblioteker.
Det er op til jer, hvordan I vil gruppere jeres biblioteker.
Her kommer et eksempel på, hvordan man kan gruppere en
kommunes biblioteker i enheder:
Kardemommeby kommune har 6 biblioteker:
- 2 folkebiblioteker
- 3 skolebiblioteker
- 1 fængselsbibliotek
Disse kan grupperes på flere måder.
Model 1
Alle biblioteker i samme enhed.
Model 2
Folke- og skolebiblioteker i samme enhed, adskilt fra fængselsbiblioteket.
Model 3
Folke- og fængselsbiblioteket i samme enhed, adskilt fra skolebibliotekerne.
Model 4
Folkebiblioteker, skolebiblioteker og fængselsbiblioteket i tre adskilte enheder.
Alle fire modeller er gode løsninger! I skal finde den enhedsstruktur, der bedst afspejler jeres behov.
Hvad er fordele og ulemper?
Der er mange funktioner i Cicero, der - på godt og ondt - vil være fælles for alle biblioteker i en enhed.
Her følger en oversigt over de vigtigste.
Proces for gebyrer og erstatninger
I Cicero vælger hver enhed én proces for gebyrer og erstatninger, herunder fx gebyrgrænser for blokering og hvor mange dage, der går efter afleveringsfrist, før der tilskrives hhv. gebyrer og erstatninger.
I Ciceros budgetmodul bliver gebyrer og erstatninger tilskrevet én specifik konto. Så hvis et skolebibliotek og et folkebibliotek er i samme enhed, vil erstatninger for begge biblioteker blive tilskrevet samme budgetkonto i Cicero.
Udvalgte lånergrupper, fx skoleelever, kan fritages fra at blive tilskrevet gebyrer og/eller erstatninger.
Proces for notifikationer
Cicero kan udsende mange forskellige beskeder. Fx velkomstbesked, saldoopgørelse, notifikationer før et lån skal afleveres, og når afleveringsfristen er overskredet.
Reglerne for udsendelse og indholdet af disse notifikationer er ens på tværs af alle biblioteker i en
enhed, fx hvornår de udsendes og hvilke vilkår, der gælder.
Der er bred mulighed for at tilrette notifikationernes indhold, så de matcher bibliotekernes behov for
kommunikation.
Afsender af e mail, sms og digital post
Cicero kan sende notifikation til lånerne via forskellige kanaler. Alle biblioteker i en enhed sender fra én og samme e-mail-adresse, ét telefonnummer og står som én afsender ift. digital post, hvis dette tages i brug.
Beholdning (“samling”) og placeringer
I en enhed i Cicero ligger alle bibliotekers beholdning sammen.
Det er muligt for medarbejderen, der benytter Cicero, at filtrere på søgninger, så Cicero her kun viser beholdning, der tilhører et eller flere valgte biblioteker.
Inden for en enhed er alle materiale placeringer (sektioner, afdelinger, opstillinger, delopstillinger) synlige
for alle medarbejdere. De delopstillinger, man vælger at bruge på et skolebibliotek, er også synlig for
folkebiblioteket, hvis de er i samme enhed.
Cicero hjælper i brugergrænsefladen medarbejderen til nemt at vælge de placeringer, der i forvejen er i brug på et givent bibliotek.
Statikstik
Hver enhed får en fælles bruger med adgang til at se statistik for de biblioteker, der er med i denne enhed. Det er ikke muligt at se statistik på tværs af enheder i Cicero-suiten, men det er muligt at eksportere statikstikdata.
Standardpriser
I Cicero kan man benytte standardpriser på materialer til brug ved erstatninger. Man kan sætte en standardpris på fx en bog, en musik cd, et tidsskrift osv.
Disse priser er de samme for alle biblioteker i en enhed, og de defineres af systemadminstratoren.
Automatisk tildeling af lånergrupper
I Cicero tildeles lånere en eller flere lånergrupper, der definerer, hvilke regelsæt, Cicero skal bruge ved fx.
udlån og reservering.
Cicero kan automatisk tildele lånergrupper baseret på lånertype, kommune, land, alder og
blokeringsårsag. Dette vil gælde for alle biblioteker i en enhed.
Enheder med skolebiblioteker skal derfor være opmærksomme på, at der kan ske automatisk
tildeling af lånergruppe både fra denne funktion og fra en evt. integration fra et elevsystem som fx. STIL.
Regler for anonymisering af data
Cicero har mulighed for at anonymisere lånerdata, og systemadministratoren kan opsætte hvor mange dage, der skal gå, før data anonymiseres.
Regler for anonymisering er ens for alle biblioteker i en enhed.
Proces for reserveringer og fjernlån
Cicero har automatiske jobs, der kan aktiveres for automatisk håndtering af reserveringer og skift af
fjernlånsstatusser.
De regler, systemadministratoren sætter for disse jobs, gælder for alle biblioteker i en
enhed. For reserveringer er det fx. standard interessesdato, aldersbegrænsning og afhentningfrister. Maks. antal reservationer pr. låner kan defineres på lånergruppeniveau.
Systemadministratoren sætter også reglerne for fjernlån, fx. hvornår fjernlån automatisk skifter status
(eksempelvis fra ‘Afsendt’ til ‘Ryk for levering').
Integration til personregister
Cicero kan integrere til udvalgte nationale personregistre/lånerregistre. Hvis systemadministratoren vælger at aktivere dette, vil det slå igennem for alle biblioteker i en enhed.
Cicero indeholder også muligheden for at importere lånerinformationer fra andre tjenester end nationale
personregistre, fx. fra elevregistre.
Hvad skal vi gøre herfra?
I skal selv finde frem til, hvordan jeres biblioteker skal grupperes i enheder.
Ræk endelig ud til jeres implementeringskonsulent, hvis I har spørgsmål til processen.